Sebagai pemilik usaha kecil, waktu luang mungkin bukan sesuatu yang Anda miliki sepenuhnya. Apa yang Anda punya banyak adalah tugas yang harus diselesaikan dan tenggat waktu yang harus dipenuhi. Jadi, bagaimana Anda bisa menyelesaikan tugas-tugas ini dengan lebih baik dalam waktu yang lebih singkat?
Di bawah ini adalah 50 tips menghemat waktu untuk membantu Anda menghemat waktu sepanjang hari kerja Anda.
50 Tips Menghemat Waktu untuk Bisnis Kecil
1. Tetapkan Tujuan
$config[code] not foundSetiap pagi, tuliskan daftar tugas yang harus dilakukan yang ingin Anda selesaikan hari itu.
2. Buat Rencana
Cari tahu kapan dan bagaimana Anda akan mencapai setiap item dalam daftar harian Anda - apakah Anda memerlukan bantuan, persediaan, dll.?
3. Prioritaskan oleh Pentingnya
Tidak dapat dihindarkan bahwa kadang-kadang Anda harus memotong item dari daftar yang harus dilakukan, jadi putuskan sejak dini apa item yang paling penting dan prioritaskan.
4. Prioritaskan oleh Urgensi
Anda harus sampai ke proyek-proyek yang memiliki tenggat waktu yang mendesak, jadi tinggalkan proyek-proyek yang akan jatuh tempo minggu depan untuk nanti.
5. Hancurkan Tugas Besar
Jika daftar Anda menyertakan beberapa item luar biasa, pilah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
6. Bersikap realistis
Jangan berharap untuk menyelesaikan semuanya dalam satu jam. Ketahui keterbatasan dan kemampuan Anda.
7. Lacak Waktu Anda
Untuk lebih memahami bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu, luangkan beberapa hari dan tuliskan semua yang Anda lakukan dan berapa lama. Sertakan waktu istirahat, email, media sosial, dan segala sesuatu lainnya, sehingga Anda akan mengetahui apa pemborosan waktu terbesar Anda.
8. Tetapkan Batas Waktu
Perlu motivasi untuk menyelesaikan proyek? Tetapkan tenggat waktu untuk Anda sendiri dan beri tahu orang lain tentang hal itu sehingga mereka dapat membantu Anda bertanggung jawab.
9. Jaga Satu Mata pada Jam
Anda tidak ingin selalu terobsesi dengan waktu, tetapi Anda juga tidak ingin membiarkan hari itu menjauh dari Anda karena Anda tidak memperhatikan. Tetap dalam jalur.
10. Atur Pengingat
Jika Anda memiliki tenggat waktu atau rapat yang akan datang, atur pengingat di ponsel Anda yang akan mati sesaat sebelumnya.
11. Jadwal Istirahat
Semua orang perlu istirahat sepanjang hari, jadi pastikan untuk memperhitungkannya saat menjadwalkan tugas Anda untuk hari itu.
12. Jadwalkan Waktu untuk Email dan Media Sosial
Email dan media sosial bisa menjadi pemboros waktu besar. Jangan menanggapi setiap email saat masuk dan jangan biarkan Facebook atau Twitter terbuka sepanjang hari. Alih-alih, jadwalkan satu atau dua blok pendek sepanjang hari untuk menyelesaikan tugas-tugas ini.
13. Gunakan Sistem Manajemen Media Sosial Pusat
Jika Anda menggunakan media sosial untuk tujuan pemasaran, kemungkinan Anda memiliki lebih dari satu akun. Menggunakan dasbor pusat seperti HootSuite dapat membantu Anda menghindari bolak-balik di antara situs, dan bahkan memungkinkan Anda menjadwalkan posting sepanjang hari sehingga Anda tidak perlu terus-menerus masuk kembali.
14. Hindari Gangguan
Selain dari media sosial dan email, ada sejumlah gangguan lain yang dapat menyebabkan Anda membuang waktu sepanjang hari. Jika Anda bekerja di rumah, matikan TV. Jika Anda bekerja di kantor, ambil rute berbeda ke pendingin air untuk menghindari rekan kerja yang cerewet.
15. Tetap berpegang pada Satu Tugas pada suatu Waktu
Multi-tasking dapat terdengar seperti penghemat waktu, tetapi tidak. Fokus pada satu tugas, selesaikan lalu lanjutkan.
16. Tugas Batch
Dapat membantu untuk melakukan tugas serupa secara berurutan. Misalnya, buat semua panggilan telepon Anda untuk hari-ke-kembali.
