Microsoft Teams adalah alat komunikasi dalam Office 365 yang memberikan usaha kecil cara mudah untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan karyawan. Bagi mereka yang belum menggunakan Tim Microsoft, ini dapat membantu untuk mendapatkan beberapa tips dan wawasan berharga dari para ahli untuk memanfaatkannya sebaik mungkin.
Kiat Tim Microsoft
Simona Millham adalah Pelatih Bersertifikat Microsoft dan pelatih untuk platform pembelajaran TI CBT Nuggets. Dia berbagi beberapa tips berharga untuk memanfaatkan Tim Microsoft sebaik-baiknya untuk bisnis kecil dalam wawancara email dengan Small Business Trends.
$config[code] not foundMinimalkan Komunikasi Email
Salah satu manfaat terbesar dari Tim Microsoft adalah memungkinkannya menjaga komunikasi semua bisnis mereka terorganisir di satu tempat, daripada mengandalkan rantai email panjang yang dapat dengan mudah tersesat dalam kocokan. Jadi, jika Anda ingin memanfaatkan Tim Microsoft sebaik-baiknya, gunakan sebagai ganti, bukan sebagai tambahan, email untuk komunikasi internal.
Millham berkata, “Jika seseorang mengirim email ke tim yang menanyakan pertanyaan yang relatif sepele, dan semua orang menjawab, itu menghasilkan banyak sekali email. Percakapan berada di jantung Tim, membuatnya mudah untuk melihat utas sekilas, dan dengan cepat merespons jika relevan. "
Bagikan Percakapan dengan Anggota Tim Baru
Tim Microsoft juga dapat membuat karyawan baru yang berorientasi lebih mudah. Saat Anda membuat rekrutmen baru, atau menambahkan anggota tim yang ada ke proyek baru, Anda dapat berbagi percakapan dari utas atau proyek tersebut dengan mereka sehingga mereka dapat mengejar ketinggalan dengan mudah, daripada meneruskan banyak email kepada mereka atau memberikan mereka dokumen yang rumit.
Tetap dengan Beberapa Grup
Tim Microsoft memungkinkan Anda untuk menunjuk grup yang berbeda di dalam organisasi Anda sehingga Anda dapat terus berkomunikasi dengan anggota tim yang relevan. Tapi jangan berlebihan membuat grup untuk setiap kemungkinan kombinasi karyawan. Pertimbangkan siapa yang paling sering bekerja sama dalam proyek dan buat hanya kelompok-kelompok yang masuk akal agar tidak membanjiri semua orang dengan banyak pilihan. Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak nanti.
Punya Tujuan untuk Setiap Grup
Jika Anda kesulitan menentukan grup apa yang akan Anda mulai, pertimbangkan apa yang ingin Anda capai untuk setiap grup. Misalnya, Anda mungkin menginginkan grup hanya untuk manajemen tingkat atas, yang Anda pilih ketika membuat keputusan strategis besar. Tetapi Anda juga mungkin menginginkan grup hanya untuk tujuan tertentu seperti dukungan TI dan pemasaran media sosial.
Tambahkan Grup saat Anda Pergi
Dari sana, Anda selalu dapat menambahkan grup saat proyek tertentu membutuhkannya. Katakanlah Anda punya proyek klien khusus yang melibatkan orang-orang dari beberapa departemen yang biasanya tidak bekerja bersama. Buat grup yang hanya untuk contoh itu sehingga para pekerja itu tidak harus berkomunikasi di utas yang lebih umum.
Mengatur Audio Conferencing
Microsoft Teams juga menawarkan fitur konferensi audio sehingga Anda dapat menyelenggarakan pertemuan suara dalam grup tertentu atau hanya dengan satu atau dua anggota tim. Ini bisa menjadi fitur yang sangat berguna terutama jika Anda memiliki beberapa anggota tim yang bekerja dari jarak jauh. Anda juga dapat menggunakannya untuk berkomunikasi dengan klien luar melalui fitur akses tamu baru.
Buat Strategi Komunikasi
Tentu saja, Tim Microsoft bukan satu-satunya produk Microsoft yang menawarkan fitur komunikasi seperti obrolan dan panggilan audio. Tetapi Millham memperingatkan untuk tidak terlalu terjebak dalam menggunakan setiap opsi yang tersedia. Alih-alih, buat rencana spesifik yang menguraikan situasi di mana Anda akan menggunakan Tim Microsoft untuk komunikasi versus platform lain.
Millham menjelaskan, “Saya pikir salah satu tantangan terbesar adalah membantu pengguna bisnis untuk memahami alat Microsoft Office 365 yang menggunakan SAAT. Ada tumpang tindih antara fungsi Tim, Yammer, dan Skype for Business yang benar-benar membingungkan bagi pengguna, dan mereka cenderung hanya kembali ke email tanpa panduan. Jadi rekomendasi saya adalah bahwa bisnis membutuhkan waktu untuk memikirkan alat mana yang akan sesuai dengan bagian berbeda dari organisasi mereka yang terbaik - dan menjalankan beberapa pilot dengan kelompok pengguna yang berbeda - dan kemudian memberikan panduan dan kesadaran kepada pengguna akhir. "
Uji Strategi Komunikasi
Seperti yang disebutkan Millham, dapat bermanfaat untuk benar-benar menguji strategi komunikasi yang berbeda dalam organisasi Anda untuk melihat mana yang terbaik untuk tim spesifik Anda. Misalnya, Anda mungkin merasa masuk akal untuk menggunakan Skype untuk panggilan klien jika sebagian besar klien Anda sudah memiliki ID Skype dan tidak ingin mendaftar untuk akses tamu dengan Tim Microsoft. Tetapi Anda dapat memilih untuk mempertahankan semua panggilan internal di dalam Tim demi kesederhanaan. Tetap terbuka untuk input karyawan sehingga Anda dapat mengoptimalkan rencana Anda dengan kebutuhan mereka.
Tetap Terkini dengan Fitur Baru
Tim Microsoft terus-menerus mengubah dan menambahkan fungsionalitas baru yang mungkin menguntungkan tim Anda atau mengubah cara Anda menggunakan platform. Misalnya, Microsoft saat ini sedang dalam proses mengintegrasikan fungsionalitas Skype for Business ke dalam Tim. Millham merekomendasikan untuk memeriksa dokumentasi Tim Microsoft dan panduan praktis untuk informasi lebih lanjut dan pembaruan tentang perubahan atau fitur baru.
Latih Karyawan Anda
Penting juga untuk memastikan bahwa karyawan Anda memahami cara memanfaatkan Tim Microsoft sebaik-baiknya. Dan ada banyak sumber daya yang tersedia untuk tujuan itu. CBT Nuggets menyediakan satu opsi untuk pelatihan Microsoft Teams.
Millham mengatakan, “Untuk pemilik usaha kecil, ini mencakup tinjauan sumber daya yang perlu dipertimbangkan ketika mengerahkan Tim dan mendorong adopsi pengguna. Untuk karyawan, ini mencakup cara menggunakan saluran, percakapan, rapat, berbagi file, wiki, dan lainnya. "
Gambar: Microsoft
1
