Semakin banyak vendor yang memperkenalkan platform Cloud dan penawaran perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) untuk menyatukan orang-orang secara online.
Namun, jangan biarkan istilah industri seperti "platform Cloud" dan SaaS membingungkan Anda. Semua ini berarti bahwa orang menggunakan aplikasi perangkat lunak yang berbasis web, untuk bekerja bersama.
Tujuan dari sistem perangkat lunak kolaboratif ini adalah untuk meniru lingkungan kerja yang kami miliki sejak kantor pertama kali diselenggarakan.
$config[code] not foundPikirkan tentang lingkungan kerja yang telah digunakan orang sejak kantor yang terorganisir menjadi hal biasa. Kami melihatnya terbaik di film-film lama sekarang (atau dalam episode Mad Men) - masing-masing departemen di lantai yang berbeda, barisan sekretaris duduk di mesin tik IBM Selectric, eksekutif junior dalam bilik, senior di kantor.
Pada hari-hari awal saya di AT&T, kami terus-menerus mengatur ulang orang sehingga semua anggota tim akun nasional duduk berdampingan. Kami bahkan menggantungkan tanda-tanda tim dari langit-langit. Rapat diadakan sesaat, dan untuk membagikan dokumen, saya hanya meletakkan folder file di meja rekan kerja.
Saat ini lingkungan kerja telah berubah secara dramatis. Lebih banyak orang bekerja dari jarak jauh dari rumah. Kami memiliki tim virtual, lebih banyak konsultan dan staf outsourcing. Naiknya harga gas dan situasi ekonomi akan membuat kantor virtual semakin menjadi kebutuhan.
Setiap orang memiliki deskripsi kantor virtual yang berbeda. Saya telah menjalankan perusahaan virtual sejak 1980-an. Saya ingat senang memiliki akun email MCI dan menyadari bahwa saya tidak harus berurusan dengan pesan suara untuk berkomunikasi dengan orang-orang.
Sejak itu saya punya banyak pengalaman dengan apa yang berhasil dan apa yang tidak. Izinkan saya membagikan persyaratan yang menurut saya harus dimiliki oleh aplikasi perangkat lunak untuk membantu orang bekerja bersama di "kantor virtual" hari ini:
Kesederhanaan dan Keakraban
Orang secara alami menolak (beberapa mengatakan kebencian) berubah. Antarmuka aplikasi perangkat lunak harus menyerupai apa yang sangat dikenal orang. Itu juga harus seintuitif mungkin.
Ini mungkin terdengar mendasar, tetapi jika Anda melihat para pemain di ruang kolaborasi sekarang, hanya beberapa yang melakukan ini dengan sangat baik. Beberapa aplikasi perangkat lunak sangat fungsional-asing dan sulit digunakan sehingga Anda cepat menyerah setelah beberapa kali mencoba mencari tahu dasar-dasarnya saja. Untuk melewati jurang dan menjadi dominan di pasar, pengalaman pengguna harus akrab dan sederhana.
Kehadiran / Obrolan
Saya merasa bahwa "kehadiran" dan kemampuan untuk berkomunikasi secara langsung dan langsung adalah aspek yang paling penting. Mengetahui status semua orang yang bekerja dengan Anda adalah landasan sistem yang sukses.
Dalam model kantor konvensional yang lebih lama, kita bisa melirik ke seberang ruangan atau membungkuk di dinding bilik untuk mengobrol tentang cuaca atau rilis produk baru. Alternatif hari ini adalah obrolan instan atau konferensi telepon. Layanan seperti VOIP atau layanan panggilan konferensi gratis telah membuat konferensi ad hoc cepat dan mudah diatur.
Kontrol File / Berbagi dan Kolaborasi Real-time
Inti dari bisnis adalah dokumen dan file. Keduanya merupakan produk kerja dan proses kerja. Dengan peningkatan eksponensial dalam konsultan, outsourcing, dan komunitas mitra, kemampuan untuk menerapkan tingkat otoritas dokumen yang bermakna adalah salah satu keharusan penting saat ini.
