Apakah karyawan Anda terlambat atau absen secara kronis, tidak melakukan pekerjaannya dengan cukup rajin, memiliki konflik dengan karyawan lain atau memiliki masalah kronis lainnya di tempat kerja, mungkin ada saatnya Anda harus "menulis" karyawan itu. Dokumen berbasis fakta yang mengikuti protokol tempat kerja Anda adalah cara paling jelas untuk mengomunikasikan masalah kepada karyawan Anda. Peringatan tertulis ini berfungsi sebagai bukti bahwa Anda telah mengambil langkah-langkah untuk membantu karyawan meningkat. Catatan penting untuk dipelihara jika Anda harus memecat karyawan. Jika mantan karyawan itu memutuskan untuk mengejar tuntutan kerja, dokumentasi tertulis berfungsi sebagai jejak kertas dari proses Anda.
$config[code] not foundDapatkan Bantuan
Banyak tempat kerja memiliki protokol yang jelas untuk bagaimana menangani masalah kinerja atau perilaku karyawan. Tempat pertama untuk melihat adalah buku pedoman karyawan Anda, tetapi Anda juga dapat berkonsultasi dengan petugas sumber daya manusia Anda atau departemen hukum tempat kerja Anda untuk panduan atau templat atau formulir yang harus Anda ikuti. Seringkali, peringatan atau penulisan tertulis mengikuti peringatan lisan. Jika ternyata itulah yang terjadi di tempat kerja Anda, pastikan Anda telah memberikan peringatan lisan itu sebelum beralih ke keluhan tertulis. Jika Anda sudah memberikan peringatan verbal, pastikan Anda telah mendokumentasikan tanggal, waktu, dan detail percakapan itu jika Anda perlu membuktikan nanti bahwa Anda telah mengikuti protokol.
Susun Fakta
Surat karyawan biasanya mencakup tiga elemen, saran konsultan sumber daya manusia Steve Kane dalam artikel Mei 2010 di Inc. Pertama, harus merinci apa perilaku yang tidak dapat diterima itu atau fakta-fakta kesalahan. Kemudian nyatakan perilaku yang seharusnya. Misalnya, jika karyawan tersebut terlambat, misalnya, Anda akan menyebutkan berapa kali karyawan tersebut terlambat dalam beberapa minggu atau bulan terakhir dan waktu kedatangan, dan kemudian menyatakan jam berapa karyawan tersebut seharusnya tiba. Maka Anda perlu mengatakan apa konsekuensi di masa depan jika karyawan terus melanggar aturan. Ini adalah bagian penting dari proses yang sering diabaikan, kata Kane.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingCara Menyampaikan Surat
Setelah dokumen tertulis, lakukan pertemuan dengan karyawan yang menyinggung - secara langsung. Tinjau elemen-elemen dari penulisan sehingga karyawan memahami apa yang dia lakukan salah dan perilaku apa yang Anda harapkan darinya. Karena dokumentasi sangat penting selama proses ini, mintalah karyawan menandatangani tulisan untuk menyatakan bahwa dia membaca dan memahami apa yang Anda harapkan darinya. Jika dia ingin menambahkan sesuatu ke dalam laporan, sisakan ruang di bagian bawah tulisan untuknya untuk menuliskan detail tambahan. Kemudian, arsipkan tulisan di file personalia karyawan.
Rencana Peningkatan
Untuk benar-benar mendapatkan hasil, melangkah lebih jauh dan buat rencana peningkatan kinerja bersama karyawan. Bicaralah dengan karyawan untuk mencari tahu apakah dia membutuhkan sumber daya atau pelatihan tambahan untuk meningkatkan kinerja atau perilakunya di tempat kerja. Dalam beberapa kasus, penugasan kembali karyawan ke pekerjaan, jadwal atau tugas yang berbeda juga dapat menyelesaikan masalah. Bantu karyawan mengembangkan sasaran-sasaran SMART yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu, serta tetapkan tanggal reguler untuk memeriksa tujuan-tujuan bersama karyawan tersebut. Munculkan konsekuensi agar karyawan tidak memenuhi tujuan, dan mintalah karyawan menandatangani rencana peningkatan kinerja sehingga Anda memiliki dokumentasi prosesnya.
