Anda mungkin sudah menggunakan "cloud" (mis., Online) untuk mengoperasikan beberapa aspek bisnis Anda.
Tetapi seperti yang dijelaskan oleh Thomas Hansen, Wakil Presiden Microsoft Worldwide SMB, bahkan jika Anda menjual manfaat dari cloud, mungkin tampak menakutkan untuk memulai - atau melakukan lebih banyak.
Dia menganjurkan mengambil langkah-langkah tambahan. Mulai dari yang kecil. Kemudian lakukan lebih banyak dari waktu ke waktu.
$config[code] not foundJadi saya pikir saya akan membangun ide itu, dengan menguraikan 10 hal yang dapat Anda lakukan - mulai hari ini - untuk melompat di atas awan atau meningkatkan penggunaan aplikasi cloud Anda. Pilih beberapa langkah taktis ini dan Anda dapat menghemat waktu, mengoperasikan bisnis Anda lebih efisien, dan sering mengurangi biaya:
1) Setel Lokasi Penyimpanan File Default Anda ke Cloud
Satu hal untuk berbicara tentang penyimpanan file online pusat. Tapi itu sama sekali berbeda jika Anda dan staf Anda harus mengambil langkah-langkah tambahan untuk mentransfer file ke platform penyimpanan cloud online Anda sepanjang waktu.
Pikirkan tentang itu. Jika Anda dan staf Anda menabung terlebih dahulu ke hard drive atau perangkat lokal, perlu upaya dua kali lipat untuk berbalik dan menyimpan file-file itu ke penyimpanan file cloud Anda nanti.
Tetapi Anda dapat "mengatur dan melupakannya" sehingga Anda tidak perlu mengambil langkah tambahan apa pun. Dan file perusahaan penting Anda akan secara otomatis dicadangkan dalam proses.
Cukup konfigurasikan komputer Anda sehingga lokasi default setiap anggota staf untuk menyimpan file adalah solusi penyimpanan online pilihan perusahaan.
Misalnya, jika Anda menggunakan Microsoft OneDrive sebagai solusi penyimpanan cloud Anda, mudah untuk mengonfigurasinya di Windows 8. Klik pada "Pengaturan PC" dan Anda akan melihat item menu untuk OneDrive. Dari sana Anda bisa mengklik tombol on / off untuk menjadikan OneDrive lokasi default Anda untuk penyimpanan file.
Atau lakukan pencarian online untuk instruksi bagaimana mengubahnya ke platform pilihan pada perangkat khusus Anda. Dimungkinkan untuk menetapkan penyimpanan cloud sebagai lokasi penyimpanan default untuk banyak perangkat.
2) Go For Low Hanging Fruit: Email dan Dokumen Berbasis Cloud
Tempat logis lain untuk memulai adalah mengadopsi platform email dan dokumen berbasis cloud, seperti Office 365. Jika Anda belum melakukan ini, izinkan saya memberi tahu Anda, manfaat bisnisnya cukup menarik.
Pertama, ini membantu dengan produktivitas pribadi Anda dan tim Anda. Jika Anda menggunakan beberapa perangkat (seperti yang saya lakukan!), Anda dapat memiliki akses ke semua dokumen jenis kantor dan email apa pun perangkat yang Anda gunakan. Pergi ke konferensi, dan membawa laptop atau tablet Anda? Dengan platform produktivitas cloud seperti Office 365, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan hanya dengan masuk. Anda tidak perlu lagi mentransfer file dari thumb drive atau menyinkronkan perangkat nanti.
Kedua, ini membantu dengan kolaborasi tim. Dalam bisnis saya sebagian besar anggota tim bekerja jarak jauh dari rumah mereka. Namun, kita semua masih dapat memiliki akses ke file dan alat yang sama, hanya dengan terhubung dengan browser atau aplikasi seluler.
Misalnya, kami menggunakan kalender bersama secara ekstensif. Dengan cara ini, kita dapat melacak tenggat waktu perusahaan yang memengaruhi atau melibatkan banyak orang dan departemen, memusatkan pengingat, dan melihat jadwal ketersediaan sekilas.
Kami juga menggunakan kolaborasi dokumen bersama - secara harfiah setiap hari. Apa yang kami lakukan adalah mengadakan rapat melalui panggilan konferensi atau konferensi video, dan kemudian tim melihat dan mengedit satu dokumen saat kami berada di konferensi. Atau kami membuat catatan pertemuan pada dokumen bersama pusat. Menghemat banyak waktu. Tidak perlu lagi merutekan catatan rapat. Kami tidak perlu khawatir tentang versi dokumen mana yang terbaru, karena kita semua di sana membuat dan mengedit dokumen yang sama.
