Setiap hari, ribuan pemilik bisnis membeli perangkat lunak. Beberapa pindah ke cloud dan membeli berbasis web (alias SaaS - software-as-a-service) dan seringkali dimulai dengan uji coba gratis atau berbiaya rendah. Jika Anda mempertimbangkan untuk melakukan ini, berikut adalah kata-kata bijak dari 30-plus pemilik bisnis, termasuk beberapa wawasan dari pencipta perangkat lunak.
Jon Ferrara, CEO dan Pendiri Nimble:
Hari ini, bisnis telah berubah. Dengan munculnya media sosial, email, IM, pesan teks dan banyak lagi, bisnis kewalahan oleh berbagai aplikasi yang diperlukan untuk mendengarkan dan terlibat dengan pelanggan mereka. Pertanyaannya bukan lagi bagaimana tetap terhubung - itu adalah bagaimana membangun hubungan bisnis secara efisien dan hemat dengan semua saluran komunikasi. Aplikasi Web terbaik harus mengatasi semua masalah ini.
Mark Grilli, Direktur Pemasaran Produk di Acrobat Solutions:
Pemilik SMB harus mencari layanan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan dunia yang serba cepat dan saling terhubung; layanan yang memberikan bisnis mereka solusi sederhana untuk digunakan untuk membantu mereka memberikan pekerjaan terbaik mereka, setiap hari, dengan produktivitas, keandalan, kesetiaan, kontrol, dan penghematan biaya yang mereka harapkan dan layak dapatkan.
Pamela O'Hara, Presiden Batchbook:
Fungsionalitas adalah raja! Itu termasuk penyesuaian, keamanan, kepemilikan, mobilitas dan portabilitas.
Kustomisasi - Berdasarkan prioritas dan kepribadian bisnis Anda, cari fleksibilitas dalam bagaimana Anda dapat menganalisis informasi yang Anda kumpulkan, serta dalam antarmuka pengguna.
Keamanan - Untuk aplikasi desktop atau lokal, pertahankan agar perangkat lunak anti-virus tetap mutakhir dan buat cadangan data Anda secara rutin. Untuk perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), perusahaan yang menjadi tuan rumah produk SaaS bertanggung jawab atas keamanan data Anda, jadi periksalah kebijakan keamanan.
Kepemilikan - Gunakan alamat email bisnis saat mendaftarkan administrator akun untuk melindungi bisnis Anda dari ambiguitas hukum tentang siapa yang dapat mengakses data.
Mobilitas - Dengan perangkat lunak desktop, pastikan itu dapat disinkronkan dengan perangkat seluler Anda, baik secara langsung atau melalui aplikasi seperti Outlook. Dengan sistem online, lihat apakah ia memiliki versi atau aplikasi siap-seluler.
Portabilitas - Tanyakan: Informasi apa yang dapat diekspor? Format apa yang bisa digunakan? Dengan perangkat lunak apa lagi yang dapat dibagikan data?
Costin Tuculescu, CEO AnyMeeting.com:
Mencari:
1) Situs dukungan aktif yang menampilkan FAQ, basis pengetahuan, dan komunitas dukungan aktif melalui kehadiran Facebook atau Twitter mereka, menunjukkan bahwa mereka peduli terhadap pengguna mereka
2) Perusahaan atau pengguna lain yang menggunakan perangkat lunak, dan mencari tahu apa ulasan mereka jika dibandingkan dengan pesaing
3) Sejarah: Berapa lama perusahaan telah ada? Sudahkah mereka menunjukkan stabilitas keuangan?
4) Uji coba gratis yang memungkinkan Anda merasakan perangkat lunak sedekat mungkin dengan apa yang akan Anda beli
Michael Pesochinsky, Pendiri GovernmentAuctions.org:
Hal utama yang harus dicari pemilik usaha kecil ketika datang ke perangkat lunak berbasis Web adalah biaya versus output. Seberapa jauh kita akan lebih produktif dengan perangkat lunak ini? Apakah program akan melakukan pekerjaan dengan efisien? Bisakah saya mendapatkan produk ini lebih murah – jika tidak gratis? Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini sebelum memilih perangkat lunak akan membantu Anda membuat pilihan terbaik.
John McMahon, Pendiri dan CEO Sheetster:
Biaya lisensi perangkat lunak dimuka yang lebih rendah dikombinasikan dengan layanan berbasis standar berarti bahwa 90 persen dari kebutuhan organisasi dapat dipenuhi dengan menggunakan layanan sumber terbuka, namun tetap memberikan "bukti masa depan" dan interoperabilitas dengan lini bisnis dan produk desktop komersial untuk semuanya mulai dari Excel hingga Quickbooks hingga SAP.
