Email adalah berkah dan kutukan bagi bisnis modern. Alat yang secara tunggal dapat mengubah pemasaran, komunikasi, layanan pelanggan, dan manajemen proyek Anda untuk sebuah perusahaan. Pada saat yang sama, email telah menjadi pawai komunikasi tanpa henti yang tak pernah berakhir yang menjadi beban yang mustahil untuk terus dipantau dalam bisnis.
Pekerja kantor rata-rata sekarang menghabiskan 28% dari waktu mereka bergeser melalui email. Karena itu, masuk akal bahwa kami harus membantu bisnis mengurangi kekacauan email di kotak masuk mereka.
$config[code] not foundKurangi Kekacauan Email Hari Ini
Miliki Waktu Tertentu Hari Ini untuk Memeriksa Email
Jika Anda memeriksa email Anda sepanjang waktu, Anda tidak akan pernah menyelesaikan apa pun.
Timothy Ferriss, penulis 4 Jam Kerja Minggu, adalah penguasa ini. Dia memeriksa emailnya seminggu sekali. Meskipun itu mungkin agak ekstrem bagi sebagian besar pengusaha, ingatlah bahwa Anda tidak harus duduk di depan email sepanjang hari. Itu adalah gangguan utama.
Buat Respons Boilerplate
Kemungkinan besar Anda memiliki beberapa email yang harus Anda kirim terus-menerus melalui email. Buat beberapa template boilerplate yang dapat Anda gantikan dengan mudah, sehingga Anda tidak harus terus-menerus menulis informasi yang sama berulang-ulang.
Misalnya, sebagai penulis lepas, klien selalu meminta saya untuk portofolio penulisan saya. Saya memiliki email dalam konsep yang saya gunakan berulang kali dengan tautan ke berbagai posting blog yang telah saya tulis selama ini. Ini menyelamatkan saya dari kesulitan untuk terus-menerus menulis ulang mereka, dan klien mendapat representasi yang baik dari pekerjaan saya. Tetapi harap dicatat: Pastikan untuk menyesuaikan email yang cukup untuk setiap penerima. Sementara beberapa bagian dari email mungkin standar, yang lain harus menjawab pertanyaan spesifik yang dimiliki penerima Anda.
Gagasan lain adalah alih-alih membuat templat boilerplate, ubah beberapa templat ini menjadi video atau posting blog. Dengan cara ini, Anda bahkan dapat mencegah beberapa pertanyaan umum, dan prospek baru yang datang ke blog atau saluran YouTube Anda mempelajari lebih lanjut tentang bisnis Anda.
Siapkan Beberapa Akun Email
Salah satu tantangan terbesar yang dimiliki sebagian besar pengusaha adalah mereka memiliki satu email untuk semuanya. Namun, saat Anda tumbuh Anda ingin memisahkan email, berdasarkan tugas. Meskipun Anda dapat memiliki email yang diteruskan ke satu email semua, Anda akhirnya dapat menggunakan alamat email yang berbeda untuk mendelegasikan tugas kepada asisten.
Selain itu, Anda disarankan memiliki akun spam untuk melindungi email Anda. Saya menggunakan Gmail, karena saya memblokir email yang tidak diinginkan melalui Buka gulungan (lihat di bawah).
Hentikan Rantai Email
Apakah Anda membenci rantai email kecil itu dengan beberapa kata di setiap email. Sekali lagi, Jam Kerja 4 Jam, sangat brilian dalam mengurangi waktu mengisap email ini. Kirim email terperinci dengan banyak opsi untuk mengurangi jumlah rantai email. Satu email panjang dapat memakan waktu kurang dari 5-10 email pendek.
Membuka gulungan
Sungguh menakjubkan betapa banyak satu produk dapat mengubah hidup Anda. UnRoll adalah produk Gmail yang memungkinkan Anda untuk menggulung semua langganan email menjadi satu email harian. Alih-alih mendapatkan email sepanjang hari, Anda dapat memilih email mana yang ingin Anda gabungkan menjadi email harian.
Bagi mereka yang mengelompokkan proses email mereka, seperti dibahas di atas, maka ini adalah alat yang ideal bagi Anda untuk mengelompokkan semua email Anda sekaligus. Anda mendapatkan email harian tempat Anda dapat memilih dan memilih email mana yang relevan dengan kebutuhan Anda.
Namun, saya tidak akan menggunakan ini untuk komunikasi pribadi dengan klien, tetapi ini bagus untuk langganan reguler dan pengingat acara.
Email Genie
Plugin Outlook ini menggunakan algoritme untuk menentukan apakah informasi itu penting atau tidak. Intinya, Email Genie memilah email-email penting untuk Anda baca terlebih dahulu dengan menyoroti yang penting, sehingga Anda tahu email mana yang harus dibaca terlebih dahulu.
Tantangan besar dengan plugin ini adalah plugin ini hanya berfungsi di Microsoft Outlook Exchange, yang tidak semua orang gunakan.
Menggunakan Email Untuk Bisnis Anda
Email adalah alat yang hebat untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas. Namun, Anda harus mengelolanya dengan benar untuk membangun bisnis Anda. Seperti yang mereka katakan, bekerja di melawan mengerjakan bisnis Anda, email bekerja dalam nada yang sama.
Pastikan Anda menggunakannya untuk meningkatkan bisnis Anda, dan jangan kewalahan menggunakannya terlalu sering. Gagasan yang dibahas di atas akan membantu Anda menjadi lebih produktif dengan penggunaan email Anda.
Foto Komputer melalui Shutterstock
6 Komentar ▼
