Beberapa tempat kerja memiliki kebijakan pintu terbuka yang memungkinkan karyawan untuk menyuarakan keprihatinan mereka kapan pun atasan tersedia. Namun, dalam beberapa bisnis, satu-satunya cara agar suara Anda didengar adalah dengan membuat surat atau email. Jika Anda bekerja di jenis kedua tempat, luangkan waktu untuk memastikan surat Anda ditulis dengan baik, secara tata bahasa benar dan menyerang nada profesional dan berpendidikan.
Akankah Ini Pergi Ke Mana Saja?
Sebelum Anda duduk untuk membuat surat itu, tanyakan pada diri Anda apakah itu akan sepadan dengan masalah, saran pelatih karir Marie G. McIntyre, Ph.D., di situs web Your Office Coach. Pikirkan apakah bos Anda akan dapat melakukan apa pun tentang masalah yang Anda hadapi. Jika kekhawatiran Anda tentang pekerjaan melibatkan rekan kerja yang menyebalkan, misalnya, itu mungkin tidak sepadan dan Anda lebih baik menyimpan keluhan Anda untuk sesuatu yang lebih berharga di masa depan.
$config[code] not foundPutuskan Apa yang Anda Inginkan
Sekarang setelah Anda menentukan ada sesuatu yang bisa dilakukan atasan Anda tentang masalah Anda, tetapkan "sesuatu" sejelas mungkin. Ini akan menjadi inti dari surat Anda. Tanpa permintaan tindakan, surat Anda akan tampak seperti merengek. Solusinya mungkin jelas bagi Anda, tetapi atasan Anda tidak hidup dengan sepatunya dan tidak akan selalu menghasilkan solusi yang sama seperti Anda. Sebelum Anda menulis surat itu, berlatih menulis permintaan sederhana yang ingin Anda lihat, atau yang jelas. Misalnya, Anda dapat mengatakan "Saya meminta perubahan pada pengaturan meja." Jika Anda memiliki beberapa permintaan, prioritaskan mereka dalam daftar poin singkat, dengan permintaan paling penting terlebih dahulu.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKatakan masalahnya
Sekarang saatnya untuk mulai menyusun surat itu. Alamat dengan baik dan perkenalkan diri Anda, jika perlu. Di perusahaan yang lebih besar, atasan Anda mungkin perlu mengingatkan posisi atau departemen Anda. Kemudian buat pernyataan langsung tentang masalah tersebut, seperti "Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang situasi yang terjadi di departemen X." Setelah itu, nyatakan fakta seperti yang telah Anda amati. Nyatakan fakta-fakta ini tanpa menyalahkan atau menjadi emosional. Mereka akan membawa lebih banyak beban dengan cara itu.
Mengapa Bos Anda Peduli
Dalam paragraf kedua, nyatakan dengan jelas bagaimana masalah ini memengaruhi produktivitas, moral kantor, laba perusahaan, atau faktor lain apa pun yang menjadi perhatian bos. Katakan Anda prihatin dengan kualitas udara di kantor, misalnya. Bos Anda mungkin bukan orang yang secara otomatis khawatir dengan kenyamanan pribadi Anda - bahkan jika ia seharusnya - tetapi ketika Anda memberinya angka yang jelas yang menunjukkan bagaimana masalahnya memengaruhi produktivitas tempat kerja Anda, ia mungkin memperhatikan.
Bungkus Semuanya
Gunakan paragraf terakhir untuk menyatakan solusi untuk masalah yang Anda buat sebelum Anda mulai membuat surat. Jika solusi Anda melibatkan lebih banyak upaya dari pihak Anda, tidak ada salahnya untuk sedikit meminyaki roda dan biarkan dia tahu apa investasi pribadi Anda. Jika ada masalah tindak lanjut lainnya untuk dibahas, beri tahu atasan Anda kapan Anda bisa ada. Di akhir surat, ucapkan terima kasih kepada atasan Anda untuk kesempatan bekerja dengan perusahaan, dan tanda tangani. Tinggalkan nomor telepon dan alamat email Anda di bagian bawah surat, jika Anda tidak yakin apakah bos Anda memilikinya.
