Email pekerjaan diplomatik bersifat langsung dan sopan, dan berusaha keras untuk memastikan bahwa penerima tidak salah paham atau salah mengartikan informasi. Saat menulis email diplomatik, gunakan bahasa formal, tepat dan hindari kata-kata emosional. Tujuannya adalah menggunakan bahasa bijaksana - kata-kata yang jelas menyampaikan pesan-pesan penting - tanpa menimbulkan perasaan buruk.
Atur Nada
Atur nada dengan berfokus pada bagaimana ide, pesan, atau instruksi Anda akan membantu karyawan Anda. Akui setiap perjuangan terkait pekerjaan yang mereka hadapi, seperti masalah teknis atau kemunduran, dan tanyakan - alih-alih menuntut - ketika ada sesuatu yang Anda inginkan atau butuhkan. Misalnya, jika Anda menambahkan lebih banyak staf ke proyek yang ada, tulis, "Saya tahu proyek ini telah memberikan tekanan tambahan pada tim Anda, jadi saya meminta Jane Doe untuk membantu pengeditan salinan. Apakah Anda dapat memberinya draft kasar sebelum akhir pekan? " Bahasa diplomatik memiliki nada sopan yang berusaha membuat penerima merasa nyaman.
$config[code] not foundJaga agar Profesional
Hindari subjek pribadi, rahasia, atau sensitif, seperti informasi gaji, masalah personel, atau konflik internal, dalam email diplomatik. Hanya diskusikan masalah publik, saran majalah Inc. Selalu atasi masalah pribadi atau rahasia secara langsung, atau melalui telepon jika pertemuan tatap muka tidak memungkinkan. Anda tidak pernah tahu kapan sebuah email mungkin dilewatkan di sekitar kantor. Gunakan salam dan penutupan profesional, sehingga penerima tahu bahwa korespondensi itu terkait dengan pekerjaan, bukan bersifat pribadi.Misalnya, mulai email dengan "Halo," "Salam" atau "Selamat pagi" - bukan "Hei," "Yo" atau "To my peeps."
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPilih Kata-Kata Anda dengan Bijak
Fokus pada pernyataan "I", daripada pernyataan "Anda", terutama ketika Anda mengatasi kekurangan, kesalahan, atau koreksi dalam email. Jelaskan pernyataan Anda, sehingga penerima mendapatkan pemahaman yang jelas tentang tujuan dan niat Anda. Misalnya, jika Anda ingin mengirim email ke seluruh perusahaan tentang pentingnya memenuhi tenggat waktu, tulis, "Itu selalu menjadi tujuan saya untuk memenuhi tenggat waktu untuk mempertahankan basis dukungan pelanggan yang kuat. Ketepatan waktu dan efisiensi adalah dua prioritas utama saya, jadi tolong hubungi saya jika situasi muncul yang dapat menyebabkan kesulitan tenggat waktu. "
Langsung dan Spesifik
Jujur dan langsung dengan korespondensi Anda, sehingga rekan kerja Anda tidak harus membaca yang tersirat atau menebak-nebak apa yang ingin Anda katakan. Bahasa diplomatik itu bijaksana, ringkas dan to the point. Hapus kata, pikiran, atau ide yang berlebihan yang dapat membingungkan karyawan Anda atau menutup email Anda. Misalnya, jika Anda ingin mengatasi pelanggaran kode pakaian karyawan dalam email ke guru, tulis, "Silakan tinjau persyaratan kode pakaian di buku pegangan karyawan. Tidak ada celana pendek, tank top atau sandal jepit selama jam sekolah." Alamat email ke "semua karyawan," jadi tidak ada yang dipilih.