17. Berikan Insentif Tugas
Ketika Anda memiliki tugas yang sangat sulit untuk diselesaikan, beri diri Anda hadiah untuk menyelesaikannya. Ini bisa sesederhana istirahat.
18. Fokus pada Hasil
Anda harus memiliki gagasan tentang mengapa Anda melakukan setiap tugas dalam daftar Anda. Tanyakan pada diri Anda bagaimana setiap item akan memengaruhi perusahaan Anda dan fokus pada hasil.
19. Jangan Menekankan Rincian yang Tidak Penting
Jika sesuatu tidak memiliki dampak besar pada bisnis Anda, jangan stres tentang hal itu. Perfeksionisme bisa menjadi pemborosan waktu yang besar.
20. Ciptakan Kebiasaan Baik
Buat kebiasaan menyortir file secara teratur, merespons email secara tepat waktu, dan dengan cepat menyelesaikan tugas-tugas lain yang muncul di daftar tugas Anda sehingga cepat menjadi rutin.
21. Hilangkan Non-Essential
Hapus item yang tidak lagi melayani tujuan misi Anda, baik secara fisik maupun elektronik.
22. Gunakan Filter dan Arsip Email
Gunakan filter dan arsip email sehingga Anda tidak menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari pesan tertentu. Program surel Anda kemungkinan besar menawarkan alat yang mudah untuk menjaga semua komunikasi Anda teratur, jadi manfaatkanlah fitur-fitur itu dengan bijaksana.
23. Batasi Rapat
Rapat bisa jadi penting, tetapi mereka juga bisa berubah menjadi pemborosan waktu jika terlalu lama atau terlalu sering terjadi. Terima dan jadwalkan hanya pertemuan penting.
24. Menyewa Asisten Virtual
Asisten virtual dapat membantu Anda dengan tugas sehari-hari yang biasa seperti email, pembukuan, penjadwalan, dan penelitian. Pertimbangkan untuk membantu diri sendiri jika Anda membutuhkannya.
25. Memanfaatkan Platform Manajemen Proyek
Layanan seperti Basecamp menawarkan tim Anda cara untuk berkomunikasi dalam kelompok, menetapkan tenggat waktu, dan berbagi serta mengedit file tanpa harus mengikuti beberapa utas email yang berbeda.
26. Simpan Proyek di Satu Tempat
Untuk proyek yang diselesaikan dan yang masih dalam proses, miliki satu folder atau area di mana Anda tahu Anda dapat menemukannya.
27. Hindari Jam sibuk
Jika Anda bepergian atau harus melakukan perjalanan untuk rapat, perhitungkan lalu lintas dan konstruksi agar tidak membuang waktu dalam perjalanan.
28. Memiliki Rapat Virtual
Hindari bepergian jika memungkinkan dan pertimbangkan penggunaan program seperti Skype atau GoToMeeting.
29. Otomatis Payroll
Alih-alih secara manual melacak jam dan pengeluaran, berinvestasi dalam sistem penggajian yang akan melakukan semua pekerjaan untuk Anda.
30. Ambil Catatan
Bawalah buku catatan bersamamu setiap saat untuk menuliskan catatan dan ide atau menggunakan aplikasi seperti Evernote untuk menyimpan ide, gambar, dan lebih banyak lagi sehingga Anda tidak menghabiskan waktu untuk memikirkannya nanti.
31. Manfaatkan Teknologi
Ada begitu banyak penghematan waktu dan aplikasi serta layanan organisasi yang tersedia seperti Dropbox, yang memungkinkan Anda membawa foto, dokumen, dan video Anda ke mana saja. Temukan yang cocok untuk Anda.
32. Jangan Diangkut
Mencoba menguasai dan memanfaatkan terlalu banyak aplikasi dan layanan produktivitas sekaligus dapat menjadi pemborosan waktu. Jangan gunakan begitu banyak sehingga Anda menghabiskan lebih banyak waktu daripada menyimpannya.
33. Delegasi
Minta tim Anda untuk melakukan tugas-tugas yang Anda tidak punya waktu untuk atau tugas-tugas yang Anda tahu mereka lakukan dengan baik.
34. Investasi dalam Perangkat Lunak Akuntansi
Menjaga spreadsheet tanpa akhir dapat menyebabkan banyak sakit kepala dan waktu yang terbuang. Simpan semua informasi akun Anda di satu tempat.
35. Jaga Ruang Kerja yang Terorganisir
Jangan menghabiskan berjam-jam menjelajahi meja Anda mencari dokumen tertentu ketika Anda bisa menerapkan sistem pengarsipan dan menemukannya dalam hitungan detik.
