Seorang sekretaris kantor sering menjadi perekat yang menyatukan kantor atau bisnis saat dia memberikan dukungan kepada berbagai anggota staf dan departemen. Sekretaris kantor tidak memerlukan pendidikan formal tetapi kebanyakan perusahaan akan melihat penyelesaian kursus keterampilan komputer dan keterampilan terkait kantor lainnya sebagai aset. Menurut Payscale.com, pada 2010, sekretaris kantor menghasilkan rata-rata antara $ 20.893 dan $ 30.990 per tahun.
$config[code] not foundSalam & Check-In
Sekretaris kantor menyambut pelanggan, pelamar kerja dan pengunjung lain ketika mereka tiba di kantor. Jika pengunjung memiliki janji dengan seseorang yang bekerja di perusahaan, sekretaris kantor akan memeriksa pengunjung dan mengumumkan kedatangannya kepada anggota staf yang sesuai.
Karena sekretaris kantor sering kali merupakan kesan pertama yang dimiliki orang tentang perusahaan, ia harus mempertahankan penampilan dan sikap profesional setiap saat. Penggunaan etiket yang tepat dan sikap ramah adalah bagian penting dari pekerjaan sekretaris kantor. Jabat tangan dan kontak mata pada saat kedatangan memberi tahu pengunjung bahwa kehadirannya diakui dan dihargai. Ketika seorang pengunjung atau klien meninggalkan gedung, sekretaris kantor akan berterima kasih padanya untuk datang dan memeriksanya, jika perlu.
Komunikasi & Korespondensi
Komunikasi telepon dan tertulis sangat penting untuk membantu perusahaan bergerak maju dan membangun bisnis. Sekretaris kantor memainkan peran besar dalam proses komunikasi di dalam kantor dan perusahaan. Ia menerima panggilan telepon, mengalihkan penelepon ke orang yang tepat atau menerima pesan, menempatkan panggilan telepon ke klien, dan memberikan informasi atau arahan kepada mereka yang meminta bantuan.
Selain komunikasi telepon, sekretaris kantor juga terlibat dalam korespondensi tertulis dan email. Eksekutif atau manajer dapat meminta sekretaris kantor untuk menulis surat atau menanggapi pertanyaan pelanggan. Apakah komunikasi atau korespondensi berlangsung di telepon, melalui surat atau email, sekretaris kantor harus selalu berkomunikasi secara profesional, menjaga reputasi yang telah dibangun oleh perusahaan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPencatatan
Kantor yang sibuk akan membutuhkan pembaruan terus-menerus dari catatan dan data. Jika perusahaan terlibat dalam penjualan produk atau layanan, catatan penjualan, inventaris, dan permintaan pelanggan perlu diperbarui setiap hari. Sekretaris kantor melakukan pembayaran yang dilakukan oleh klien dan pelanggan dan juga dapat membantu departemen akuntansi dengan catatan pembayaran terbaru yang dikirim ke vendor.
Selain catatan terkait penjualan, sekretaris kantor juga menyimpan catatan rapat melalui notulen rapat. Penyimpanan catatan memberi perusahaan sejarah tentang apa yang telah terjadi dan mungkin penting bagi kemajuan perusahaan. Banyak waktu dihabiskan, oleh sekretaris kantor, memperbarui dan memelihara catatan dan catatan tertulis di komputer.