Banyak manfaat dari pendekatan ini. Dengan server berbasis cloud, Anda tidak perlu lagi khawatir tentang perangkat keras, jaringan, atau pemeliharaan sistem fisik. Server dan drive cloud modern sangat andal dan berlebihan, biasanya lebih dari sistem in-house. Dan dengan menjalankan perangkat lunak server aplikasi berbasis standar di cloud, Anda mendapatkan manfaat dari hosting situs web dan database khusus, spreadsheet dan dokumen Web, email dan perpesanan yang bekerja dengan klien email mana pun, layanan ramah seluler seperti email dan kalender, dan lainnya.
Sarah Belfer, Direktur Hubungan Masyarakat di eDealya:
Daripada fokus pada kuantitas, fokuslah pada kualitas. Cari perangkat lunak yang melibatkan penggemar Anda dengan cara yang bermakna - jika Anda mendengarkan mereka, maka mereka akan mendengarkan Anda. Jangkau mereka pada saat mereka ingin mendengar dari Anda dan tentang produk yang ingin mereka dengar - jaga agar kontak Anda tetap relevan, singkat dan dipersonalisasi.
Stephen Fung, Pendiri Inventaris Inflow:
Terutama ketika mencari perangkat lunak berbasis web, cari perusahaan yang dapat Anda percayai. Jika Anda menemukan bug di perangkat lunak, mereka seharusnya bisa memperbaikinya. Anda membayar tidak hanya untuk perangkat lunak, tetapi juga untuk bantuan mereka dan untuk perbaikan perangkat lunak seiring waktu. Cari perusahaan dengan rekam jejak rilis reguler dan layanan pelanggan yang hebat.
Robert Landsfield, CEO Skymira:
Sangat penting bahwa perusahaan memeriksa solusi perangkat lunak untuk memastikan bahwa aplikasi dapat dengan mudah bertukar informasi / data / catatan / dan sebagainya dengan aplikasi lain.
Ada solusi berbasis cloud yang tersedia yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan efisiensi dalam bisnis tertentu atau proses manufaktur. Anggap saja sebagai toko "aplikasi bisnis" di mana perusahaan dapat mencari aplikasi yang melakukan satu atau dua tugas dengan baik. Apa yang baru di sini adalah ada perusahaan berbasis cloud dengan keahlian untuk mengikat beberapa aplikasi bersama sehingga mereka bertukar informasi, pada intinya menciptakan sistem ERP yang disesuaikan untuk UKM yang hanya berfokus pada proses yang penting bagi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk melapisi aplikasi tambahan sesuai keinginan mereka dari waktu ke waktu.
Liz Pearce, VP Penjualan dan Pemasaran untuk LiquidPlanner:
Sama pentingnya dengan apa yang harus dicari adalah apa tidak untuk mencari. Jangan mencari peluru perak. Lupakan daftar panjang persyaratan dan fokus pada menemukan alat yang akan menyelesaikan tiga masalah utama Anda.
Darren Levy, CEO GatherSpace:
Memilih jenis perangkat lunak berbasis web yang salah bisa menjadi pemborosan waktu. Cari atribut berikut: 1) Uji coba gratis - ini adalah suatu keharusan. Jika suatu perusahaan tidak dapat membiarkan saya menguji perangkat lunak mereka, maka mereka harus menyembunyikan sesuatu. 2) nomor 1-800 untuk layanan pelanggan dan penjualan, situs web intuitif yang berfungsi dengan baik dan memiliki informasi produk yang hebat, blog, dan tanda-tanda serupa yang menunjukkan ada manajemen yang berpusat pada pelanggan di balik tirai. 3) Kebijakan keamanan dan cadangan yang solid untuk memastikan data Anda aman dan terlindungi.
