Basecamp sering berada di urutan teratas dalam hal alat manajemen proyek kolaboratif berbasis web. Saya selalu menyukai kesederhanaannya dan fakta bahwa sedikit demi sedikit pelatihan dalam perangkat lunak yang sebenarnya diperlukan untuk membuat segala sesuatunya bergerak. Pada saat yang sama, saya menemukan bahwa mereka sering melakukan kesalahan dalam penyederhanaan yang berlebihan, dan ada beberapa fitur yang sangat ingin saya miliki di toolkit saya. Karena itu, saya juga tidak ingin mengadopsi alat yang rumit seperti MS Project.
$config[code] not foundBaru-baru ini saya mendengar tentang WorkZone, yang seharusnya menawarkan sedikit lebih banyak fleksibilitas, dan saya pikir saya akan mencobanya. Untuk memotong langsung ke peringatan spoiler, saya terkesan. Meskipun kurva pembelajaran sedikit lebih curam daripada Basecamp untuk administrator, fitur tambahan sepadan. Lebih baik lagi, admin mendapatkan kemampuan untuk mematikan fitur yang tidak ingin mereka gunakan, menjaga kurva pembelajaran sesingkat mungkin untuk anggota tim.
WorkZone: Dasar-Dasarnya
Antarmuka WorkZone mudah digunakan sehari-hari oleh anggota tim Anda. Menu teratas bebas dari kekacauan dan intuitif untuk dipahami:
Admin akan menghabiskan sedikit waktu di "Pengaturan," tetapi sebagian besar anggota tim akan melakukan sebagian besar pekerjaan mereka dari tab "Pelacak Proyek". Mereka akan mendarat di halaman itu segera setelah mereka masuk, dan sangat mudah untuk melihatnya.
Di kiri atas, mereka melihat ini:
Seperti yang Anda lihat, mereka dapat dengan mudah beralih tampilan untuk melihat daftar tugas yang dikerjakan semua orang, melihatnya sebagai bagan Gantt, melihat daftar produk, atau melihat aktivitas terbaru apa pun yang telah dilakukan oleh tim.
Daftar Tugas berada di tengah panggung, dan cukup jelas, karena screenshot ini menunjukkan:
Anda dapat dengan mudah melihat siapa yang bertanggung jawab untuk apa, dan kapan proyek dan tugas mereka jatuh tempo. Kolom status memberi tahu Anda jika ada sesuatu yang tertinggal.
Balon komentar merah di kolom PROYEK / TUGAS seperti pada gambar di atas, beri tahu Anda bahwa ada komentar baru untuk dilihat. Untuk melihat komentar, yang harus Anda lakukan adalah mengklik pada tugas untuk membukanya dan melihatnya:
Antarmuka ini memperjelas ketika ada komentar baru dalam sistem, dan membuatnya mudah untuk menambahkan komentar pada tugas, proyek, dan dokumen kapan pun masuk akal. Pengguna menerima pembaruan email ketika komentar ditambahkan untuk memastikan bahwa pesan tidak ketinggalan.
Anda juga akan melihat tombol "email" biru di hampir setiap layar yang dapat Anda gunakan untuk tetap berhubungan. Jika Anda mengaturnya sebagai admin, pengguna juga akan mendapatkan peringatan email otomatis tentang tugas yang akan datang dan banyak lagi. (Kita akan membahasnya sebentar lagi).
Beberapa orang mungkin mengeluh bahwa antarmuka ini sedikit dilucuti, tetapi saya benar-benar menyukainya. Ini menghilangkan kekacauan jaringan sosial dan fokus pada dua hal paling penting: siapa yang berbicara dan apa yang mereka bicarakan.
Layar ini juga mengarahkan pengguna langsung ke dokumen apa pun yang mereka butuhkan, dan memproyeksikan informasi tugas.