Di masa lalu Anda dapat mengontrol ini dengan memfotokopi hanya halaman tertentu untuk penerima tertentu, atau Anda akan membatasi daftar distribusi. Saat ini, dalam aplikasi perangkat lunak kolaboratif yang baik, Anda dapat menetapkan berbagai tingkat otoritas dengan beberapa penekanan tombol.
Tambahkan jejak audit terperinci untuk keamanan, kontrol, kenyamanan dan forensik dan Anda memiliki bahan-bahan dari sistem manajemen dokumen dan file yang layak. Kolaborasi waktu nyata dan teknologi push mengotomatiskan sebagian besar tugas manajemen ini. Secara kombinasi, alat manajemen ini membuat usang - dan menghilangkan - kebutuhan untuk lampiran email.
Di awal saya sebutkan penolakan orang untuk berubah. Ada banyak solusi yang berpotensi kuat di pasar untuk kontrol dokumen, cadangan file, dan kolaborasi. Tantangan yang mereka semua hadapi adalah (1) mudah digunakan dan (2) meminimalkan kebutuhan untuk perubahan perilaku. Untuk adopsi massal, Anda harus meniru cara orang bekerja hari ini dan mengotomatiskan sebanyak mungkin fungsi - jangan mencoba mengubah pola kerja mereka secara radikal.
Konferensi
Konferensi adalah kategori luas - Saya cenderung memikirkannya dalam ember.
- Tampilkan dan ceritakan acara adalah sesi terjadwal yang memiliki presenter yang ditunjuk dan audiens kelompok. Ada sejumlah produk di pasaran sekarang yang menangani ini dengan sangat baik dengan berbagai model harga dan tingkat fitur / fungsi, misalnya Webex.
- aku percaya itu berbagi ad hoc adalah salah satu fitur yang paling bermanfaat di dunia kolaborasi. Kemampuan untuk langsung berbagi layar atau produk kerja tanpa pengaturan sedekat yang kita akan "membungkuk di atas tembok kubus." Ada dua cara untuk melakukan ini: (1) produk yang memungkinkan untuk berbagi layar instan (biasanya atas dasar satu-ke-satu), atau (2) produk yang menyediakan berbagi dan memperbarui dokumen real-time di antara banyak pengguna. Saya menggunakan keduanya secara ekstensif dan menemukannya sangat berharga di "Kantor Virtual"
Perubahan
Setiap generasi yang memasuki tempat kerja membawa keahlian dan bias yang berbeda. Perusahaan perangkat lunak nyata pertama tempat saya bekerja memiliki sistem email mainframe buatan sendiri. CFO akan meminta asisten administratifnya mencetak salinan keras emailnya. Dia akan menulis jawaban, dan dia harus menjadi orang yang memasukkan pesannya dan mengirim email balasan.
Konyol kedengarannya sekarang, dalam satu dekade atau lebih, gagasan bahwa kita menyimpan aplikasi perangkat lunak dan file di PC lokal kita akan terdengar sama menggelikan.
Sementara itu, kami membutuhkan solusi hibrida untuk mengakomodasi kebiasaan kerja kami. Mempercepat penggunaan cloud untuk aplikasi dan data, tetapi memberi orang pilihan untuk bekerja dari desktop mereka.
Dengan membuat pekerjaan online lebih mudah dan nyaman, desktop tradisional akan menjadi fungsional seperti amandel Anda - masih ada di sana tetapi tidak diperlukan.
* * * * *
Tentang Penulis: George Langan adalah CEO dari eXpresso Corporation, layanan perangkat lunak kolaboratif. George menghadirkan pengalaman luas dalam menjalankan bisnis perangkat lunak. Blognya dapat ditemukan di:
17 Komentar ▼