Marc Itzkowitz, Direktur Senior Pemasaran Produk untuk Support.com: Saat membeli perangkat lunak berbasis-Web atau layanan berbasis-Web apa pun, penyedia Anda harus patuh pada Bill of Rights Support Tech, yang berarti bahwa mereka akan menghormati hak saya untuk mendapatkan dukungan langsung dari orang-orang yang memahami masalah saya tetapi juga budaya saya dan saya. bahasa; hak untuk memiliki alat terbaru yang dibawa pada masalah saya sehingga mereka diselesaikan secara efisien; hak atas paket dukungan fleksibel yang memenuhi kebutuhan keuangan dan bisnis saya; dan jaminan mereka akan memperbaiki masalah saya atau mengarahkan saya ke seseorang yang bisa. Steven Aldrich, CEO Outright: Anda seharusnya tidak memiliki kurva belajar dan mendapatkan nilai langsung … jika perangkat lunak tidak segera berguna untuk bisnis Anda, Anda tidak punya waktu untuk membuangnya. Tim Beranek, Mitra di BKD: Pertimbangan penting adalah bahwa aplikasi menjadi perangkat agnostik. Kecenderungan smartphone, notepad, dan sebagainya, terus berkembang seiring perkembangan teknologi baru. Namun, dengan pertimbangan ini muncul kekhawatiran besar terkait keamanan. Kekhawatiran tersebut mungkin tergantung pada kemampuan untuk memulai, memproses, menyimpan dan meminta data dan transaksi. Jadi orang harus berpikir tentang tingkat enkripsi pada perangkat ini, akses terbatas dan aman, dan kemampuan untuk "menghapus" perangkat jika hilang atau dicuri. Secara berkala, penting untuk menjalankan pemindaian kerentanan dan melakukan pengujian penetrasi. Eric Peters, Manajer Komunikasi Pemasaran di Mendix: Cari keseimbangan antara fungsionalitas luar biasa dan kemampuan penyesuaian. Anda ingin aplikasi Anda berjalan dengan cepat, tetapi dengan opsi untuk membuatnya sesuai dengan proses bisnis organisasi Anda dan kebutuhan integrasi. Pastikan modifiability di masa mendatang ada di dalam perangkat lunak: Anda ingin dapat terus menerima umpan balik dari pengguna akhir dan menerapkannya pada aplikasi untuk mempertahankan ROI yang baik. Raj Sheth, salah satu pendiri Recruiterbox.com: Itu harus sesederhana email dan biaya kurang dari tagihan Starbucks bulanan Anda. Alan Canton, Pemilik Adam-Blake Publishing dan Jaya123: Pastikan layanan tidak muncul kemarin. Jika mungkin lihat apakah mereka sudah ada selama beberapa tahun. Tidak ada yang lebih buruk (atau lebih mahal di kemudian hari) selain menumpang gerobak bisnis Anda ke bintang jatuh! Craig Griffiths, AskFindBuy: UKM harus mencari perangkat lunak yang memindahkan pelanggan ke saluran penjualan tanpa bergantung pada Yelp seperti situs mereka sendiri! tidak untuk bisnis restoran. Anda memerlukan layanan untuk mempromosikan kategori Anda sehingga yang perlu Anda lakukan hanyalah memasarkan posisi Anda dan bukan kategori itu sendiri. Arun Prakash, Wakil Presiden Pemasaran di Thinkspeed: Tidak peduli seberapa hebat perangkat lunaknya, Anda mungkin akan mengalami beberapa masalah. Pastikan mereka memberikan dukungan yang tepat sehingga Anda tidak nongkrong saat masalah tersebut muncul. Situs Brandy, Pemilik BR Graphic Design LLC: Ketika saya mengevaluasi perangkat lunak berbasis web untuk bisnis kecil saya, hal pertama yang saya cari adalah komunitas dukungan aktif. Jika forum sangat hadir dan terkini, itu membuat saya merasa lebih nyaman dengan perangkat lunak baru mengetahui bahwa saya memiliki dukungan yang tepat ketika saya membutuhkannya. Hal berikutnya yang saya lihat adalah kemudahan penggunaannya. Saya memakai banyak topi di organisasi saya, jadi penting agar perangkat lunaknya mudah dan mudah digunakan. Joe Manna, Manajer Komunitas di Infusionsoft: Memilih perangkat lunak berdasarkan fitur dan objek mengkilap saja akan menghasilkan kekecewaan di jalan sebagai pengguna. Alih-alih, fokuslah pada manfaat strategis yang benar-benar Anda cari, dan fitur-fiturnya akan mengikuti. Contoh perbedaan ini adalah kemampuan untuk "menghentikan kendaraan dengan kecepatan tinggi" (manfaat) vs. "bantalan rem keramik suhu tinggi dengan rotor yang dibor dan ditempatkan" (fitur). Shane Neman, CEO Ez Texting: SaaS harus lebih dari sekadar perangkat lunak. Perangkat lunak berbasis web yang bagus harus didukung oleh layanan pelanggan yang hebat. Jika Anda membayar untuk suatu produk, Anda harus mendapatkan dukungan yang cepat dan bermanfaat. Robby Slaughter, Pemilik Pengembangan Slaughter: Yang terpenting, Anda harus memilih perangkat