Ada tanggung jawab yang kemungkinan besar akan dilupakan oleh pemilik usaha kecil. Tetapi penting bagi siapa pun yang menjalankan sesuatu yang lebih besar dari kepemilikan perseorangan. Ini adalah tanggung jawab Anda untuk menyimpan catatan pada karyawan Anda. Walaupun ini mungkin bukan bagian yang paling menarik dari menjalankan bisnis, itu penting.
Persyaratan Penyimpanan Catatan Karyawan
Pemerintah federal, negara bagian dan lokal semua memiliki berbagai persyaratan dalam hal menjaga dokumentasi yang akurat tentang perekrutan dan fungsi SDM lainnya untuk melindungi karyawan dan bisnis. Sebagai sebuah bisnis, kegagalan untuk menyimpan catatan-catatan ini dapat membuat Anda terbuka untuk tuntutan penghentian yang salah atau dampak serupa tanpa ada dokumen untuk membela diri. Berikut adalah beberapa persyaratan yang mungkin harus dipenuhi oleh bisnis Anda ketika harus menyimpan catatan karyawan.
$config[code] not foundMenyimpan Catatan Perekrutan selama setahun
Saat Anda merekrut untuk posisi baru, undang-undang federal seperti Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika dan Judul VII mengharuskan Anda untuk tidak diskriminatif dalam proses perekrutan Anda. Jadi, Anda harus menyimpan semua aplikasi, resume, dan dokumentasi lain dari proses perekrutan selama setidaknya satu tahun setelah pekerjaan diisi jika ada pihak yang tidak menerima pekerjaan memutuskan untuk mengajukan gugatan.
Menyimpan Catatan Penggajian selama Tiga Tahun
Catatan penggajian sangat penting untuk memastikan karyawan mendapat kompensasi yang adil atas jam kerja mereka dan untuk memastikan bisnis Anda mematuhi setiap lembur dan persyaratan upah minimum. Undang-undang mengharuskan Anda untuk menyimpan catatan ini untuk karyawan yang tidak dibebaskan selama tiga tahun. Namun, karyawan juga dapat memilih untuk mengajukan tuntutan hukum jika mereka merasa berhutang budi atas kerja lembur mereka. Jadi dapat bermanfaat bagi Anda untuk tetap menggunakannya hingga lima tahun setelah pemutusan hubungan kerja.
Simpan Formulir I-9 untuk Setahun Setelah Pengakhiran
Formulir I-9 diperlukan untuk bisnis untuk menunjukkan bahwa mereka memverifikasi seorang karyawan memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat. Secara hukum, Anda diharuskan menyimpan formulir ini selama tiga tahun setelah merekrut karyawan atau satu tahun setelah karyawan diberhentikan, tanggal mana pun yang datang kemudian. Anda juga diharuskan untuk menyimpan formulir ini secara terpisah dari catatan personel lainnya.
Simpan Dokumen Pemisahan selama Lima Tahun Setelah Pengakhiran
Menyimpan dokumen terkait dengan pemutusan hubungan kerja atau pemisahan juga penting jika Anda dihadapkan dengan masalah pemutusan hubungan kerja yang salah. Simpan surat pengunduran diri dan keluar dari dokumen wawancara selama tiga tahun setelah karyawan pergi dan dokumen pemisahan selama lima tahun.
Simpan Laporan Cuti FMLA selama Tiga Tahun Setelah Pengakhiran
Family Medical Leave Act ada untuk memastikan karyawan yang memenuhi syarat menerima cuti yang tidak dibayar di mana pekerjaan mereka dilindungi jika terjadi masalah medis atau keluarga. Jika seorang karyawan mengajukan permintaan untuk cuti FMLA, Anda harus menyimpan informasi itu dalam catatan Anda setidaknya selama tiga tahun setelah karyawan itu berpisah dengan bisnis Anda, terlepas dari apakah cuti itu diberikan atau tidak.
Simpan Formulir Manfaat Pensiun selama Enam Tahun
Jika Anda memberikan manfaat pensiun kepada karyawan, Anda harus menyimpan informasi itu setidaknya selama enam tahun setelah karyawan pergi atau diberhentikan, sesuai dengan Undang-Undang Keamanan Penghasilan Pensiun Karyawan. Selain itu, pengadilan telah menentukan bahwa adalah tanggung jawab perusahaan untuk membuktikan bahwa mereka memberikan cakupan dan manfaat yang cukup jika karyawan menuntut, daripada tanggung jawab karyawan untuk membuktikan bahwa cakupan tidak mencukupi.
Menyimpan Catatan Tes Obat untuk Lima Tahun
Dalam beberapa kasus, pemeriksaan latar belakang dan informasi pengujian obat dapat berada di bawah standar informasi perekrutan lainnya. Namun, jika pekerjaan itu terkait dengan transportasi, maka Anda diharuskan menyimpan catatan tes narkoba yang dilakukan selama lima tahun sebagai bagian dari peraturan keselamatan Departemen Perhubungan.
Simpan Catatan Pajak Karyawan selama Empat Tahun
Ketika datang ke pajak yang berkaitan dengan karyawan, IRS merekomendasikan menyimpan catatan di tangan selama empat tahun dalam kasus audit. Ini harus mencakup semua upah, pembayaran pensiun, informasi tip, formulir W-2 dan W-4, dan informasi terkait lainnya.
Simpan Catatan Kesehatan dan Keselamatan Karyawan selama Lima Tahun
Undang-undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja mengharuskan Anda untuk mengambil dan menyimpan catatan cedera dan penyakit karyawan yang diperoleh di tempat kerja, dengan deskripsi singkat dan informasi terkait lainnya. Hal ini untuk memastikan bahwa karyawan diberikan lingkungan kerja yang aman dan bahwa segala masalah ditangani sebagaimana mestinya.
Simpan Informasi Asuransi Pengangguran hingga Tujuh Tahun
Persyaratan catatan asuransi pengangguran berbeda-beda di setiap negara. Namun, dalam beberapa kasus, Anda mungkin diharuskan menyimpan catatan itu antara empat dan tujuh tahun. Secara khusus, Washington D.C. mensyaratkan perusahaan untuk menyimpan catatan-catatan itu selama tujuh tahun.
Pertahankan Kontrak Hingga Lima Tahun
Jika Anda bekerja dengan kontraktor independen atau pihak ketiga, Anda mungkin juga harus memenuhi beberapa persyaratan penyimpanan catatan negara. Di Virginia, bisnis diharuskan untuk mempertahankan kontrak selama lima tahun setelah kesepakatan dibuat. Dan beberapa negara bagian lain juga memiliki persyaratan yang sama antara tiga dan empat tahun.
Foto melalui Shutterstock
2 Komentar ▼
