Sebagai seorang pemimpin, Anda menginginkan tim yang produktif, jadi masuk akal untuk memperkuat ketepatan waktu dan membantu anggota tim menghindari kebiasaan kerja yang buruk seperti menunda-nunda.
Penundaan mengurangi produktivitas orang yang menunda-nunda. Lebih dari itu, hal itu menambah tekanan - tekanan pada penunda dan juga kepada anggota tim lainnya, yang harus berjuang untuk mengatasi kelonggaran karena tenggat waktu yang terlewat.
$config[code] not foundIni juga mengarah pada emosi negatif yang mengikis kerja tim. Sang penunda membawa beban rasa bersalah karena tidak tepat waktu, dan orang lain dalam tim merasa dendam karena harus menebus orang lain yang menjatuhkan bola.
Belum lagi, tentu saja, itu dapat merusak laba bisnis Anda. Penundaan dapat menyebabkan pelanggan yang tidak bahagia, penalti atas keterlambatan, dan kehilangan penjualan di masa depan.
Perangkat lunak menyediakan solusi mudah untuk membantu tim Anda menghentikan kebiasaan menunda-nunda. Berikut adalah 5 cara sederhana untuk menggunakan perangkat lunak untuk melepaskan diri dari penundaan dan membuat Anda dan tim Anda lebih produktif.
Gunakan Kalender untuk Potensi Terbesar Mereka
Kalender digital sangat cocok untuk memutus siklus penundaan - jika Anda menggunakannya dengan cara yang benar. Dorong tim Anda untuk mencoba teknik kalender ini (dan gunakan sendiri untuk memimpin dengan memberi contoh):
- Blokir periode waktu tertentu untuk melakukan proyek atau tugas penting di kalender Anda. Jika ada di kalender Anda dengan satu atau dua jam yang disisihkan untuk melakukannya, Anda selangkah lebih dekat daripada hanya menempatkan tugas pada daftar yang harus dilakukan.
- Saat Anda mengatur pemberitahuan kalender, tambahkan tautan ke dokumen apa pun yang Anda perlukan untuk tugas itu, tepat di pemberitahuan kalender. Dengan begitu Anda tidak perlu membuang waktu untuk mencari dokumen untuk memulai - atau terganggu.
- Gunakan kalender bersama di organisasi Anda, untuk menghindari bolak-balik untuk memeriksa ketersediaan. Dengan kalender bersama, Anda dapat melihat siapa yang gratis. Juga, pelajari fitur-fitur program kalender Anda untuk menemukan sedikit peretasan yang membuat penjadwalan lebih mudah. Misalnya, kalender Outlook memiliki sesuatu yang disebut Asisten Penjadwalan yang dapat membuat pengaturan rapat berjalan lebih cepat.
Bilas dan Ulangi: Templat, Templat, Templat
Tidak ada yang menumbuhkan penundaan seperti melihat layar kosong bertanya-tanya di mana harus memulai proyek berikutnya. Templat membuat Anda keluar dari blok lebih cepat pada tugas-tugas seperti menulis laporan, membuat presentasi, atau membangun agenda rapat.
Ada dua jenis templat. Salah satunya adalah templat generik yang dapat Anda temukan online atau bahkan di suite Office yang Anda gunakan. Office 365, misalnya, memiliki banyak templat gratis di berbagai modul seperti spreadsheet dan presentasi.
Jenis templat lain adalah templat yang khusus dirancang untuk bisnis Anda. Seiring waktu Anda akan membangun template untuk presentasi penjualan, laporan, dan banyak lagi. Kuncinya adalah memastikan semua orang dapat menemukan mereka ketika mereka membutuhkannya. Buat pustaka templat pusat dan dorong semua orang untuk menggunakannya. Dengan folder bersama dan penyimpanan file cloud, sangat mudah mengaturnya.
Centang Tock: Gunakan Pengatur Waktu Manajemen
Kadang-kadang penundaan ditunda dan didukung dengan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas yang tidak penting. Bantu tim Anda memahami bagaimana mengalokasikan waktu mereka dengan lebih baik, untuk menghabiskannya pada tugas yang paling mendesak dan paling penting.