Plus, Anda dapat menyebarkan biaya bulanan. Tidak ada biaya lisensi di muka yang besar - jauh lebih mudah untuk dianggarkan dan dianggarkan.
3) Buat Sistem Pengarsipan Online Pusat
Setelah Anda membuat semua orang menabung ke cloud, Anda perlu cara sederhana bagi tim Anda untuk menemukan apa yang ada di sana untuk file-file umum.
Untuk melakukan ini, buat sistem pengarsipan online. Atur semakin banyak dokumen dan file yang dibuat bisnis Anda setiap hari.
Gunakan serangkaian folder yang berlabel jelas. Apakah Anda mengatur pekerjaan Anda berdasarkan proyek? Oleh klien? Oleh departemen? Buat sistem yang masuk akal untuk bisnis Anda.
Dengan sistem pengarsipan di seluruh perusahaan, tim Anda akan menghemat banyak waktu jika tidak mereka akan menghabiskan mencari item atau upaya duplikasi karena mereka tidak dapat menemukan sesuatu.
4) Dorong Klien dan Kontraktor untuk Berbagi Melalui Cloud
Berapa kali Anda menemukan diri Anda mengirim email file bolak-balik? Maka Anda harus mencari melalui email nanti untuk menemukan file yang Anda butuhkan.
Anda akan menghemat waktu dengan berbagi file secara langsung melalui cloud.
Anda mungkin tidak dapat "memaksa" pihak ketiga untuk menggunakan platform cloud sharing Anda, mengapa tidak bertanya? Nyatakan manfaat dengan cepat, seperti “Kami ingin berbagi dan mengedit file di OneDrive atau Dropbox atau platform lain karena menghemat waktu berburu melalui email. Bisakah saya berbagi ini dengan Anda di sana? "
Beberapa tidak akan nyaman berbagi file dengan cara ini. Tetapi Anda mungkin akan terkejut jika Anda menyebutnya sebagai opsi.
5) Gunakan Aplikasi Tanda Tangan Elektronik
Apakah Anda mengirim atau menerima banyak dokumen yang membutuhkan tanda tangan? Jika demikian, Anda dan tim Anda mungkin menghabiskan banyak waktu mengirim email, mencetak, menandatangani, memindai, mengirim faks - Anda tahu caranya.
Ini sebuah tip: lihat aplikasi tanda tangan elektronik berbasis cloud. Pikirkan, Halo Masuk atau DocuSign. Ada banyak opsi tanda tangan elektronik lain di luar sana.
Mereka menghemat banyak waktu. Tidak hanya itu, aplikasi tanda tangan elektronik menghilangkan beberapa faktor penundaan karena Anda dapat segera menandatangani dokumen, bahkan ketika sedang berada di jalan, alih-alih menunggu sampai Anda berada di dekat printer atau mesin faks.
Mereka juga menghilangkan banyak kerumitan sirkulasi dokumen untuk ditandatangani. Mereka merutekan dokumen ke semua pihak untuk ditandatangani, dan bahkan mengirim pengingat.
6) Membuat Perpustakaan Aset Digital di Cloud
Izinkan saya mengajukan pertanyaan: berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk berburu atau meneruskan aset digital perusahaan?
Saya berbicara tentang logo Anda, brosur yang Anda bawa ke pameran dagang beberapa tahun yang lalu, template presentasi papan yang Anda gunakan tahun lalu, formulir ulasan kinerja kosong, foto perusahaan resmi, bios eksekutif, kit pers, dan aset lainnya.
Jika perusahaan Anda seperti perusahaan saya dulu, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menggali materi semacam itu.
Buat perpustakaan aset digital. Siapkan folder bersama pusat atau folder pada platform penyimpanan cloud Anda. Sekarang aset ini akan tersedia untuk siapa saja di tim Anda yang membutuhkannya, di mana saja, kapan saja. Mereka tidak akan harus berburu untuk mereka atau mengganggu orang lain untuk menemukannya.
7) Konversi Satu Sistem Bisnis Penting ke Cloud
Anda tidak perlu menangani semua sistem bisnis Anda dan memindahkan semuanya ke cloud sekaligus. Mulailah dengan melihat tiga sistem terpenting Anda. Itu mungkin QuickBooks, basis data kontak Anda, dan sistem manajemen inventaris Anda.
Jika Anda masih menggunakan versi lokal atau berbasis desktop dari sistem tersebut, mulailah mengevaluasi manfaat dari versi berbasis cloud (online). Dengan versi cloud, Anda akan memperoleh banyak dalam hal kemampuan untuk seluruh tim untuk memiliki akses ke informasi dan berkolaborasi lebih baik. Dan sistem cloud membuatnya lebih mudah untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lainnya, menghilangkan entri data duplikat dan efek silo dari informasi yang terdampar dalam satu sistem.
