Resepsionis virtual. Anda mungkin pernah mendengar istilah itu sebelumnya, dan itu tidak segera jelas apa sebenarnya mereka atau tujuan apa yang mereka layani. Apakah mereka robot? Apakah mereka duduk di sudut kantor Anda, berbunyi seperti pelayan robot Jetsons? (Tidak.) Jika Anda tidak tahu apa itu resepsionis virtual, mengapa Anda menyewa layanan mereka untuk bisnis Anda? Dalam istilah yang paling sederhana, resepsionis virtual menjawab telepon Anda dari jarak jauh. Tapi ada begitu, lebih banyak lagi. Kami di sini untuk menjernihkan semuanya untuk Anda: kami akan menjelaskan apa itu resepsionis virtual, apa yang dapat mereka lakukan untuk bisnis Anda (banyak!), Dan mengapa penting bahwa setiap panggilan telepon yang masuk ke bisnis Anda dijawab.
$config[code] not foundApakah mereka?
Resepsionis virtual terlatih dengan cermat, selalu ada pakar layanan pelanggan! Mereka melakukan semua yang dilakukan oleh resepsionis tradisional di rumah, tetapi ada banyak dari mereka, sering tersedia sepanjang waktu. Pada dasarnya, Anda mendapatkan kemampuan seorang resepsionis tua biasa berlipat ganda beberapa kali dengan tidak ada perekrutan atau sakit kepala.
Jika Anda tidak mampu mempekerjakan seorang resepsionis dan mendapati diri Anda menghabiskan banyak waktu yang berharga untuk berurusan dengan panggilan telepon, resepsionis virtual adalah solusi yang tepat. Resepsionis virtual adalah apa pun yang Anda inginkan.
Apa yang mereka lakukan?
Berikut adalah beberapa tugas yang ditangani resepsionis virtual untuk klien, semuanya terdengar seperti bagian dari bisnis mereka:
Menjawab Pertanyaan Umum: Bisnis mulai dari kantor dokter hingga instruktur seni bela diri hingga penata taman menggunakan resepsionis virtual untuk menjawab panggilan yang meminta jam kerja, alamat, dan segala macam pertanyaan sederhana lainnya, menghemat waktu mereka untuk fokus pada pekerjaan mereka.
Menerima pesan: Roti dan mentega dari resepsionis virtual.Mereka akan menjawab panggilan itu sesuka Anda, mencatat informasi dan pesan si penelepon, kemudian meneruskan informasi itu kepada Anda sehingga Anda tidak akan kehilangan detail penting apa pun.
Kumpulkan lead: Ketika Anda mendapat panggilan dari pihak yang berkepentingan, resepsionis virtual Anda akan mengumpulkan semua informasi utama sehingga Anda dapat melacak penelepon dan menindaklanjutinya sesuai keinginan Anda. Jika Anda sudah memiliki CRM atau basis data pelanggan lainnya, resepsionis virtual Anda dapat dengan mudah memperbarui yang dengan informasi utama juga.
Menjadwalkan janji temu: Resepsionis virtual biasanya dapat bekerja dengan perangkat lunak penjadwalan yang Anda miliki. Mereka dapat menerima telepon dari klien dan menjadwalkan, menjadwal ulang, atau membatalkan janji yang diperlukan untuk segala jenis bisnis.
Memproses pesanan: Segala jenis pesanan! Dari pesanan telepon e-niaga hingga permintaan pemeliharaan hingga laporan pemadaman selama bencana alam, resepsionis virtual dapat melakukan tugasnya.
Dukungan setelah jam kerja: Menggunakan resepsionis virtual memberi Anda kepercayaan diri bahwa siapa pun yang menelepon Anda mencapai orang sungguhan setiap saat - tidak pernah kotak pesan suara. Biarkan resepsionis virtual Anda menerima sesedikit atau sebanyak mungkin panggilan yang Anda inginkan: sepanjang hari, tepat setelah jam kerja, akhir pekan dan hari libur, atau kombinasi dari semuanya.
Transfer langsung: Mungkin Anda ingin melihat siapa yang menelepon, lalu memutuskan apakah Anda ingin menjawab secara pribadi atau membiarkan resepsionis virtual menanganinya. Transfer panggilan langsung memungkinkan. Panggilan menelepon Anda terlebih dahulu, lalu ke resepsionis virtual setelah beberapa dering jika Anda tidak menjawab. Hal yang sebaliknya juga mungkin terjadi: Resepsionis virtual dapat menjawab setiap panggilan, kemudian menempatkan penelepon pada penahanan sementara mereka menghubungi Anda, menanyakan apakah Anda ingin menerima panggilan, kemudian meneruskan penelepon langsung kepada Anda. Bagaimanapun, Anda memegang kendali.
Mengapa itu penting?
Ini mungkin tampak seperti banyak upaya untuk memastikan setiap panggilan telepon dijawab. Dengan Internet di saku semua orang, siapa yang bahkan memanggil bisnis lagi, kan? Apa itu panggilan tak terjawab setiap saat, bukan? Salah. Salah!! Jangan lupa: Anda benar-benar tidak pernah tahu siapa yang ada di akhir panggilan telepon itu. Mungkin saja itu adalah klien terbesar Anda yang baru, dan setiap panggilan tak terjawab adalah peluang yang terlewatkan. Anda mungkin pernah mendengar itu sebelumnya, tetapi kami tidak akan mengulanginya jika itu tidak benar.
Aksesibilitas yang terus meningkat dari internet sebenarnya telah meningkatkan lalu lintas telepon ke bisnis, karena saat ini lebih mudah bagi konsumen yang tertarik untuk melakukan pencarian dengan beberapa ketukan pada keyboard dan menemukannya. Ini membuat Anda dan pesaing Anda lebih mudah ditemukan, jadi jika Anda tidak menjawab pertama kali, mereka mungkin akan memanggil orang lain sebelum memberi Anda kesempatan lain. Anda tidak mampu membayar ini, karena pelanggan yang menelepon memiliki niat lebih tinggi untuk mengambil tindakan, menurut laporan 2017 oleh Forrester. Faktanya, pelanggan yang menjangkau melalui telepon adalah klien yang lebih berharga secara keseluruhan: "Pihak yang berminat yang memulai panggilan masuk cenderung mengkonversi 30% lebih cepat, menghabiskan rata-rata 28% lebih banyak, dan mempertahankan tingkat retensi 28% lebih tinggi daripada mereka yang terlibat secara ketat melalui saluran lain."
Intinya adalah bahwa menjawab setiap panggilan penting sekarang lebih dari sebelumnya, dan sering kali tidak ada jam dalam sehari untuk memastikan hal itu di tengah-tengah segala hal lain yang terlibat dalam menjalankan bisnis Anda. Resepsionis di rumah mahal. Resepsionis virtual terjangkau, selalu tersedia, dan terlatih untuk secara konsisten menyampaikan pesan bisnis Anda persis seperti yang Anda inginkan.
Foto melalui Shutterstock
Lebih lanjut di: Komentar Sponsor ▼