lunak berbasis web yang memiliki jalur keluar yang jelas. Jika Anda tidak dapat dengan mudah mengekspor data Anda dan bangun dan menjalankan tempat lain dengan cepat, lihat di tempat lain. Hati-hati vendor lock-in. Jangan bingung "open source" dengan "gratis." Ada biaya tersembunyi untuk semua aplikasi berbasis Web, dan jika Anda tidak membayar seseorang di depan untuk menjaga sistem berjalan maka Anda pada akhirnya akan membayar sendiri. Opsi lokal mengalahkan mega-korps berwajah. Jika perusahaan asal menawarkan solusi berbasis web yang memiliki nilai, kemampuan mendapatkan dukungan dari seseorang di komunitas Anda adalah nilai yang luar biasa. Eric Richard, Spesialis Hubungan Masyarakat di Appointment-Plus: Pastikan penyedia perangkat lunak berbasis cloud adalah bisnis yang mapan dan terbukti, bukan operasi fly-by-night yang mungkin tidak ada lagi dalam setahun. Juga, pastikan penyedia menawarkan dukungan pelanggan yang cukup - termasuk dukungan telepon langsung - untuk Anda dan staf Anda. Grace Sales di CardWiX: Saat memilih perangkat lunak berbasis web, pengguna harus mengingat privasi dan keamanan data mereka. Jitka Sykora, Wakil Presiden LeaseRunner.com: Hindari perangkat lunak apa pun yang mengenakan biaya berdasarkan "per pengguna". Kolaborasi, salah satu keuntungan terbesar dari alat berbasis web, kemudian menjadi sangat mahal. Amy Bennett, salah satu pendiri ShopKeep.com: Ketahuilah bahwa berbasis web berarti Anda bergantung pada koneksi internet yang stabil dan uptime server cloud. Untuk aplikasi kritis seperti point of sale, pertimbangkan perusahaan yang menyediakan aplikasi asli yang dipasangkan dengan layanan berbasis cloud. Bahkan jika server Internet atau cloud turun, Anda masih dapat meningkatkan penjualan. Juli Klie, CEO dari InfoPreserve: Ingat, Web hanyalah mekanisme penyampaian lainnya (walaupun praktis, hemat biaya!) Inti pemikiran untuk memilih perangkat lunak masih harus: 1) Apa masalah yang saya coba selesaikan? dan 2) Siapa yang melakukan yang terbaik untuk kebutuhan kita hari ini dan untuk masa depan jangka pendek? Jangan terjebak oleh kata kunci "panas" atau solusi yang bagus untuk orang lain tetapi bukan jawaban satu ukuran untuk semua. Michael Kaiser-Nyman, CEO dan Pendiri Impact Dialing: Cara terbaik adalah mencobanya. Sebagian besar perangkat lunak berbasis web memiliki rencana gratis atau setidaknya percobaan; pilih beberapa persembahan yang berbeda, cobalah semuanya dan tetap dengan yang terbaik. Steve Tennant, Managing Director Tennant Consulting: Pertimbangkan biaya total untuk mengadopsi paket perangkat lunak - sebagian besar di antaranya adalah waktu yang diperlukan oleh tim Anda untuk dilatih untuk menggunakannya. Lakukan perhitungan biaya pelatihan karyawan: hari per karyawan dikalikan dengan jumlah karyawan. Anda mungkin menemukan produk perangkat lunak yang lebih mahal tetapi mudah digunakan membuat bisnis lebih masuk akal. Apa "Paket B" Anda? Telusuri dan uji apa yang terjadi jika perangkat lunak berbasis web tidak lagi tersedia karena keadaan di luar kendali Anda. Bisakah kamu sangat dapatkan salinan data Anda, katakan setiap hari atau minggu sebagai cadangan di luar kantor, dan Anda bisa sangat menggunakan cadangan data itu dalam program perangkat lunak lain? Percayalah hanya jika Anda telah melakukannya sebagai bagian dari proses evaluasi Anda. Michael Ortner, Pendiri dan CEO Capterra: Lima tahun yang lalu kebijaksanaan umum mengenai perangkat lunak berbasis web adalah untuk berhati-hati tentang hal-hal seperti keamanan, akses data dan waktu aktif. Tetapi masalah ini telah ditangani dengan cukup memadai oleh vendor, terutama karena mereka berhubungan dengan usaha kecil, sehingga hal-hal utama yang perlu dipertimbangkan ketika membeli berbasis web (atau segala jenis perangkat lunak, dalam hal ini) berkaitan dengan fungsionalitas dan kegunaan: 1) Apakah itu melakukan semua yang kita perlu lakukan? 2) Seberapa cepat kita dapat melatih pengguna kita? 3) Seberapa ramah-fungsi sebagian besar pengguna? Jika Anda menggunakan perangkat lunak berbasis web untuk mengoperasikan perusahaan Anda, silakan bagikan keahlian dan kebijaksanaan Anda dalam komentar. Kami ingin mendengar tentang pengalaman dan saran Anda untuk pemilik usaha kecil lainnya yang mempertimbangkan untuk memindahkan perangkat lunak mereka ke cloud dan beroperasi pada platform SaaS. Gambar dari LilKar / Shutterstock
