Beri tahu kami jika ini terdengar familier. Anda membutuhkan semua orang untuk menghadiri pertemuan besar, atau melakukan panggilan konferensi, yang berarti semua orang akan jauh dari meja mereka selama beberapa jam. Rapat itu penting, tetapi begitu juga pekerjaan yang harus disela rapat.
Ada beberapa cara Anda dapat mengatasi kedua kebutuhan di tempat kerja. Di bawah ini adalah tips tentang cara mengadakan pertemuan dengan tetap menjaga produksi tetap pada jalurnya, dengan meningkatkan efisiensi, otomasi, dan melalui penggunaan teknologi.
$config[code] not foundEfisiensi
- Tinjau proses internal Anda. Anda mungkin memiliki beberapa tugas yang merupakan bagian dari rutinitas harian Anda yang dapat Anda lakukan tanpa. Setelah Anda tahu apa itu, Anda dapat memisahkan tugas-tugas penting dari yang tidak lagi diperlukan.
- Melimpahkan. Pastikan untuk berkomunikasi dengan tim Anda tentang apa yang dapat mereka lakukan untuk membantu merampingkan proyek. Ketahuilah apa yang dapat Anda lakukan sendiri, dan apa yang akan membutuhkan bala bantuan.
- Istirahat. Ini mungkin terdengar kontradiktif, tetapi kadang-kadang Anda harus berhenti bekerja agar tetap bekerja. Seperti yang dikatakan Forbes: “Ketika tidak bergerak, enzim lipoprotein lipase (LPL), yang bertanggung jawab untuk memecah lemak dalam aliran darah dan mengubahnya menjadi energi, menurun secara signifikan, menyebabkan sel-sel lemak membangun. Singkatnya, kurangnya gerakan sama dengan penurunan energi. "
- Rencanakan hari Anda di sekitar makan siang. Banyak dari kita yang lebih tajam di pagi hari, jadi gunakan waktu itu untuk pekerjaan yang membutuhkan analisis dan pemikiran yang mendalam. Tulis laporan dan angka-angka krisis segera setelah Anda duduk. Setelah makan siang, ketika Anda sudah mengisi bahan bakar, fokuslah pada hal-hal yang mengharuskan Anda berinteraksi dan berbagi ide, seperti rapat dan panggilan konferensi.
- Buat daftar. Letakkan semua yang perlu Anda lakukan dalam urutan prioritas dan waktu yang dibutuhkan. Saat Anda memeriksa setiap tugas, Anda dapat menemukan waktu dalam sehari yang paling produktif.
Otomatisasi
- Mengotomatiskan tugas media sosial. Hootsuite mungkin yang paling terkenal, tetapi ada banyak aplikasi dan alat media sosial lainnya. Misalnya, Buffer memungkinkan Anda untuk menjadwalkan posting sesuai dengan pola tertentu. Jadi, jika Anda ingin, katakanlah, memposting hari kerja pada pukul 10 pagi, Buffer dapat membantu Anda melakukan itu. Platform lain, Dlvr.it, memungkinkan Anda untuk menyinkronkan situs Anda dengan Facebook, Twitter, dan LinkedIn.
- Buat template untuk dokumen yang umum digunakan. Katakanlah Anda mengirimkan jenis faktur atau surat yang sama setiap minggu. Anda dapat menghemat waktu dengan membuat templat untuk ini, dan kemudian hanya perlu mengisi nama, tanggal, dan angka yang sesuai.
- Gunakan kalender online di Cloud dan bagikan. Duduk di rapat bisa memakan waktu, tetapi juga bisa menjadwalkan rapat. Dengan membiarkan kolega Anda dan klien Anda tahu apa yang akan Anda lakukan dan ketika Anda akan melakukannya, Anda dapat menyimpan banyak bolak-balik email dan panggilan.
- Otomatis tindak lanjut pelanggan dan tugas serupa. Setelah meninjau proses internal, Anda mungkin menemukan ada sejumlah tugas pemborosan waktu berulang yang dapat diotomatisasi dalam 30 menit atau kurang.
- Buat respons email "kalengan" untuk email yang membutuhkan waktu respons yang sama dan lagi. Dengan begitu Anda tidak perlu mengetikkan email yang sama setiap kali Anda merespons. Atau lebih baik lagi, jika Anda ditanyai pertanyaan yang sama berulang kali, buat halaman atau dokumen FAQ dan publikasikan secara online atau berikan ke kolega Anda, sehingga jawabannya ada di tangan dan persyaratan komunikasi berkurang.
Teknologi
- Tempatkan daftar periksa di Cloud sehingga Anda dapat membawanya dan membagikannya. Forgett memungkinkan Anda untuk membagikannya atau merahasiakannya, dan bahkan memungkinkan Anda menambahkan gif animasi. Dan Checkli memiliki banyak fitur yang sama, dan memungkinkan Anda membuat versi PDF dari daftar Anda.
- Biasakan diri dengan makro (alias pintasan). Program seperti Microsoft Word memiliki makro sebagai fitur bawaan yang memungkinkan pengguna melakukan tugas rutin secara otomatis. Sangat mudah untuk membuat dan menyesuaikannya. Beberapa cukup mudah (kontrol saya untuk huruf miring). Setelah Anda menguasai mereka, Anda akan menghemat waktu saat Anda menulis. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang membuat makro untuk Microsoft Word, kunjungi halaman dukungan Microsoft Office. Dan dengan semangat tulisan ini, simpan info ini sebagai dokumen dan bagikan dengan kolega dan staf Anda untuk membantu mereka merampingkan kebutuhan mereka.
- Jika Anda ingin mempelajari cara membuat templat di Word, Excel, atau Powerpoint, taruhan terbaik Anda adalah dengan melihat apa yang dikatakan Office.. Juga, artikel ini bermanfaat karena berfokus pada kolaborasi tim.
- Gunakan perangkat lunak akuntansi untuk merampingkan tugas faktur dan penagihan. Tidak perlu secara manual membuat faktur untuk klien yang ditagih jumlah yang sama setiap bulan untuk layanan yang sama.
- Manfaatkan label, folder, dan tag di kotak masuk email Anda. Ini membantu untuk mengurutkan dan mengatur item, dan yang lebih penting, ini membantu untuk pengambilan pesan dengan cepat.
Hal-hal penting terjadi dalam rapat Anda, dan tidak baik jika mereka khawatir tentang apa yang akan Anda lewatkan. Dengan mengikuti beberapa tips tentang cara mengadakan pertemuan, Anda akan dapat mengurangi beberapa tugas yang lebih kecil di sekitar kantor untuk fokus pada tugas yang lebih besar di ruang dewan.
Gambar Pertemuan via Shutterstock
Lebih lanjut dalam: Disponsori 2 Komentar ▼