Di sinilah sesuatu yang sesederhana timer dapat membantu. Jika seseorang di tim Anda memiliki kecenderungan untuk menghabiskan waktu terlalu lama membaca email yang tidak penting, atau membiarkan rapat berjalan, maka penghitung waktu dapat membantu menghemat menit yang bertambah menjadi beberapa jam selama seminggu.
Saya menemukan lebih sadar akan waktu memiliki efek luar biasa. Sampai saya mulai melacak, saya tidak menyadari berapa banyak waktu saya dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak penting.
Windows 10 memiliki aplikasi penghitung waktu gratis. Anda juga dapat menemukan aplikasi penghitung waktu di Web atau cukup gunakan penghitung waktu dan alarm di ponsel cerdas Anda.
Perubahan Instan: Berkolaborasi Atas Dokumen yang Dibagikan
Misalkan Anda memiliki siaran pers, Anda ingin melihat beberapa tim Anda sebelum keluar melalui internet. Berusaha mendapatkan semua orang yang perlu memberikan masukan untuk meninjaunya dan meresponsnya dapat memakan waktu - terutama untuk penunda-penunda di antara tim Anda.
Di sini, cloud datang untuk menyelamatkan dalam bentuk dokumen cloud bersama.
Tahukah Anda bahwa Anda dapat berkolaborasi di Word dengan menggunakan fitur yang memungkinkan Anda menjadi rekan penulis secara real time? Anda dapat melacak karakter yang diedit demi karakter ketika orang lain sedang mengerjakan dokumen. Dengan begitu, Anda dapat membuat semua orang di panggilan bersama dan mengumpulkan semua input dengan cepat secara real time - menghindari kecenderungan bagi beberapa orang untuk menunda-nunda.
Microsoft Office 365 juga menawarkan Tim platform video dan audio HD multi-pihak sehingga grup Anda dapat mendiskusikan angka, kampanye, dan proyek dari lokasi yang berbeda. Jika Anda memiliki klien yang ingin menyatukan ide-ide untuk kampanye terbaru mereka, ini menempatkan semua orang di halaman online yang sama.
Perencana dibuat khusus untuk Office 365. Ini berfungsi di semua perangkat Anda. Anda dapat menambahkan file, tugas, dan bahkan berbicara dengan tim di mana pun mereka berada. Pemberitahuan email memudahkan anggota tim mengetahui kapan mereka diberi tugas baru. Perencana melibatkan semua orang dan terus memperbaruinya tentang perkembangan apa pun.
Video Office 365 adalah opsi lain untuk menghindari penundaan. Mengunggah dan berbagi konten video melalui perusahaan Anda memberi wajah dan tindakan langsung pada catatan dan arahan tertulis.
Gunakan Asisten Virtual seperti Cortana
Ini satu lagi hack penunda penundaan: gunakan asisten virtual untuk membuat catatan dan melakukan penelitian untuk proyek Anda berikutnya. Misalnya, Anda bisa menggunakan Cortana untuk secara lisan mendikte beberapa catatan untuk laporan besar itu dan menyimpannya ke OneNote. Terkadang lebih mudah untuk memulai jika Anda memulai dengan langkah-langkah kecil, seperti mendikte beberapa catatan hal-hal untuk dimasukkan dalam laporan.
Anda juga dapat menggunakan Cortana untuk melakukan riset web untuk suatu proyek. Itu membuatnya terasa kurang seperti pekerjaan yang melelahkan dan lebih seperti diskusi sederhana, jika Anda menggunakan sesuatu seperti Cortana untuk mencari sesuatu.
Seperti yang ditunjukkan contoh-contoh ini, ada banyak cara untuk menggunakan teknologi untuk memulai dan menghindari penundaan. Jadi tunggu apa lagi? Mulailah menggunakan beberapa alat ini!
Pada saat penulisan ini, Anita Campbell berpartisipasi dalam program Duta Besar Microsoft Microsoft.
Laki-laki di Laptop Foto melalui Shutterstock
Lebih lanjut di: Microsoft, Disponsori 1
