Jika Anda telah memasukkan bisnis Anda sebagai S Corporation atau C Corporation, sebagian besar negara bagian mewajibkan Anda menyimpan catatan yang cermat tentang aktivitas perusahaan. Setiap kali dewan direksi Anda bertemu, perusahaan Anda harus menyimpan catatan pada file untuk tujuan kepatuhan peraturan.
Ada daftar panjang kemungkinan transaksi dan resolusi yang mungkin perlu Anda catat. Ini dapat mencakup apa saja mulai dari:
$config[code] not found- Penunjukan petugas baru.
- Pengunduran diri seorang direktur.
- Membeli asuransi.
- Jual stok
- Memperoleh jalur kartu kredit / kredit atas nama perusahaan.
Menyimpan catatan bisa menjadi banyak hal untuk tetap lurus, terutama bagi pemilik usaha kecil. Namun, risalah rapat yang tepat sangat penting untuk menjaga perusahaan Anda tetap bereputasi baik dan menjaga perisai tanggung jawab pribadi Anda. Di bawah ini adalah beberapa hal penting yang perlu Anda ketahui ketika membuat notulen rapat Anda.
Apa itu Risalah Rapat?
Notulen rapat menyimpan catatan resmi tentang apa yang dilakukan atau dibicarakan pada pertemuan formal, termasuk keputusan apa pun yang diambil atau tindakan yang diambil.
Mereka diambil selama pertemuan formal dewan direksi atau pemegang saham suatu perusahaan, seperti pertemuan awal dan tahunan. Biasanya, notulen rapat dicatat oleh sekretaris perusahaan (atau individu lain yang ditunjuk pada rapat).
Apa yang Harus Termasuk dalam Risalah Rapat?
Notulen rapat Anda tidak perlu menyertakan setiap detail kecil. Anda hanya perlu mendokumentasikan informasi utama dan setiap keputusan yang dibuat atau tindakan yang diambil. Secara umum, berita acara Anda harus cukup rinci untuk berfungsi sebagai "memori institusional" perusahaan Anda.
Notulen rapat mencakup:
- Informasi dasar tentang pertemuan: tanggal, waktu, lokasi.
- Yang hadir, bersama dengan catatan khusus dalam kasus di mana peserta datang terlambat atau pergi lebih awal.
- Agenda item dengan deskripsi singkat untuk setiap item.
- Memilih tindakan dengan akun terperinci tentang bagaimana masing-masing individu memberikan suara, bersama dengan abstensi apa pun.
- Waktu ketika pertemuan ditunda.
Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak perlu membuat menit dari awal. Anda dapat menemukan templat gratis online untuk dijadikan sebagai titik awal. Pilih jenis catatan / dokumentasi Anda, isi bagian yang kosong, dan cetak, dan Anda akan memenuhi kewajiban pencatatan Anda.
Siapa yang Diperlukan untuk Menyimpan Risalah Rapat?
Mayoritas negara bagian mewajibkan Korporasi S dan Korporasi C untuk mendokumentasikan keputusan bisnis utama dan rapat besar yang Anda selenggarakan.
Saat ini, keadaan berikut tidak memerlukan beberapa menit untuk disimpan:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Dakota Utara
- Oklahoma
Selain itu, LLC tidak perlu menyimpan menit.
Apa yang harus saya lakukan dengan risalah setelah direkam?
Notulen tidak perlu diarsipkan dengan negara, tetapi sebaliknya dapat disimpan dengan catatan perusahaan Anda yang lain, seperti artikel penggabungan, anggaran rumah tangga, dan resolusi.
Seperti dokumen lainnya, Anda harus menyimpan risalah setidaknya selama tujuh tahun. Anggota korporasi, seperti pemegang saham, pejabat, dan direktur, berhak meninjau risalah rapat atas "permintaan wajar" kepada korporasi.
Meskipun Anda tidak perlu mengarsipkan dokumen-dokumen ini dengan negara, mereka tetap harus dianggap dokumen penting dan penting untuk melindungi reputasi baik perusahaan Anda dan status tanggung jawab terbatas Anda.
16 Komentar ▼
