Anda dapat mencapai hal-hal luar biasa dalam bisnis ketika Anda memiliki alat yang tepat, baik teknologi maupun sosial. Ini terutama berlaku untuk mengelola proyek perusahaan.
Dengan beberapa alat hebat di gudang senjata Anda, seperti yang mengikuti, Anda harus dapat memenuhi semua kebutuhan manajemen proyek Anda.
Apakah Anda memiliki ketujuh ini?
Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Berkat teknologi modern, perangkat lunak manajemen proyek menjadi lebih mudah digunakan daripada sebelumnya. Program terbaik memungkinkan Anda untuk menjaga semua kolaborator Anda di halaman yang sama, dengan jadwal interaktif, pelacakan data, cap waktu, pengeluaran untuk setiap pekerjaan, pengumpulan konten, dan kemampuan delegasi.
$config[code] not foundMenurut Tom Treanor, Direktur Pemasaran di Wrike, sebuah perusahaan perangkat lunak manajemen proyek, “Anda memerlukan opsi manajemen proyek yang membuatnya mudah untuk membuat tugas, melibatkan anggota tim melalui penandaan yang mudah, dan yang terintegrasi dengan platform berbagi email dan file. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang hebat adalah salah satu kunci sukses mencapai tujuan bisnis Anda. "
Platform yang Dapat Dibagikan
Setiap proyek membutuhkan akses ke kemampuan berbagi file untuk menjaga agar anggota tim yang relevan tetap bertugas setiap saat. Ini memungkinkan akses ke file dari manajer proyek ke anggota tim dan membantu meminimalkan masalah proyek dan manajemen waktu yang tidak efisien.
Program berbagi terbaik akan memiliki kualitas berikut:
- Online dan dapat diakses di mana saja dengan koneksi Internet
- Fungsi pengeditan sederhana
- Kemampuan untuk melampirkan proyek ke tugas
- Kemampuan berbagi antar kolaborator
- Fitur keamanan yang melindungi dan mendukung pekerjaan Anda
- Integrasi dengan perangkat lunak manajemen proyek Anda
Di antara platform berbagi yang paling umum digunakan adalah Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, dan Communifire.
Analisis Proyek
Agar pekerjaan Anda berjalan semulus mungkin, Anda memerlukan alat analisis proyek yang akan mengumpulkan data dari perangkat lunak manajemen proyek. Data tersebut akan meningkatkan efisiensi dan pemrosesan Anda.
Opsi manajemen proyek terbaik akan memiliki analitik yang diprogram langsung ke dalam perangkat lunak, tetapi Anda juga dapat menemukan alternatif terpisah yang mengumpulkan data untuk Anda. Laporan yang dihasilkan akan menunjukkan kepada Anda waktu dan uang yang dihabiskan untuk setiap proyek, jumlah orang yang terlibat, jumlah komunikasi yang diperlukan, dan informasi lainnya yang perlu Anda ketahui untuk merampingkan proses dan meningkatkan laba Anda.
Standar Komunikasi
Sebelum memulai proyek dengan kolaborator mana pun, Anda harus menentukan standar komunikasi Anda. Sebagian besar perusahaan menggunakan email untuk semua komunikasi, tetapi itu tidak akan berhasil untuk setiap perusahaan dan setiap proyek.
Biarkan kolaborator Anda mengetahui saluran yang tepat untuk dilalui ketika mereka perlu mengajukan pertanyaan, berpartisipasi dalam pertemuan tim, mendiskusikan ide-ide kreatif, dan berinteraksi dengan rekan tim.
Misalnya, Anda mungkin ingin semua pertanyaan sederhana dan interaksi tim terjadi dalam fitur komentar perangkat lunak manajemen proyek Anda; dan semua rapat tim berlangsung melalui obrolan video grup, seperti Google Hangout.
Menetapkan standar-standar ini di awal akan mengurangi waktu yang terbuang dan miskomunikasi dan membantu Anda memberikan pekerjaan yang lebih efisien.
Templat
Sebagian besar proyek Anda mungkin akan berada di bawah kategori yang sama. Misalnya, jika Anda berspesialisasi dalam SEO, Anda akan bekerja dengan kampanye PPC, sinyal sosial, dan konten situs web, dalam semua kemungkinan.
Untuk membuat proyek mengalir lebih lancar, Anda dapat mengembangkan template untuk masing-masing kategori ini. Mungkin butuh sedikit waktu ekstra di awal, tetapi itu akan sia-sia ketika berbagai aspek dari setiap proyek berjalan lebih efisien dan pekerjaan yang dilakukan oleh anggota tim Anda akhirnya membutuhkan lebih sedikit revisi.
Tanggung jawab yang didelegasikan
Kutukan umum dari manajer proyek adalah keinginan untuk melakukan semuanya sendiri karena Anda yakin Anda bisa melakukannya dengan benar. Biasanya, itu tidak mungkin untuk melakukan semuanya sendiri dan mengambil terlalu banyak hanya akan menghasilkan pekerjaan berkualitas buruk saat Anda berlomba untuk menyelesaikan semuanya tepat waktu.
Sebuah proyek yang dibagi dengan baik di antara masing-masing anggota timnya adalah proyek yang lebih mungkin berhasil. Ingatlah bahwa mendelegasikan tugas berarti Anda memercayai anggota tim lainnya untuk melakukan pekerjaan dengan benar dan Anda perlu menunjukkan kepercayaan itu dengan memeriksa hanya sesekali, dan tidak mengatur secara mikro setiap elemen pekerjaan.
Mendelegasikan tanggung jawab dan kemudian mempercayai anggota tim Anda untuk menyelesaikan tugas tidak hanya akan meringankan beban kerja Anda, tetapi juga meningkatkan kinerja karyawan seiring waktu.
Kepemimpinan yang Ditentukan
Keberhasilan sebagian besar proyek tergantung pada pemimpin yang pasti yang memiliki sifat-sifat profesional. Jika Anda tidak memiliki pemimpin yang jelas, ini akan menyebabkan kebingungan dan memperlambat proses karena anggota tim Anda mengeluarkannya selama pengambilan keputusan karena tidak ada yang ditunjuk untuk membuat keputusan akhir.
Seorang pemimpin yang solid dapat mempraktikkan ide-ide terbaik dari anggota tim Anda dan menyampaikan kata terakhir pada keputusan proyek. Pemimpin tim juga harus:
- Advokasi untuk visi,
- Berkomunikasi dengan baik,
- Berkomunikasi secara terbuka dan jujur dengan semua kolaborator,
- Menimbulkan antusiasme terhadap proyek,
- Delegasikan tanpa pengelolaan mikro,
- Tunjukkan kepercayaan diri dan keterampilan pengambilan keputusan yang kuat,
- Tahu cara mengatasi masalah saat mereka muncul,
- Tawarkan umpan balik dan pujian saat layak,
- Dengarkan masukan dari orang lain dan dorong kreativitas dan gagasan.
Pemimpin yang kompeten adalah salah satu alat terpenting dalam sabuk manajemen proyek Anda. Dengan pemimpin yang ditentukan yang bersedia bekerja dengan semua kolaborator Anda, manajemen proyek yang sukses tidak hanya mungkin … itu mungkin.
Foto Manajer Proyek melalui Shutterstock
7 Komentar ▼
