Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi banyak perusahaan ketika mencoba untuk tetap mematuhi peraturan pemerintah tertentu adalah menerapkan perangkat lunak pelacakan waktu dengan benar. Dengan sejumlah besar pilihan, termasuk teknologi rendah dan teknologi tinggi, dapat menjadi tantangan untuk menentukan perangkat lunak yang tepat, metode yang tepat, dan praktik terbaik untuk menerapkan di seluruh perusahaan.
Berikut adalah beberapa praktik terbaik absen yang menyertakan beberapa praktik paling mendasar dan penting untuk menemukan perangkat lunak pelacakan waktu yang tepat untuk organisasi Anda.
$config[code] not foundTerapkan Pelacakan Waktu Dari Atas, Bawah
Tidak ada yang dapat menurunkan moral karyawan lebih dari perasaan bahwa ada standar ganda, terutama ketika datang untuk melacak waktu mereka. Ketika bos tidak hanya mempromosikan pelacakan waktu, tetapi juga menggunakannya, ini membantu menekankan kepada karyawan pentingnya pelacakan waktu untuk semua orang yang terlibat.
Ada banyak cara kreatif untuk membuat seluruh organisasi bertanggung jawab. Agensi iklan Colle + McVoy menerapkan tidak hanya sistem kartu absen, tetapi juga solusi perangkat lunak yang memungkinkan kulkas bir seluruh perusahaan dibuka setiap hari Jumat, dengan ketentuan bahwa semua lembar waktu karyawan dikirimkan tepat waktu.
Menurut Adweek:
“Colle + McVoy telah membangun mesin yang luar biasa yang disebut TapServer -“ sistem penyebaran bir multi-tong ”yang menggunakan RFID dan perangkat lunak yang ditulis khusus untuk memverifikasi apakah Anda telah berhenti menjadi git yang malas, menyelesaikan timesheets Anda dan mendapatkan pint gratis Anda "
Terutama dengan sesuatu yang berpotensi tidak populer seperti pelacakan waktu, mengetahui bos menghargai itu cukup untuk melakukannya sendiri dan menerapkan aturan yang sama di seluruh perusahaan dapat menjadi motivasi yang kuat bagi semua orang untuk melakukan bagian mereka.
Tawarkan Pelatihan yang Diperlukan
Komunikasi adalah segalanya. Memastikan semua orang memahami apa yang terlibat dalam pelacakan waktu yang akurat dapat mengubah cara karyawan Anda merespons kebijakan kartu absen baru Anda dengan cepat. Terlepas dari niat baik karyawan, jika mereka tidak memahami apa yang terlibat, itu dapat menyebabkan kesalahan dan informasi yang hilang pada lembar waktu.
Ini sangat penting bagi perusahaan yang bekerja dengan lembaga pemerintah, memiliki jenis karyawan per jam atau gaji, atau organisasi lain yang memiliki persyaratan penelusuran waktu yang ketat. Pelatihan yang tepat sering dapat berarti perbedaan antara tetap patuh dan kehilangan kontrak yang berharga sama sekali.
Otomatiskan Seluruh Proses
DCAA News adalah organisasi yang menyediakan informasi bagi kontraktor yang ingin menjadi kontrak pemerintah yang patuh dan aman DCAA. Karena menjaga kepatuhan DCAA memerlukan pelacakan waktu yang akurat, perlu diperhatikan salah satu rekomendasi yang dibuat oleh DCAA News:
"… Lewati segala bentuk pembukuan manual; mempermudah hidup Anda dengan sistem perangkat lunak otomatis yang sesuai dengan DCAA. Paket perangkat lunak ini dapat menginformasikan data apa yang perlu dilacak, dapat mengotomatisasi persetujuan, dapat memungkinkan karyawan masuk atau keluar dari mana saja, membuat faktur, memungkinkan pengunduhan ke dalam QuickBooks, melacak waktu cuti, dapat membuat laporan ad hoc yang sangat terperinci, memberikan kata sandi perlindungan dan sebagainya. Paket perangkat lunak ini dapat memungkinkan manajer untuk manajer pada tugas-tugas yang lebih nyata sementara pada saat yang sama dapat melihat data absen akurat. "
Proses otomasi bisnis Anda tidak hanya akan membuat Anda patuh pada pemerintah, tetapi juga akan secara besar-besaran membantu menjaga keamanan data perusahaan Anda. Menurut sebuah studi dari IBM, "95 persen dari semua insiden keamanan melibatkan kesalahan manusia." Ya, itu sangat tinggi.
Mengotomatiskan proses Anda tidak hanya akan mengurangi risiko data itu, tetapi juga akan membantu Anda tetap patuh, dan selama Anda melatih staf Anda dengan baik untuk mengikuti sistem baru ini, organisasi Anda akan dapat memanfaatkan sistem absen Anda sebaik mungkin..
Pindah ke Karyawan Setiap Jam
Sementara karyawan yang digaji mungkin terdengar bagus secara teori, dalam praktiknya, pengaturan tersebut jarang berhasil bagi majikan atau karyawan. Terlalu mudah bagi karyawan untuk mengambil keuntungan dari gaji yang tidak berorientasi pada hasil, sementara banyak majikan mencoba untuk mendapatkan lebih dari nilai uang mereka dari karyawan. Hasilnya seringkali merupakan perjuangan tarik ulur perang di mana produktivitas adalah korban utama.
April Dykman, menulis untuk Get Rich Slowly menjelaskan beberapa tantangan ini:
"Di pekerjaan lain, saya diberi tahu bahwa dengan gaji berarti bahwa 'jika kita menutup kantor lebih awal, Anda masih akan dibayar.' Tapi kami menutup kantor mungkin dua atau tiga sore hari dalam setahun, dan ada banyak, banyak acara yang membutuhkan 8+ jam sehari. Suatu hari saya menghabiskan 22 jam sehari untuk acara yang sangat besar. ”
Solusi yang jauh lebih baik adalah memindahkan semua karyawan untuk membayar setiap jam, di mana masing-masing pihak dengan jelas memahami apa yang diharapkan dan ada jauh lebih sedikit ruang bagi satu untuk mengambil keuntungan dari yang lain.
Catat Waktu Anda Setiap Hari
Salah satu kesalahan terbesar yang banyak dilakukan adalah mencatat waktu di akhir minggu. Banyak dari kita tidak dapat mengingat apa yang kita miliki untuk sarapan kemarin, apalagi mengingat dan menciptakan kembali seluruh hari kerja setelah fakta. Untuk menjaga catatan yang baik dan praktik terbaik, pastikan semua orang di perusahaan mencatat absen mereka setidaknya sekali sehari.
Sebaliknya, untuk membantu memfasilitasi itu, pastikan proses pencatatan absen tidak begitu berbelit-belit sehingga menjadi tugas utama untuk melakukannya. Merekam absen tidak boleh lebih dari beberapa menit setiap hari.
Meskipun tentu saja tidak lengkap, praktik terbaik absen ini adalah beberapa yang paling penting, dan sayangnya, diabaikan.
Jika organisasi Anda dapat menerapkan ini saat sistem kartu absen diterapkan, dan dapat terus berkomunikasi dengan jelas dan efektif dengan karyawan Anda - perusahaan Anda akan berfungsi lebih baik untuk itu.
Foto Stopwatch melalui Shutterstock
7 Komentar ▼
