Risalah rapat adalah catatan penting tentang apa yang terjadi dalam rapat, termasuk hal-hal yang dibahas, keputusan yang dibuat, tugas yang diselesaikan dan didelegasikan serta jadwal penyelesaian yang ditetapkan. Idealnya, risalah rapat digunakan oleh peserta rapat dan mereka yang melewatkan pertemuan sebagai referensi untuk tindakan yang perlu diambil. Menit juga digunakan di masa depan sebagai sumber daya jika seseorang ingin kembali dan merujuk waktu atau proyek tertentu. Catatan pertemuan keuangan harus sangat rinci dan spesifik karena berhubungan dengan angka dan statistik penting. Jika Anda bertanggung jawab untuk membuat catatan rapat komite keuangan, pastikan catatan Anda mengikuti protokol perusahaan dan mematuhi pedoman dasar untuk membuat catatan rapat yang efektif dan efisien.
$config[code] not foundCatat nama perusahaan, tanggal dan waktu di bagian atas dokumen. Juga sertakan informasi relevan lainnya, seperti departemen atau nama tim tertentu atau alasan spesifik apa pun yang dipanggil rapat.
Catat peserta. Peserta rapat komite keuangan biasanya termasuk ketua dewan, anggota dewan dan staf yang berhubungan langsung dengan keuangan perusahaan, seperti akuntan atau manajer keuangan. Jika ini adalah pertemuan keuangan pemerintah, manajer kota dan bahkan walikota dapat hadir. Selain itu, perusahaan luar dapat diwakili dalam pertemuan jika ada diskusi tentang proyek tertentu. Pastikan untuk mencatat judul orang. Jika perlu, bagikan lembar kehadiran sehingga Anda memastikan untuk mendapatkan nama peserta yang benar. Anda juga dapat mencatat nama-nama peserta yang tidak dapat hadir tetapi mungkin memerlukan salinan risalah.
Jika ada agenda, catat catatan Anda berdasarkan setiap topik saat topik tersebut dibahas. Topik pada rapat komite keuangan sering kali mencakup anggaran, keuangan proyek tertentu, pendapatan atau laporan keuangan, alokasi atau perubahan di masa depan atau pembaruan pada kalender anggaran. Masukkan poin-poin utama diskusi dan sub poin dalam bentuk prosa atau bullet tergantung pada protokol perusahaan. Perhatikan siapa yang berbicara, nama atau nomor apa saja yang disebutkan, serta siapa saja yang kepadanya tugas tersebut ditentukan dan tanggal jatuh tempo untuk tugas tersebut.
Rekam "Bisnis Lain". Setelah barang-barang dalam agenda dibahas, buatlah bagian baru berjudul Bisnis Lainnya. Di sini Anda akan membuat catatan tentang setiap item baru yang dibawa untuk diskusi. Sekali lagi, perhatikan pembicara, setiap tanggal atau angka yang dibahas dan tugas yang diberikan serta tanggal jatuh tempo.
Mengoreksi dan mengatasi informasi yang hilang. Sebelum mengirimkan catatan rapat Anda, pastikan itu terbaca dan secara tata bahasa benar, bahwa tidak ada kesalahan ketik dan nama telah dieja dengan benar. Jika ada informasi yang hilang yang Anda ketahui telah dibahas, coba cari informasi yang hilang. Cobalah untuk menulis risalah sesegera mungkin setelah rapat sementara Anda masih dapat mengingat apa yang telah dibahas.
