Hanya ada delapan jam di hari kerja tradisional, dan agar bisnis Anda tetap menguntungkan, Anda harus memanfaatkan sebagian besar dari jam-jam itu. Produktivitas biasanya didefinisikan sebagai berapa banyak pekerjaan, atau berapa banyak tugas, Anda dan karyawan Anda dapat lakukan dalam jangka waktu tertentu.
Bisnis berupaya untuk mengoptimalkan ini dengan merekrut pekerja yang lebih berbakat, membeli alat dan peralatan yang lebih baik, dan meningkatkan proses internal. Tetapi berapa banyak dari jam harian itu yang terbuang, dan apa yang menyebabkan karyawan Anda membuangnya?
$config[code] not foundPembuang Waktu Teratas di Tempat Kerja
Meskipun organisasi dan individu berbeda-beda, ini adalah pemboros waktu paling umum yang harus Anda perhatikan:
1. Email
Berapa banyak email yang tampaknya terus menerus berputar tanpa ada informasi berarti yang terkandung di dalamnya? Anda menghabiskan banyak menit sehari menjelajahi informasi yang tidak perlu, seperti semua rekan kerja Anda, dan di atas itu, pengirim asli Anda menghabiskan lebih banyak waktu menulis email-email itu. Sebagian besar karyawan ceroboh dengan cara mereka mengatur, menulis, dan mengirim email, dan pada akhirnya, hal ini menambah waktu yang terbuang setiap hari.
Memperbaiki masalah ini dimulai dengan memahaminya. Gunakan alat analisis email seperti Metrik Gmail untuk menganalisis penggunaan email perusahaan Anda dan membuat rencana tindakan untuk bagaimana memperbaikinya.
2. Media Sosial
Seharusnya tidak mengherankan jika karyawan Anda kemungkinan menggunakan media sosial di tempat kerja, baik membaca berita atau mengirim pesan kepada teman dan anggota keluarga mereka. Menurut sebuah studi baru-baru ini, dua pertiga dari karyawan Amerika masuk ke media sosial setidaknya sekali sehari saat bekerja, dengan 20 persen responden survei menghabiskan satu jam atau lebih dari hari kerja mereka di media sosial.
Mengingat bias pelaporan diri mungkin berperan di sini, angkanya mungkin bahkan lebih tinggi dari ini. Yang lebih buruk, tidak ada cara mudah untuk mencegah hal ini. Anda dapat memblokir situs web media sosial di internet perusahaan Anda, tetapi akan sulit untuk memblokir karyawan dari menggunakan perangkat pribadi mereka untuk mengakses media sosial.
3. Rapat
Rapat mungkin awalnya tidak tampak seperti pemborosan waktu. Mereka mungkin tampak seperti komponen vital dari kesuksesan bisnis. Tetapi mereka berbahaya karena berbagai alasan, termasuk fakta bahwa mereka melibatkan banyak orang pada saat yang sama dan umumnya memerlukan waktu persiapan sebelum pertemuan. Sebagai contoh ilustratif, pertimbangkan sebuah studi kasus oleh Bain, dari satu perusahaan besar (tanpa nama), di mana satu pertemuan mingguan berakhir dengan biaya perusahaan 300.000 jam kerja setiap tahun.
Angka-angka bertambah dengan cepat, terutama ketika diskusi pertemuan Anda dapat diganti dengan email, atau ketika Anda termasuk orang yang tidak perlu hadir. Mengendalikan rapat, dengan mengurangi jumlah total dan waktu rapat, dapat membantu Anda menghindari pemborosan ini. Rapat, bagi banyak organisasi, adalah kejahatan yang perlu, jadi alih-alih menghilangkannya, Anda dapat berupaya membuatnya seproduktif mungkin. Pastikan Anda memiliki agenda yang jelas sebelum setiap pertemuan.
4. Berbicara dan Mengirim SMS
Komunikasi yang tidak terkait dengan pekerjaan merupakan penyebab utama terbuangnya waktu di tempat kerja. Karyawan bergosip dan mengobrol dengan rekan kerja mereka, dan menghabiskan waktu berbicara dan mengirim SMS di ponsel mereka, mungkin dengan teman dan orang yang dicintai. Menurut survei Harris, "berbicara dan mengirim pesan teks" di telepon adalah penyebab utama pemborosan waktu yang dilaporkan sendiri, dengan 50 persen responden mengklaimnya sebagai penyebab pemborosan waktu. Penyebab tertinggi kedua adalah bergosip, dengan 42 persen responden mengakuinya secara teratur.
Sekali lagi, pertimbangkan bias pelaporan diri di sini, yang berarti bilangan real mungkin bahkan lebih tinggi. Ini adalah mode pemborosan waktu lain yang sulit untuk diperbaiki. Anda tidak ingin mencegah komunikasi karyawan, atau Anda dapat merusak dinamika kerja tim dan moral organisasi Anda. Anda juga tidak dapat dengan mudah menyita telepon karyawan Anda ketika mereka mulai bekerja.
Mengapa Membuang Waktu Tidak Selalu Menjadi Hal Buruk
Setelah membaca artikel ini, Anda mungkin menganggap pemborosan waktu sebagai salah satu perhatian utama bisnis Anda. Anda mungkin tergoda untuk mulai mengawasi karyawan Anda, memantau penggunaan media sosial dan perangkat pribadi mereka, dan memastikan mereka tetap seproduktif mungkin. Namun, jangan menjelajah manajemen mikro. Studi menunjukkan pengelolaan mikro karyawan Anda memiliki efek negatif pada produktivitas dan juga menurunkan moral.
Selain itu, beberapa pemborosan waktu mungkin benar-benar produktif dalam jangka panjang. Sebagai contoh, mengambil istirahat lima menit di media sosial dapat membantu karyawan menghilangkan stres dan merasa lebih dekat dengan keluarga dan teman-teman mereka. Maka, pendekatan yang tepat adalah mewaspadai potensi pemborosan waktu dan berjaga-jaga terhadap mereka - tetapi tidak terlalu ketat.
Produktivitas mungkin sedikit permainan angka, tetapi tidak semua hal tentang efektivitas karyawan dapat dikurangi menjadi angka.
Foto melalui Shutterstock
4 Komentar ▼
