Bagaimana menurut Anda: Apakah kita semua meremehkan pentingnya email? Mungkin karena tersesat dalam spam, atau karena saluran alternatif di twitter, LinkedIn, dan Facebook? Orang pintar mengingatkan saya baru-baru ini bahwa email adalah tulang punggung media sosial.
Dan dalam sebuah posting baru-baru ini tentang etiket bisnis di American Express OPEN Forum, ahli bisnis kecil Steve Strauss menulis:
“Email sekarang merupakan bentuk komunikasi bisnis yang dominan dan harus diperlakukan seperti itu. Beberapa kebijakan seragam membantu semua orang tetap pada jalurnya. ”
$config[code] not found
Saya mengatakan bahwa bahkan dengan "e" di depannya, itu masih tetap mail. Ini adalah komunikasi bisnis Anda. Bukan hanya penjualan. Dan kita tenggelam dalam komunikasi teks yang cepat dan ceroboh bukan berarti kita tidak harus memperhatikan email kita sendiri. Dan jika Anda akan melakukannya - dan menghadapinya, Anda - lakukan dengan benar. Saya pikir daftar saya di sini adalah sesuatu yang belum kita ketahui, tetapi kita mungkin perlu pengingat. Saya harap ini membantu:
1. Tetap singkat. Kita semua sibuk. Sebagian besar dari kita membaca sekilas email-email kita, mencari poin-poin penting, dan berusaha masuk dan keluar dari mereka dengan cepat. Saya tidak pernah menulis apa pun yang tidak lebih berguna ketika dipotong menjadi setengahnya.
2. Jadikan baris subjek ringkasan. Yang ini tampak jelas, tetapi pindai email Anda sendiri dan Anda akan mendapati sebagian besar baris subjek paling buruk. Kami memiliki utas yang tumbuh seperti bola salju yang melekat pada subjek pesan pertama, subjek yang telah lama diubah. Kami memiliki subjek yang menarik seperti tajuk berita, mencoba menipu kami agar bisa membaca lebih lanjut. Jangan terdengar seperti spammer. Jelaskan pesan Anda di baris subjek Anda.
3. Mulai dan akhiri dengan "kamu." Ini adalah salah satu dasar penulisan surat bisnis: Alamat minat pribadi pembaca Anda. Mulailah paragraf pertama Anda dengan kata "Anda" dan sertakan sesuatu seperti "Anda bertanya kepada saya …" atau "Anda ingin …" atau "Anda sebutkan" atau "Anda butuhkan." Mulailah paragraf terakhir Anda dengan "Anda" lagi dan tekankan apa yang Anda pembaca akan keluar dari melakukan apa pun yang Anda minta.
4. Hanya satu topik per pesan. Anda akan menemukan hasil email Anda yang sebenarnya naik ketika Anda memecah email Anda menjadi satu pesan untuk setiap topik. Pesan-pesan tambahan yang ingin Anda sertakan kemungkinan besar akan hilang. Hancurkan pesan.
5. Gunakan nada yang sesuai. Hati-hati dan benar dengan nada. Sarkasme, parodi, dan ironi sulit dimasukkan ke dalam teks hitam putih yang dingin. Nada sangat mudah disalahpahami. Jangan pernah menulis email yang bisa disalahartikan dan diteruskan ke seseorang di luar konteks. Jangan pernah menulis email yang akan memalukan jika dikutip.
6. Jangan mengirim salinan tambahan. Ini pesan, bukan arsip atau brankas. Kita semua membenci salinan tambahan sampul belakang Anda yang dikirimkan melalui email kepada siapa saja yang mungkin kelak menuduh Anda tidak mengirim sesuatu, atau menangani sesuatu, atau menindaklanjuti. Kirim email Anda ke orang-orang yang dituju, dan tidak ada orang lain.
7. Hormati ejaan dan tata bahasa. Gunakan setidaknya pemeriksa ejaan, tetapi kenali saat Anda melakukan itu, pemeriksa ejaan tidak menemukan banyak kesalahan yang sangat buruk. Menggunakan "di sana" untuk "mereka," misalnya, atau kebingungan yang sangat umum dari apostrof dan jamak, seolah-olah setiap kata jamak membutuhkan tanda kutip. Coba ini pencarian google atau favorit pribadi saya, 10 kesalahan ejaan yang umum di oatmeal.com. Kesalahan ini terjadi pada komunikasi Anda seperti apa yang dilakukan bayam besar pada gigi Anda terhadap senyum Anda.
8. Ingat itu tidak pribadi. Email perusahaan Anda adalah milik perusahaan, dan email pribadi Anda dapat dipanggil di pengadilan. Orang yang ingin dan tahu bagaimana bisa mengintip email. Jangan pernah menulis dalam email apa pun yang memalukan bagi Anda atau penerima Anda, tidak pantas, fanatik, ilegal, atau bodoh.
9. Email bukan untuk argumen. Kata-kata marah tidak bisa terurai secara hayati. Jangan pernah berdebat dalam email. Berjalan menyusuri aula atau telepon. Saya telah mempelajari ini sendiri dengan cara yang sulit, berpikir bahwa penggunaan bahasa Inggris saya yang brilian bisa membuat suatu hal lebih baik daripada saya dengan pembicaraan kuno. Tidak pernah demikian. Email hampir tidak pernah memenangkan poin atau menghentikan argumen. Hampir selalu membuat segalanya lebih buruk, bukan lebih baik.
10. Pikirkan utas-utas itu. Sebagian besar perangkat lunak email kami membuat email panjang seperti anak-anak membuat bola salju bergulir menuruni bukit. Setiap email baru dikumpulkan di bawah di utas. Apakah ada orang di luar sana yang belum setidaknya sekali menyadari dengan cemas, terlambat, bahwa Anda secara tidak sengaja mengirim email utas panjang yang menyertakan terlalu banyak informasi atau komentar memalukan tentang seseorang di sepanjang jalan. Tidakkah Anda membencinya saat itu terjadi? Dan kemudian, selain dari masalah itu, hanya ada banyak informasi yang tidak berguna karena setiap email baru di utas mencakup semua email sebelumnya. Pikirkan berapa banyak lumpur yang kami kirim melalui pipa. Apakah semua orang perlu diingatkan di setiap email tentang semua yang dikatakan di semua email terkait?