36. Cadangkan File Anda
Baik dengan hard drive eksternal, hard copy, atau cadangan online, buat cadangan semua file penting Anda seandainya terjadi kehancuran komputer. Pertimbangkan layanan online seperti Carbonite atau Mozy untuk tujuan ini.
37. Simpan Templat untuk Formulir yang Umum Digunakan
Jangan menghabiskan waktu menulis paragraf yang sama berulang kali saat template umum disimpan. Masuk saja dan buat beberapa pembaruan setiap kali Anda menggunakannya alih-alih mulai dari awal.
38. Gunakan Pintasan
Gunakan pintasan keyboard dan browser dan simpan semua program yang biasa Anda gunakan di lokasi yang mudah diakses di desktop Anda.
39. Biaya Otomatis
Manfaatkan layanan pembayaran tagihan otomatis jika memungkinkan untuk menghindari keterlambatan pembayaran dan waktu yang dihabiskan untuk membayar tagihan setiap bulan.
40. Gunakan Kalender Berbasis Cloud
Aplikasi kalender dapat membuat Anda diperbarui pada rapat dan tenggat waktu penting dan tidak butuh waktu lama untuk memperbarui. Pertimbangkan untuk menggunakan Kalender Google untuk tujuan ini.
41. Memiliki Sistem Kolaborasi
Baik Anda menggunakan platform seperti Basecamp atau Google Documents atau berpegang pada metode yang lebih tradisional, Anda harus memiliki sistem yang ditetapkan untuk kolaborasi sehingga tim Anda tidak menjadi bingung dan tidak terorganisir.
42. Katakan “Tidak”
Jangan melakukan tugas hanya karena seseorang meminta Anda melakukannya. Jika Anda tidak punya waktu dan itu tidak akan membantu bisnis Anda, jangan lakukan itu.
43. Manfaatkan Down Time
Waktu yang dihabiskan di ruang tunggu, di kereta bawah tanah atau bahkan di naik lift panjang dapat digunakan untuk memperbarui kalender Anda, menulis catatan atau menyelesaikan tugas-tugas sederhana lainnya.
44. Bersihkan File Lama
Membersihkan komputer dari file-file lama tidak hanya membuat Anda tidak perlu mengarungi mereka sambil mencari file yang lebih relevan, tetapi juga dapat mempercepat komputer Anda dan menyelamatkan Anda dari nasib halaman pemuatan yang tak berujung.
45. Gunakan Aplikasi Seluler
Ada aplikasi produktivitas seluler, aplikasi kalender seluler, aplikasi daftar seluler - yang semuanya dapat membantu Anda menyelesaikan tugas dan menghemat waktu saat tidak berada di depan komputer.
46. Ketahui Kebiasaan Anda
Jika Anda burung awal, dapatkan tugas terpenting Anda jauh-jauh hari. Jika Anda burung hantu malam hari, jangan memaksakan diri untuk menyerahkan proyek-proyek besar di pagi hari. Mainkan dengan kekuatan Anda.
47. Perpendek Hari Kerja Anda
Dalam posting blog di Freelance Folder, Lexi Rodrigo menjelaskan bahwa memangkas waktu kerja Anda akan memaksa Anda untuk mencapai lebih banyak dalam waktu yang ditentukan.
48. Tinggalkan Kamar untuk Yang Tak Terduga
Hal-hal yang tidak Anda rencanakan akan muncul sepanjang hari. Pertimbangkan ini saat membuat daftar tugas Anda.
49. Memiliki Jam Tenang
Jika Anda bekerja di kantor, beri tanda "jangan ganggu" di pintu saat Anda mengerjakan tugas penting. Jika Anda bekerja dari rumah, diamkan ponsel Anda untuk saat itu. Jika gangguan muncul ketika Anda berada di zona tersebut, Anda dapat kehilangan konsentrasi dan menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan.
50. Jangan Jadwal Berlebih
Anda mungkin terlalu optimis di pagi hari tentang seberapa banyak yang dapat Anda lakukan hari itu. Tetapi membuat daftar yang terlalu lengkap hanya akan membuat Anda kewalahan di kemudian hari.
Jika Anda menerapkan bahkan hanya beberapa tips menghemat waktu yang tercantum di atas, Anda akan mulai melihat perbedaan dalam hari kerja Anda dan produktivitas Anda - dan Anda bahkan mungkin memperhatikan bahwa Anda memiliki sedikit lebih banyak waktu luang.
Lebih lanjut dalam: Pertumbuhan Usaha Kecil 71 Komentar ▼
