Dengan semua metode komunikasi yang tersedia, Anda mungkin berpikir karyawan Anda tidak akan memerlukan pelatihan tentang pesan antar kantor. Yang benar adalah bahwa berbagai pilihan sering membuat sulit untuk memilih jalan yang benar. Menetapkan beberapa aturan dan praktik terbaik memastikan bahwa karyawan membuat pilihan yang tepat ketika banyak kantor terlibat dalam dialog. Ketika Anda memiliki protokol yang jelas, lebih sedikit konflik dan kesalahpahaman terjadi.
$config[code] not foundMembuat Kebijakan dan Prosedur
Penyusunan, penulisan, revisi, dan penerbitan kebijakan dan prosedur memformalkan interaksi mendasar yang terjadi di perusahaan Anda. Jika Anda tidak meluangkan waktu untuk mempertimbangkan situasi ini, pelanggaran keamanan dan masalah privasi dapat mengganggu operasi Anda. Anda perlu menetapkan standar untuk bagaimana Anda mengumpulkan, memproses, mentransfer dan menggunakan informasi antar kantor, menggunakan email, amplop khusus untuk surat pos dan metode lain yang dipercepat. Berhati-hatilah untuk melindungi data personel dan pelanggan dan pastikan Anda mematuhi hukum. Misalnya, latih karyawan untuk melihat email mencurigakan yang mewakili phishing atau aktivitas Internet curang lainnya.
Mengembangkan Template
Pelatihan karyawan tentang komunikasi antar kantor harus mencakup cara menggunakan templat untuk email, buletin, presentasi, dan informasi kantor lainnya. Dengan membuat format standar, Anda menerapkan penggunaan logo, font, dan warna perusahaan. Mempublikasikan ini di situs intranet perusahaan membuatnya mudah diakses oleh semua karyawan. Pelatihan mencakup menjelaskan tujuan templat, cara menyesuaikannya dan menggunakannya.
Melakukan Latihan Bermain Peran
Komunikasi antar kantor yang tidak efektif terjadi ketika orang tidak mengekspresikan diri mereka dengan jelas, mendengarkan dengan cermat dan saling menghormati satu sama lain. Dengan melakukan latihan membangun tim, Anda memberikan kesempatan bagi staf Anda untuk berlatih berkomunikasi dalam lingkungan praktik yang tidak mengancam. Misalnya, bagi sekelompok karyawan dari lokasi yang berbeda menjadi pasangan. Minta peserta untuk memikirkan percakapan yang sulit, seperti memberhentikan seorang karyawan. Satu orang memainkan peran manajer, dan orang lain memainkan peran karyawan. Setelah lima menit menyampaikan pesan, minta peserta untuk mendiskusikan percakapan dan apa yang berhasil atau tidak membantu proses. Kami tidak dapat menghindari perselisihan atau negosiasi di tempat kerja. Namun, dengan mempelajari cara menguraikan pola yang tidak berkontribusi pada resolusi, kita dapat berkomunikasi tanpa defensif, mendengarkan makna sebenarnya dari apa yang dikatakan, tetap tenang meskipun ada tuduhan dan kemarahan, dan fokus pada pemecahan masalah yang produktif.
Menghargai dan Mengenali Komunikator yang Baik
Setelah Anda membentuk pola komunikasi yang efektif, langgengkan tren dengan memberi penghargaan dan mengenali orang-orang yang meredakan konflik dan berkolaborasi. Misalnya, Anda dapat memberi penghargaan kepada pemain tim yang menggunakan media sosial secara bertanggung jawab untuk mempromosikan produk perusahaan dengan membagikan token kecil penghargaan Anda, seperti kartu hadiah, tiket film atau kupon. Anda juga dapat secara terbuka berterima kasih kepada karyawan atas kemampuan mereka untuk memberi informasi kepada orang-orang di rapat, acara, dan upacara perusahaan. Misalnya, berikan sertifikat prestasi untuk buletin terbaik yang didistribusikan di perusahaan Anda.
