Di organisasi mana pun, kepemimpinan kadang-kadang perlu membuat pengumuman di seluruh perusahaan karena sejumlah alasan. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari kabar baik tentang prestasi karyawan dan perusahaan hingga pembaruan yang kurang disambut terkait dengan perubahan kebijakan, pengurangan dan bahkan PHK. Kapan pun berita perlu dibagikan, pengumuman organisasi harus mengambil nada yang tepat dan membagikan semua informasi yang diperlukan dalam beberapa paragraf singkat.
$config[code] not foundMemformat Pengumuman
Sebagian besar pengumuman organisasi dibuat dalam format memo. Bagian atas halaman harus menyertakan tajuk yang menyertakan garis "Kepada" (yaitu, semua karyawan, departemen tertentu, dll.); garis “Dari”; tanggal; dan baris subjek. Garis-garis ini harus sejajar dengan margin kiri.
Pengumuman kemudian harus mengikuti format deklarasi, diskusi dan ringkasan. Mulailah dengan deklarasi subjek pengumuman, atau mengapa Anda menulis. Ikuti dengan lebih banyak penjelasan dan detail, dan akhiri dengan ringkasan yang mengulangi pengumuman dan langkah selanjutnya. Nada harus profesional dan langsung untuk memastikan bahwa karyawan memahami berita yang dibagikan.
Jelas, Ringkas dan Spesifik
Aspek yang paling penting dari pengumuman organisasi adalah bahwa itu melayani tujuan langsung. Dengan kata lain, audiens harus tahu persis apa yang terkait dengan pengumuman dan mengapa itu penting. Spesifik dalam baris subjek pengumuman; misalnya, "Selamat Datang di John Smith," daripada "Sambutan Karyawan Baru," atau "Jadwal Hari Libur Peringatan" alih-alih "Peringatan Liburan."
Di badan pengumuman, mulailah dengan penjelasan singkat mengapa Anda membuat pengumuman, dan kemudian bagikan secara spesifik. Misalnya, jika Anda mengirim pengumuman tentang pemotongan biaya, Anda bisa mulai dengan paragraf pendek yang mencatat alasan pengetatan ikat pinggang dan bagaimana Anda mencapai kesimpulan ini. Beberapa paragraf berikutnya akan merinci langkah-langkah pemotongan biaya yang akan memengaruhi karyawan, misalnya, memotong perjalanan yang tidak penting atau makan siang gratis pada hari Jumat. Di akhir halaman, pastikan untuk mengarahkan karyawan ke tempat mereka dapat mengajukan pertanyaan atau mempelajari informasi lebih lanjut tentang pengumuman tersebut.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingHanya fakta
Pengumuman organisasi hanya itu: pengumuman. Karena itu, mereka harus tetap objektif, tanpa spekulasi atau pendapat. Tetap berpegang pada fakta dan informasi yang berkaitan dengan apa yang dikatakan. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan segitiga terbalik atau pendekatan gaya jurnalisme untuk membuat pengumuman. Buka dengan informasi paling penting dalam paragraf pertama, membahas siapa, apa, di mana, kapan, dan mengapa pengumuman itu. Misalnya, jika Anda menyambut karyawan baru, umumkan nama karyawan itu, departemennya, di mana ia akan bekerja, dan undang karyawan itu untuk menyambutnya. Jika Anda makan siang selamat datang atau acara lainnya, sertakan informasi tentang acara itu di paragraf pertama. Di bagian berikut, tawarkan lebih banyak informasi tentang karyawan baru, termasuk pendidikan dan pengalaman. Akhiri dengan pengulangan sambutan, dan arahkan karyawan ke tempat mereka dapat menemukan informasi lebih lanjut jika mereka memiliki pertanyaan tambahan atau harus RSVP ke undangan.
