Tahukah Anda bahwa pengusaha yang tidak mengajukan formulir pelaporan Undang-Undang Perawatan Terjangkau (Obamacare) yang diperlukan dengan IRS dapat dikenai hukuman maksimum $ 3 juta? Itu cukup untuk membuat Anda terjaga di malam hari! Dan itu hanya satu persyaratan hukum.
Pengusaha hari ini menghadapi berbagai persyaratan pencatatan karyawan, seperti infografis ini dari ComplyRight, sebuah perusahaan yang didedikasikan untuk membebaskan pemilik usaha kecil dari beban kepatuhan, memperjelas. Dan persyaratan itu tampaknya tumbuh setiap tahun.
$config[code] not foundDokumen dan beban pencatatan dapat jatuh lebih keras pada usaha kecil karena entitas yang lebih kecil memiliki lebih sedikit staf untuk mengelola fungsi SDM, atau mungkin tidak memiliki sumber daya SDM yang sama sekali. Tetapi kabar baiknya adalah bahwa teknologi dapat membantu Anda tetap di atas persyaratan kepatuhan peraturan sebagai pemberi kerja.
Berikut adalah beberapa persyaratan pembukuan karyawan yang mungkin mengejutkan (atau mengejutkan) Anda:
Iklan pekerjaan
Ketika pengusaha memposting iklan untuk lowongan pekerjaan baru, mereka harus menyimpan catatan selama satu tahun sesuai dengan Diskriminasi Usia dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan (ADEA).
Lamaran pekerjaan
Pengusaha yang tercakup dalam ADEA, Orang Amerika dengan Disabilities Act (ADA) dan / atau Judul VII dari Undang-Undang Hak Sipil (Judul VII) harus menyimpan semua lamaran pekerjaan dalam file setidaknya satu tahun. Persyaratan satu tahun juga berlaku untuk pekerja musiman dan sementara.
Resume
Resume yang diminta harus disimpan dalam file selama satu tahun, per ADEA dan ADA. Namun, tidak ada persyaratan untuk menyimpan resume yang tidak diminta.
Catatan Pengakhiran
ADA dan Judul VII mensyaratkan bahwa semua catatan pemutusan hubungan kerja disimpan selama satu tahun setelah tanggal pemutusan hubungan kerja karyawan.
Paket Manfaat
ADEA mensyaratkan rencana tunjangan harus disimpan dalam catatan selama satu tahun setelah penghentian rencana berdasarkan ADEA. Selain itu, Undang-Undang Keamanan Penghasilan Pensiun Karyawan (ERISA) mengharuskan catatan rencana manfaat disimpan dalam arsip selama enam tahun.
Evaluasi Kinerja
Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil (FLSA) mengharuskan evaluasi kinerja disimpan selama dua tahun.
Catatan Pajak Pengangguran
Menurut Undang-Undang Pajak Pengangguran Federal (FUTA), Anda harus menyimpan catatan pajak pengangguran selama empat tahun dari tanggal jatuh tempo pajak atau pembayaran, mana yang lebih baru.
Formulir I-9
Formulir I-9 dan informasi verifikasi tambahan yang memverifikasi bahwa karyawan diizinkan untuk bekerja di A.S. harus disimpan selama tiga tahun sejak tanggal perekrutan atau satu tahun setelah tanggal pemutusan hubungan kerja, mana yang terjadi kemudian. Hukum yang berlaku adalah Undang-Undang Reformasi dan Kontrol Imigrasi (IRCA).
Kontrak Kerja
Jika Anda memiliki kontrak kerja dengan karyawan, Anda diharuskan untuk mempertahankan semua kontrak selama tiga tahun per FLSA.
Formulir OSHA untuk Cedera dan Penyakit
Pengusaha dengan 11 karyawan atau lebih harus menyimpan semua formulir yang melaporkan cedera atau sakit minimal selama lima tahun setelah akhir tahun kalender.
Pemandangan Kepatuhan yang Memusingkan
Seperti yang diilustrasikan dalam daftar di atas, pengusaha tunduk pada tambalan hukum pencatatan karyawan yang terus berkembang.
Bukan hanya jumlah persyaratan hukum yang membuat kepatuhan menjadi menantang. Faktanya adalah hukum selalu berubah - dan rumit.
Hukum sering dipenuhi dengan nuansa, pengecualian, dan definisi terperinci. Persyaratan pencatatan dapat mencakup beberapa pengusaha berdasarkan ukuran atau industri mereka, tetapi tidak untuk yang lain.
Hukum juga sering berubah, dan hukum dan peraturan baru ditambahkan. Jika Anda tidak mengetahui adanya perubahan atau undang-undang baru, perusahaan Anda dapat membayar denda besar. Ingat, kurangnya pengetahuan biasanya bukan pertahanan.
Teknologi: Yayasan Penting untuk Kepatuhan Pengusaha
Pencatatan karyawan adalah salah satu area saat ini di mana teknologi meratakan medan bermain untuk usaha kecil.
Aplikasi pencatatan karyawan yang baik dapat membantu Anda lebih baik dalam memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk bisnis Anda - itulah yang diberikan.
Tetapi perangkat lunak pencatatan yang terbaik saat ini dapat menambah nilai lebih banyak.
Aplikasi terbaik membantu produktivitas dengan membantu tim bisnis kecil bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Kiat: cari perangkat lunak yang cepat untuk memulai, intuitif, dan mudah digunakan. Cari juga fitur seperti permintaan otomatis dan pengingat untuk menambah efisiensi.
Aplikasi pencatatan karyawan yang baik dapat menghemat uang dengan mengelola risiko. Anda mendapatkan ketenangan pikiran dan tidur lebih baik mengetahui bisnis kecil Anda memiliki alat untuk mematuhi persyaratan pencatatan yang kompleks, seperti perusahaan besar.
Inilah satu manfaat besar teknologi lainnya: rekaman elektronik, bukan kertas. Mempertahankan salinan catatan karyawan yang keras tidak hanya membutuhkan ruang fisik yang besar tetapi juga menuntut organisasi yang ekstrem. Karyawan rata-rata menghabiskan 400 jam setiap tahun untuk mencari dokumen kertas.
Dokumentasi elektronik mendapatkan daya tarik di atas kertas, menurut ComplyRight. Tidak heran mengapa. Ketika catatan disimpan secara elektronik, informasi dikonsolidasikan di satu tempat dan mudah dicari. Staf dapat mengambil data karyawan dalam beberapa klik.
Dan seiring pertumbuhan perusahaan Anda, dan semakin banyak, sistem pencatatan elektronik membuatnya lebih mudah untuk mengatur dan mengambil volume data yang terus bertambah. Tanpa hambatan kertas yang tidak efisien, Anda dapat meningkatkan skala bisnis Anda lebih cepat juga.
Di mana Mencari Bantuan Pembukuan Karyawan
Untuk melihat daftar lengkap persyaratan pencatatan karyawan dan mengidentifikasi yang berlaku untuk bisnis Anda, unduh "Pedoman Retensi Catatan Karyawan untuk Pengusaha dan Manajer SDM" gratis dari ComplyRight.
Dan periksa Aplikasi Catatan Karyawan dari HRDirect. Ini gratis dan cepat untuk memulai - dan menyederhanakan mengelola catatan karyawan.
Foto Manajer melalui Shutterstock
More in: Sponsored 3 Comments ▼