Setelah mereka menyelesaikan tugas, yang perlu mereka lakukan adalah kembali ke Daftar Tugas, klik kotak di kolom status, dan tandai sebagai selesai:
Yang benar-benar saya sukai dari semua ini adalah betapa sederhananya antarmuka. Diperlukan sedikit atau tidak ada pelatihan untuk mengajari tim Anda menggunakan antarmuka ini.
Bagian kunci lain untuk tim Anda adalah tab "laporan". Jika saya punya satu keluhan dengan WorkZone, sidebar akan terlihat sedikit lebih menakutkan daripada yang sebenarnya. Laporan-laporan ini memberi Anda semua informasi yang sama yang dapat Anda temukan di Daftar Tugas, tetapi memudahkan untuk menyaring informasi untuk menemukan sesuatu yang spesifik.
Area laporan ini adalah salah satu fitur yang beberapa platform lain benar-benar dapat gunakan, tetapi mereka telah mengabaikannya karena takut mengacaukan antarmuka mereka. Saya pribadi berpikir itu sepadan dengan trade-off.
Fitur yang paling berguna di sini adalah "Daftar tugas" yang dapat digunakan anggota tim Anda untuk melihat apa yang ada di depan mereka. Ini adalah informasi yang sama yang mereka dapatkan dari daftar tugas, tetapi dimaksudkan khusus untuk mereka.
Jika Anda mengaktifkannya, mereka juga dapat menggunakannya untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim lainnya.
Laporan seperti inilah yang membuat WorkZone sangat membantu ketika Anda berurusan dengan banyak orang dan proyek, di mana itu mulai menjadi sulit untuk menentukan siapa yang melakukan apa dan kapan. Dan jika Anda bertanya-tanya tentang harga, harganya mulai dari $ 200 per bulan.
Manfaat Alat Manajemen Proyek Ini
Jadi, dalam gambaran besar berbagai hal, apa manfaat WorkZone?
Secara keseluruhan, saya akan mengatakan WorkZone paling cocok untuk pengusaha dan manajer yang menginginkan sesuatu yang relatif sederhana, tetapi yang mencari beberapa kemampuan lebih dari platform kolaboratif lain yang telah melucuti antarmuka mereka. Sebagai contoh:
- Ketergantungan tugas - WorkZone memungkinkan Anda untuk menjadwalkan tugas sehingga jika tenggat waktu tidak terpenuhi, tugas berikutnya didorong ke depan. Ini adalah satu hal yang Basecamp hilang di gudang senjatanya.
- Subtugas - Meskipun manajemen tidak boleh menjadi gila dengan subtugas, ketidakmampuan untuk membuatnya adalah cacat desain bagi banyak dari kita dalam manajemen. Ada beberapa tugas yang Anda tidak bisa rencanakan dengan baik tanpa membobol tujuan yang lebih kecil.
- Pandangan Lintas Proyek - Daftar Tugas mungkin sederhana, tetapi tidak membatasi tampilan Anda untuk satu proyek pada satu waktu. Perangkat lunak yang dibangun dengan fokus proyek tunggal benar-benar hanya berguna untuk startup, dan tidak selalu merupakan pilihan terbaik untuk bisnis, bahkan yang kecil, yang memiliki banyak proyek untuk dikerjakan sekaligus.
- Pelacakan Waktu - WorkZone membuatnya relatif mudah untuk melihat di mana waktu digunakan, dan oleh siapa, sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya yang sesuai. Ini bukan pengganti untuk aplikasi pelacak waktu seperti Toggl, tetapi senang memiliki pelacakan waktu yang terintegrasi penuh dengan perangkat lunak manajemen proyek Anda.
Menyatukan semuanya, saya tidak perlu membuat klaim kontroversial bahwa WorkZone lebih baik daripada Basecamp - tetapi saya akan mengatakan bahwa itu adalah pilihan yang lebih baik untuk pengusaha dan manajer yang berurusan dengan sesuatu yang cukup rumit, tetapi yang masih menginginkan kerja sama yang sederhana dan kolaboratif antarmuka dalam alat manajemen proyek mereka.
6 Komentar ▼
