Pencatatan merupakan bagian penting dari banyak jenis bisnis saat ini. Baik Anda bekerja di kantor medis, universitas, firma hukum, atau institusi lain, mengelola formulir yang membuat bisnis ini tetap berjalan seringkali merupakan pekerjaan penuh waktu. Kadang-kadang, jumlah dokumen yang dihasilkan oleh organisasi dapat tampak luar biasa. Masalah umum yang dihadapi oleh manajemen catatan dapat diatasi dengan memiliki sistem untuk mengatasinya.
$config[code] not foundCatatan yang Hilang
Catatan yang hilang dapat berkisar dari ketidaknyamanan kecil untuk bisnis hingga kerumitan besar yang membutuhkan waktu berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, untuk menyelesaikannya. Misalnya, jika klien meminta dokumen dari perusahaan secara teratur dan Anda tidak dapat memberikannya secara tepat waktu (atau sama sekali), Anda berisiko kehilangan bisnis mereka di masa depan. Jika catatan penting diperlukan untuk masalah hukum, seperti membela perusahaan terhadap tuntutan hukum, tidak memasok dokumen yang sesuai dapat menghabiskan banyak uang, atau bahkan berarti pembubaran bisnis sepenuhnya. Salah satu cara untuk menghindari kehilangan catatan adalah dengan memiliki organisasi terperinci dan proses penyimpanan.
Organisasi catatan
Organisasi file yang tepat adalah salah satu pilar manajemen rekaman yang baik. Biasanya, perusahaan mengatur file secara kronologis berdasarkan tahun dan kemudian berdasarkan abjad berdasarkan nama klien. Selain salinan cetak dari catatan perusahaan Anda, penyimpanan elektronik adalah pilihan yang dapat menghemat ruang dan waktu yang dapat digunakan bisnis Anda untuk keperluan lain. Namun, bahkan jika Anda memilih untuk menyimpan sebagian besar file berharga di komputer organisasi Anda, hard copy memiliki tempatnya di penyimpanan catatan dan organisasi. Dokumen asli, seperti yang memiliki tanda tangan yang diaktakan, seringkali perlu disimpan selama beberapa tahun atau, kadang-kadang, tanpa batas.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingRekam Penyimpanan
Bergantung pada jenis bisnis tempat Anda menyimpan catatan, serta berapa lama perusahaan beroperasi, Anda mungkin kehabisan ruang untuk semua lemari arsip senilai formulir yang harus Anda simpan. Solusi potensial untuk masalah ini adalah tidak menyimpan catatan yang asing. Pertimbangkan berapa lama bisnis Anda benar-benar perlu memiliki formulir ini di tangan. Untuk tujuan pajak federal, sebagian besar dokumen dapat dibuang setelah periode waktu tertentu, seperti yang diarahkan oleh Internal Revenue Service (IRS), tergantung pada jenis pengembalian yang diajukan (lihat bagian Sumberdaya). Berbagai bisnis, seperti kantor hukum dan medis, diharuskan menyimpan informasi klien hanya untuk beberapa tahun, tergantung pada keadaan di mana mereka beroperasi. Solusi lain adalah menyimpan catatan di fasilitas terpisah, seperti unit penyimpanan sewaan. Dengan cara ini, mereka tidak mengambil ruang berharga di tempat bisnis Anda yang dapat Anda gunakan untuk menjalankan organisasi. Perlu diingat, bahwa unit seperti itu bisa mahal tergantung pada jumlah catatan yang perlu Anda simpan.
