Sebagai pemilik usaha kecil, Anda sudah melacak sumber daya perusahaan Anda, termasuk modal, karyawan, dan fasilitas. Tetapi bagaimana dengan waktu karyawan? Waktu sulit untuk diukur dan dilacak, dan karenanya, banyak pemilik usaha kecil keliru memperlakukan waktu seolah-olah itu adalah sumber daya tanpa batas. Namun, ini tidak bisa jauh dari kebenaran.
Sebuah penelitian terbaru oleh McKinsey menemukan bahwa hanya 9% eksekutif yang "sangat puas" dengan bagaimana waktu karyawan dialokasikan. Selain itu, hampir setengah dari eksekutif mengatakan bahwa alokasi waktu mereka saat ini tidak selaras dengan tujuan perusahaan. Dan rata-rata pekerja kantor dapat memberi tahu Anda bahwa terlalu banyak waktu perusahaan dihabiskan untuk tugas-tugas sepele, seperti menanggapi email dan menghadiri pertemuan yang tidak penting.
$config[code] not foundManajemen waktu yang efektif sangat penting untuk produktivitas dan profitabilitas bisnis Anda. Jadi, bagaimana bisnis dapat meningkatkan manajemen waktu? Tidak semudah hanya memberi tahu karyawan untuk menggunakan waktu mereka dengan lebih efektif. Sebaliknya, tim kepemimpinan perlu membangun budaya perusahaan yang secara aktif mendukung manajemen waktu yang efektif di seluruh organisasi.
Budaya yang Mendukung Mengelola Waktu secara Efektif
Privasi Karyawan
Multitasking adalah kata kunci utama di dunia bisnis. Karyawan diharapkan dapat menyulap banyak tugas sekaligus secara efektif. Jadi manajer mengisi jam kerja mereka dengan berbagai proyek, rapat, dan aktivitas perusahaan.
Namun, penelitian semakin membuktikan bahwa multitasking tidak efektif. Faktanya, para peneliti Stanford membuktikan bahwa multitasker memiliki keterampilan organisasi yang buruk, mudah terganggu dan seringkali kurang fokus.
Jika multitasking bukan kunci manajemen waktu yang efektif, lalu apa?
Jawabannya mengalir. Seperti yang didefinisikan oleh penulis dan psikolog Mihaly Csikszentmihalyi, aliran terjadi ketika Anda memasuki keadaan konsentrasi yang intens dan tanpa usaha pada tugas yang dihadapi. Ini sering disebut sebagai "berada di zona," dan karyawan jauh lebih produktif saat berada di negara ini daripada di waktu lain.
Untuk meningkatkan produktivitas, pengusaha harus melakukan apa saja untuk menjaga karyawan dalam mode aliran. Ini berarti menumbuhkan lingkungan perusahaan yang hening dan privasi. Kapan pun memungkinkan, manajer harus menghindari membebani karyawan mereka dengan banyak tugas atau mengalihkan perhatian mereka dengan email dan panggilan telepon yang tidak perlu.
Banyak karyawan juga mendapat manfaat dari memiliki kantor pribadi, daripada bekerja di pertanian bilik yang bising.
Lebih sedikit, Pertemuan yang Lebih Efektif
Salah satu momok terbesar bagi manajemen waktu yang efektif adalah pertemuan perusahaan. Rapat rata-rata membutuhkan waktu yang berharga dan menyela mode aliran karyawan, sambil menghasilkan sangat sedikit hasil yang berarti.
Menurut survei Microsoft, pertemuan yang tidak efektif adalah salah satu pemboros waktu teratas dalam rata-rata minggu kerja. Selain itu, karyawan menghabiskan hampir enam jam setiap minggu dalam rapat, dan 69% karyawan merasa pertemuan ini tidak produktif.
Untuk mengatur waktu perusahaan dengan lebih baik, eksekutif hanya boleh menjadwalkan rapat yang benar-benar diperlukan. Rapat harus memiliki tujuan khusus: Untuk membuat keputusan atau menyelesaikan masalah. Harus ada agenda terperinci masalah yang akan dibahas dan dalam urutan apa, dan jumlah waktu yang dialokasikan untuk masing-masing.
Jika rapat hanya dirancang untuk memberikan informasi, pertimbangkan mengirim email sebagai gantinya. Banyak rapat juga dapat dibuat opsional, jadi jika seorang karyawan berada dalam mode aliran kritis, ia dapat memilih keluar dari gangguan.
Pelacakan waktu
Setiap eksekutif tahu bahwa agar perusahaan dapat bergerak maju, perlu ada serangkaian tujuan dan sasaran yang jelas untuk masa depan. Namun, hanya menetapkan tujuan ini tidak cukup. Terlalu sering, eksekutif dan karyawannya terperosok dalam tugas sehari-hari dan tidak pernah menemukan waktu untuk memajukan tujuan jangka panjang. Di sinilah terintegrasi, pelacakan waktu elektronik masuk.
Sistem pelacakan waktu elektronik yang efektif harus menangkap biaya serta waktu yang dihabiskan untuk masing-masing karyawan dan proyek, dan kemudian mengintegrasikan informasi ini ke dalam pandangan komprehensif alokasi waktu perusahaan. Dengan cara ini, Anda dapat menentukan apakah alokasi waktu saat ini perusahaan Anda sejalan dengan tujuan perusahaan Anda. Seperti halnya sumber daya apa pun, mengalokasikan waktu dengan benar akan mengurangi pemborosan dan memfasilitasi pertumbuhan perusahaan.
Peter Druckers, konsultan manajemen legendaris, pernah berkata:
Waktu adalah sumber daya yang paling langka, dan kecuali jika dikelola, tidak ada lagi yang bisa dikelola.
Di dunia bisnis, waktu sangat berharga. Adalah kepentingan terbaik setiap pengusaha untuk mempromosikan budaya perusahaan yang mengukur, mengelola, dan menghargainya.
Foto Rapat Tidak Produktif melalui Shutterstock
11 Komentar ▼
