Saya menulis di kolom terakhir saya tentang pembaca ebook Amazon Kindle baru dan berkata:
$config[code] not found"Kami semua dengan cemas menunggu prognostikasi 'kantor tanpa kertas' menjadi kenyataan, namun janji ini tampaknya merupakan khayalan yang lebih sulit dipahami daripada sebelumnya."
Tapi mungkin kantor tanpa kertas sudah di depan mata. Ya, saya mendengarkan mereka yang terus mengatakan bahwa kantor tanpa kertas masih menjadi mimpi. Tapi saya pikir kuncinya di sini adalah untuk bertujuan, dan bekerja menuju, kemajuan dalam membersihkan diri Anda dari kertas, bukan kesempurnaan dalam mencapai tujuan akhir itu. Sistem manajemen data yang tepat dapat menggabungkan kepraktisan kertas dengan kecepatan informasi dan teknologi baru.
Sebagai pengusaha dan pemilik usaha kecil, kami ingin menghilangkan jumlah kertas yang kami gunakan karena hanya membutuhkan terlalu banyak waktu (dan uang) untuk menghasilkan, mengorganisir, dan memperoleh kembali. Melakukan hal itu bisa menghemat banyak uang bagi perusahaan Anda, dan membantu Anda menghasilkan lebih banyak uang juga.
Dengan proliferasi informasi saat ini, kita perlu membuat informasi tersedia untuk diri kita sendiri dan orang lain dengan kecepatan dunia saat ini.
Lihatlah bagaimana kertas dan file ditangani di bisnis Anda.
Jika Anda menyukai saya, saya akan sangat berani menyarankan bahwa apa yang Anda temukan tidak akan membuat Anda bahagia.
Anda mungkin memiliki kantor yang paling terorganisir di dunia, namun waktu yang diperlukan untuk mensistematiskan pencatatan Anda dan mempertahankan metode organisasi ini diterjemahkan menjadi dolar nyata - jam yang dapat dihabiskan untuk R&D dan pemasaran.
Apakah Anda menggunakan sistem pengarsipan 'tumpukan', menyimpan barang-barang di tumpukan rapi sehingga Anda tahu persis di mana semuanya berada? Pikirkan kekacauan fisik yang disebabkan oleh hal ini, serta rasa bersalah yang Anda rasakan karena Anda selalu merasa perlu untuk 'melewati' tumpukan ini - untuk memastikan, paling tidak, bahwa Anda belum melupakan sesuatu.
Jika file kertas mengubur kantor Anda, "pergi tanpa kertas" mungkin merupakan pilihan yang baik. Tapi apa, tepatnya, apa artinya tanpa kertas bagi bisnis Anda? Itu melibatkan pengambilan keputusan untuk melakukannya dan tidak berbalik. Ini berarti memindai semua file tersebut ke komputer, dan melatih staf untuk menggunakan file digital.
Sekarang, makalah yang dulu harus dikirim dari satu rekan ke yang lain atau dari bisnis Anda ke klien atau klien perspektif dapat dilihat di mana pun mereka dibutuhkan. Perusahaan Anda dapat menghemat banyak waktu dan dolar tanpa henti dalam produktivitas dan efisiensi saja.
Kenyataannya adalah bahwa kantor Anda akan selalu menggunakan kertas. Istilah 'tanpa kertas' terlalu tinggi untuk dicapai. Beberapa orang perlu mencetak sesuatu untuk membacanya. Anda akan mencetak barang untuk dibawa bersama dan ditampilkan kepada orang lain. Tidak setiap presentasi dapat disesuaikan dengan PowerPoint. Anda tidak akan menyingkirkan printer itu.
Tapi Anda akan menyingkirkan lemari arsip, atau setidaknya beberapa dari mereka, saat Anda memindai file ke komputer Anda dan membuat file baru di komputer, dan kebutuhan untuk terus-menerus mengatur file-file itu.
Berikut adalah 4 hal yang perlu dipertimbangkan ketika tidak memiliki kertas:
1. Saat memindai file, pemindai dokumen khusus sangat penting.
2. Saat menyimpan file, cara terbaik dan paling diterima secara universal adalah dalam format PDF, atau format dokumen portabel. Ini adalah format stabil yang membuat file tampak persis seperti yang terlihat di atas kertas. Itu dapat dibaca secara online atau dicetak, membutuhkan sedikit ruang, dan mudah dibuat dengan perangkat lunak yang tersedia dari Adobe.
3. Jika Anda mendigitalkan file Anda, Anda akan memerlukan hard drive yang didedikasikan untuk memegang "kabinet file" baru Anda, dan sistem cadangan data yang baik. Profesional teknis menyarankan memiliki dua hard drive portabel. Anda mencadangkan satu ke yang lainnya setiap minggu, dan membawa cadangan ke lokasi di luar kantor seperti kotak deposit bank.
4. Jika Anda tidak memiliki komputer di jaringan area lokal (LAN), komputer harus dihubungkan sehingga semua orang dapat mengakses file. Menyiapkan jaringan nirkabel berharga sekitar $ 25-50 per komputer, ditambah $ 75-100 dolar untuk "hub" atau router pusat untuk empat komputer.
Kebanyakan orang tidak kesulitan melihat file digital dan memeliharanya. Apa yang Anda dan karyawan Anda mungkin mengalami masalah adalah membiasakan diri dengan sistem penyimpanan catatan dan informasi baru. Siapkan semua orang dalam hal protokol file. Bagaimana seharusnya direktori diberi label? Bagaimana seharusnya file diberi nama? Sangat penting bahwa setiap orang menggunakan standar yang sama. Putuskan apa yang akan menjadi dan cetak salinan untuk semua orang. Buat salinan tersedia di jaringan perusahaan.
Pergi tanpa kertas adalah masalah pilihan: itu adalah gaya hidup sadar dan keputusan gaya kerja. Ini adalah salah satu yang, ketika sepenuhnya berkomitmen untuk, dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas Anda, serta mengurangi jumlah limbah yang kita hasilkan masing-masing.
Sudahkah Anda membuat keputusan tanpa kertas?
* * * * *