Aplikasi mana yang akan menghasilkan ledakan terbesar dengan pindah ke cloud? Itu pertanyaan yang harus diajukan.
8) Bersikeras Perlindungan Malware yang Diperbarui Cloud untuk semua Pekerja
Ini terutama penting bagi pekerja jarak jauh.
Perusahaan besar biasanya memiliki departemen TI perusahaan yang membuat jaringan perusahaan dengan perlindungan seperti perlindungan malware.
Tetapi usaha kecil mungkin tidak memiliki jaringan.
Atau tim bisnis kecil sering bekerja dengan orang-orang yang tidak ada di jaringan mereka. Pekerja jarak jauh dapat terhubung dari perangkat mereka sendiri dari rumah, menggunakan cloud publik. Mereka hanya masuk melalui Internet.
Jadi, penting bagi setiap orang yang mengakses sistem atau data Anda, atau berbagi file, agar perlindungan malware diperbarui secara berkala dengan tanda tangan malware baru melalui cloud.
Microsoft menawarkan produk Windows Defender bawaan untuk desktop dan perangkat berbasis Windows - dan gratis. Pastikan itu diaktifkan. Atau miliki opsi perlindungan malware lainnya.
Juga, ketika Windows 10 keluar akhir tahun ini, itu akan menambahkan fitur keamanan yang dibangun melalui Pembaruan Windows. Windows 10 juga akan menawarkan opsi yang disebut Pembaruan Windows untuk Bisnis. Ini akan memberikan akses yang lebih cepat ke pembaruan keamanan dan perbaikan kritis dan kontrol atas penyebaran pembaruan, untuk administrator TI. Misalnya, jika Anda memiliki departemen TI, ia akan dapat mengirimkan tambalan ke situs-situs terpencil, menggunakan bandwidth terbatas.
9) Instal Sistem Telepon Berbasis Cloud
Pertimbangkan layanan telepon voice-over-IP (VOIP), atau switchboard virtual dan sistem pesan suara berbasis perangkat lunak.
Dengan sistem telepon berbasis cloud, Anda memperoleh kemampuan bagi pekerja jarak jauh untuk memiliki akses ke sistem telepon pusat - dengan biaya yang sangat rendah. Untuk usaha kecil dengan pekerja jarak jauh atau mereka yang bekerja dari rumah, ini sangat penting. Bahkan jika anggota tim menggunakan perangkat seluler mereka sendiri, Anda masih dapat menghubungkan semua orang dengan ekstensi pusat dan kotak pesan suara perusahaan.
Anda juga mendapatkan kesan profesional dalam bentuk salam suara otomatis.
Pesan voicemail dapat dialihkan sebagai file audio melalui email, sehingga dapat diteruskan ke anggota tim lainnya.
Anda juga mendapatkan statistik penggunaan untuk membantu Anda melihat bagaimana tim Anda menggunakan telepon - sempurna untuk mengelola fungsi dukungan pelanggan, misalnya.
10) Gunakan Rapat Video
Terakhir tetapi tentu tidak kalah pentingnya, manfaatkan banyak pertemuan virtual melalui video. Jika Anda sudah menggunakannya, fantastis - lakukan lebih banyak.
Video memberikan dampak interaksi pribadi kepada pelanggan dan prospek penjualan, tanpa biaya perjalanan pribadi.
Rapat video juga bagus untuk tim. Orang yang bekerja dari rumah atau berada di kantor yang berbeda mungkin merasa terisolasi. Ini bisa mendemotivasi. Email dan pesan instan berguna, tetapi mereka bukan pengganti mendengar infleksi suara anggota tim atau melihat bos tersenyum. Video membuat orang merasa disertakan. Ini memperlancar cara untuk bekerja sama.
Banyak usaha kecil menggunakan Skype karena gratis dan begitu banyak orang menggunakannya untuk keperluan pribadi sehingga mereka sudah terbiasa dengannya. Solusi konferensi apa pun yang Anda pilih, lakukan saja.
Saya harap 10 ide ini memacu Anda untuk berbuat lebih banyak dengan cloud - atau mengkonfirmasi bahwa bisnis Anda dalam kondisi yang baik ketika datang ke cloud.
Jangan segera mengatasi semua ini. Pilih satu atau dua - dan mulailah.
Pada saat penulisan ini, Anita Campbell berpartisipasi dalam Program Duta Besar Usaha Microsoft.
Foto Buah Gantung Rendah melalui Shutterstock
3 Komentar ▼
