Ada proyek penulisan di depan Anda … dan selembar kertas kosong. Dalam keringat dingin, Anda mulai berpikir mungkin lebih mudah untuk menyewa copywriter (setelah semua, Anda tidak masuk ke bisnis untuk menjadi penulis). Pikirkan lagi. Dengan lima langkah langsung dan beberapa praktik, Anda bisa menjadi copywriter Anda sendiri dan menginvestasikan kembali uang yang akan Anda habiskan untuk bantuan eksternal untuk bisnis Anda.
Mengapa Menulis Bisnis Itu Penting
Menulis alasan, atau segala jenis komunikasi bisnis, penting adalah alasan yang sama dengan yang kita lakukan dalam bisnis: untuk menciptakan hasil bisnis yang positif. Menulis bisnis yang efektif dapat mempromosikan hasil bisnis yang positif dalam banyak hal, termasuk:
- Menciptakan nilai bagi para pemangku kepentingan
- Membantu menyelaraskan pemangku kepentingan dengan strategi dan tujuan perusahaan
- Mengizinkan penulis untuk terlibat dalam pembelajaran berkelanjutan
Saran menulis di bawah ini akan meningkatkan cara Anda menulis apa pun - dari email informal ke proposal bisnis lengkap. (Satu-satunya hal yang akan bervariasi adalah waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas menulis.)
Langkah 1: Kenali audiens Anda.
Apakah Anda berkomunikasi naik, turun atau lateral? Apakah audiens Anda internal atau eksternal ke organisasi Anda? Ini adalah pertanyaan paling mendasar yang terkait dengan audiens Anda. Jika Anda berhenti di sini dalam penyelidikan, Anda mungkin tidak memiliki cukup informasi untuk melangkah lebih jauh dalam proses penulisan.
Kenali pembaca Anda dengan cara apa pun yang Anda bisa. Jika itu satu orang tertentu, apakah mereka memiliki asisten yang dapat memberi Anda wawasan? Mungkin laporan langsung orang tersebut dapat memberi Anda beberapa petunjuk? Adakah profil orang yang akan membantu Anda menentukan minat dan gaya komunikasi mereka? Jika Anda menjual atau mengomunikasikan rantai komando, jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dapat menjadi penentu penting apakah audiens Anda membaca dan bertindak berdasarkan tulisan Anda.
Luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan gaya komunikasi yang disukai pembaca Anda. Pikirkan tentang bagaimana mereka berkomunikasi dengan Anda dan orang lain. Apakah mereka ingin Anda “langsung ke intinya,” atau apakah mereka mulai dengan menanyakan bagaimana keadaan keluarga Anda? Kebijaksanaan yang berlaku dalam komunikasi tertulis Amerika adalah langsung ke pokok permasalahan; namun; banyak profesional bisnis lebih suka membangun hubungan terlebih dahulu, dan mereka tidak akan membaca email Anda jika mereka merasa diremehkan oleh komunikasi yang melompat langsung ke bisnis. Mengenal audiens Anda berarti mengetahui di mana harus meletakkan poin utama Anda: di awal atau di akhir.
Hal yang paling penting untuk diingat ketika mempertimbangkan audiens Anda adalah mengetahui apa yang mereka pedulikan. Tidak ada yang salah dengan pertanyaan, "Apa untungnya bagi saya?" Jika Anda tidak menanyakannya atas nama pembaca Anda, pesan Anda mungkin diabaikan.
Langkah 2: Tentukan saluran komunikasi.
Setelah Anda mengetahui audiens Anda, Anda dapat membuat keputusan tentang saluran apa yang akan digunakan. Saluran, atau mode komunikasi, dapat dibagi menjadi internal atau eksternal, formal atau informal. Sekali lagi, ini hanya langkah pertama. Pertimbangkan apakah pembaca akan meneruskan informasi Anda. Jika demikian, kepada siapa dia akan meneruskannya? Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda memutuskan apakah Anda memerlukan brosur, surat, memo, email, atau bentuk tulisan bisnis lainnya.
Sebuah contoh: Kami akan menulis surat kepada penyelia kami untuk meyakinkannya bahwa kebijakan baru perlu diberlakukan untuk meminta waktu lunas yang dibayar. Karena ini adalah permintaan internal yang lebih formal, kami akan menggunakan format memo. Memo itu akan ditulis sedemikian rupa sehingga penyelia dapat membawanya ke Direktur SDM untuk diskusi.
Langkah 3: Ucapkan tindakan yang diinginkan.
Selama lokakarya dalam penulisan bisnis, peserta sering memahami audiens dan saluran komunikasi, tetapi pada titik di mana mereka harus mengidentifikasi tujuan keseluruhan mereka, mereka berpikir, "Saya ingin mereka membacanya." Tujuan ini jauh dari tujuan bisnis. menulis - untuk mengubah perilaku. Mengucapkan apa yang Anda inginkan dari pembaca akan mendorong tindakan tertentu. Apakah Anda ingin pembaca mengikuti kebijakan baru? Apakah Anda ingin mereka meminta penawaran pertunjukan atau uji coba? Apakah Anda menyarankan perubahan, atau membuat permintaan yang membutuhkan tindakan segera?
Jika Anda tidak jelas tentang tindakan yang dihasilkan yang ideal, pembaca Anda juga akan tidak jelas - dan kecil kemungkinannya untuk bertindak. Di sisi lain, dengan memiliki gagasan yang jelas tentang apa tujuan komunikasi Anda, Anda cenderung meyakinkan pembaca untuk bertindak. Waktu adalah esensi dalam penulisan bisnis. Anda hanya punya waktu untuk memberi tahu audiens bahwa apa yang Anda katakan itu berharga dan perlu tindakan.
