Dalam dunia bisnis, surat bisnis rutin adalah bagian dari praktik komunikasi penting di antara perusahaan, klien, dan vendor. Surat bisnis digunakan sebagai sarana untuk memberikan informasi penting kepada penerima tentang setiap perubahan, pembaruan, atau berita yang harus dibagikan organisasi. Surat bisnis adalah dokumen formal dan, dengan demikian, harus ditulis dengan nada profesional. Memformat standar juga berlaku untuk memastikan bahwa surat bisnis memiliki konsistensi dan penampilan profesional.
$config[code] not foundBuka aplikasi tulisan Anda di komputer Anda. Surat bisnis rutin harus diketik, bukan tulisan tangan. Buat dokumen kosong dan simpan ke file komputer Anda.
Spasi kira-kira enam spasi dari bagian atas halaman. Anda ingin meninggalkan ruang di bagian atas surat Anda untuk kop surat perusahaan Anda, yang akan menjadi tempat surat itu dicetak. Ketikkan tanggal di paling kiri halaman. Tuliskan tanggalnya, seperti "16 September 2011," daripada "9/16/11."
Turunkan dua spasi dari tanggal. Ketikkan nama penerima, diikuti dengan gelar profesionalnya. Misalnya, jika Anda mengarahkan surat kepada CEO perusahaan, Anda akan menulis "John Smith, CEO." Lewati satu baris dan tulis nama organisasi penerima. Lewati baris lain dan sertakan alamat lengkap tempat surat dikirimkan.
Ketik salam Anda dua spasi di bawah dari alamat dalam. Untuk surat bisnis rutin, salam yang sesuai adalah "Dear Mr. Smith" diikuti oleh tanda titik dua.Anda harus selalu menyertakan judul pribadi, seperti "Dr.," "Ms." dan "Tuan," kecuali Anda tidak tahu jenis kelamin penerima. Jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin penerima, jaga agar tetap netral dengan menghilangkan gelar pribadi dan menggunakan nama lengkap sebagai salam, jadi bunyinya "Dear Chris Smith."
Lewati satu baris dan mulai isi surat Anda. Format tubuh dengan justify kiri, blokir pengaturan sehingga paragraf Anda terlihat rapi. Ketik isi surat Anda secara ringkas dan profesional. Poin utama Anda harus dinyatakan di awal. Anda dapat menulis, "Surat ini sebagai tanggapan atas penggabungan antara …" Hindari menambahkan bulu dan pengisi ke badan surat Anda. Penerima hanya ingin membaca apa yang perlu mereka ketahui.
Biarkan satu baris kosong di antara paragraf jika isi surat Anda lebih dari satu paragraf.
Tutup surat bisnis dengan mengatakan "Terima kasih," "Dengan hormat" atau "Hormat." Penutupan harus pergi satu spasi setelah baris terakhir dalam paragraf tubuh Anda. Lewati empat baris dan ketikkan nama Anda. Ruang kosong akan digunakan untuk tanda tangan basah Anda setelah surat dicetak.
Buat daftar lampiran apa saja yang Anda lampirkan. Lewati satu baris setelah nama yang Anda ketikkan dan tulis Lampiran, diikuti dengan titik dua dan kemudian nama dokumen yang Anda kirimkan bersama dengan surat itu.