Langkah 4: Berpikir seperti seorang reporter.
Seperti seorang reporter, jawablah "Lima W" - siapa, apa, di mana, kapan, mengapa (dan bagaimana). Ingat bahwa tulisan bisnis lebih jelas ketika itu to the point. Jangan memberikan riwayat dan detail latar belakang "menarik" kecuali jika itu berkaitan langsung dengan apa yang Anda ingin pembaca lakukan.
Jika Anda memiliki pembaca yang menyukai detail yang cukup, pertimbangkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dalam tulisan Anda:
- Mengapa pembaca peduli?
- Apa manfaatnya bagi pembaca?
- Apa yang harus dilakukan pembaca?
- Kapan sebaiknya pembaca melakukannya?
- Apa yang terjadi jika pembaca mengambil tindakan?
- Apa yang terjadi jika pembaca tidak mengambil tindakan?
- Siapa lagi yang akan mendapat manfaat? Mengapa?
- Ke mana pembaca pergi untuk informasi lebih lanjut?
Langkah 5: Tutup penjualan.
Mintalah penjualan di akhir komunikasi bisnis Anda. Mintalah dari pembaca tindakan yang Anda harapkan dan kapan Anda mengharapkannya. Ini adalah teknik "penutupan" yang paling efektif untuk pemirsa A.S. Jika menulis untuk audiens internasional, ada beberapa langkah berbeda yang terlibat; Namun, memberikan tujuan yang meyakinkan akan memperkuat komunikasi Anda.
Mari kita lihat contoh yang menggunakan kelima langkah proses penulisan.
Kepada: Evan Datta Dari: Soma Jurgensen, x555 Tanggal: 29 Desember 2010
Re: Meningkatkan efisiensi permintaan waktu lunas (PTO) Pada pertemuan staf baru-baru ini saya tersentuh oleh keinginan Anda untuk meningkatkan efisiensi dalam proses kami untuk memprioritaskan waktu kami dan menemukan lebih banyak keseimbangan kerja / kehidupan sebagai sebuah organisasi. Gagasan bijaksana Anda hari itu mengilhami saya untuk menawarkan gagasan saya sendiri. Harap pertimbangkan memo ini sebagai permintaan untuk perubahan dalam proses yang membuat perusahaan kami menghabiskan banyak waktu karena ketidakefisienan dan pengerjaan ulang. Berbekal permintaan perubahan ini, Anda dapat menambahkan taktik lain untuk memperjuangkan strategi Anda untuk berfokus pada orang-orang dengan menyederhanakan proses. Kebijakan saat ini adalah bagi karyawan untuk mengirim email kepada penyelia mereka untuk PTO. Atasan kemudian menyelidiki jumlah hari yang dimiliki karyawan dan mengisi sebagian formulir untuk diisi dan ditandatangani karyawan sebelum menyetujui permintaan. Karena perusahaan kami telah meningkatkan jumlah karyawan yang melapor kepada masing-masing manajer selama restrukturisasi tahun lalu, permintaan waktu manajer untuk permintaan PTO meningkat secara eksponensial. Dengan hanya satu asisten, direktur SDM dibanjiri dengan permintaan untuk permintaan akrual PTO individu karyawan. Hasilnya adalah banyak waktu yang dihabiskan untuk meneliti dan memuaskan permintaan, yang telah menyebabkan banyak kesalahan juga. Dengan menggunakan Intranet perusahaan untuk mendistribusikan formulir dan menyesuaikan sistem HRIS dengan login karyawan, banyak penelitian dan formulir dapat dilakukan oleh karyawan itu sendiri. Sistem baru akan berfungsi sebagai berikut: Mengadopsi perubahan prosedural ini akan membebaskan waktu bagi karyawan, manajer, dan SDM. Waktu yang dihemat dapat dihabiskan dalam kontak pribadi dengan karyawan yang memiliki lebih dari pertanyaan rutin, meningkatkan layanan pelanggan yang disediakan oleh HR. Melanjutkan kebijakan saat ini akan mengakibatkan hilangnya waktu dan sumber daya. Untuk informasi lebih lanjut tentang frustrasi mengenai kebijakan saat ini, asisten SDM dan saya siap untuk bertemu setelah tahun pertama. Kami tersedia untuk memberikan perincian spesifik yang mendukung perubahan ini dalam pertemuan dengan Direktur SDM. Proses baru ini dapat diimplementasikan dalam waktu enam bulan, memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan tahun kalender ini (2011) dan dengan cepat menyoroti strategi Anda untuk berfokus pada orang-orang dengan merampingkan kebijakan. Saya akan menghubungi Anda dalam waktu seminggu dari yang pertama tahun ini untuk membahas peluang ini lebih lanjut. Sementara itu, jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya di ekstensi saya di tajuk memo. Hormat kami, XXXX
Kata penutup Ingat ini - bahkan mendedikasikan beberapa detik untuk mengatur pikiran Anda menggunakan proses lima langkah ini dapat meningkatkan pekerjaan Anda, terlepas dari kontennya. Mengikuti setiap langkah yang saling inklusif dapat memungkinkan Anda, penulis bisnis, untuk memfasilitasi komunikasi yang kuat yang memiliki hasil positif untuk bisnis Anda.
