Bagi banyak orang, dipanggil ke pertemuan bukanlah kejadian yang disambut baik. Di banyak tempat kerja, para pekerja menghabiskan banyak waktu dalam rapat yang terlalu sering tidak menghasilkan apa-apa. Alih-alih membiarkan pertemuan yang Anda jalankan berbaur dengan pertemuan-pertemuan yang tidak berharga - dan mungkin bahkan menyakitkan - yang mungkin dialami oleh para peserta sebelumnya, atur perbedaan Anda dengan merencanakan dan menjalankan rapat Anda secara efektif.
$config[code] not foundMenentukan tujuan. Semua rapat harus memiliki tujuan. Sebelum pertemuan Anda, putuskan apa yang ingin Anda capai pada pertemuan ini. Saat menyusun tujuan Anda, tulislah pernyataan yang ringkas dan mudah dipahami seperti, "Untuk memilih kampanye iklan untuk kuartal keempat."
Siapkan agenda. Buat daftar semua topik yang ingin Anda diskusikan dalam pertemuan sesuai urutan yang ingin Anda diskusikan. Tambahkan kejelasan lebih lanjut ke agenda Anda dengan menempatkan perkiraan jumlah waktu di sebelah setiap item untuk dibahas, membantu Anda memastikan bahwa Anda belum memasukkan terlalu banyak item.
Bagikan tujuan dan agenda Anda sebelum pertemuan melalui email. Dengan berbagi tujuan rapat dan agenda dengan mereka yang akan hadir sebelum kedatangan mereka, Anda mengizinkan mereka untuk mempersiapkan secara mental pertemuan itu dan juga memberi mereka kesempatan untuk bersiap-siap dengan dokumen atau bahan lain yang sesuai dengan yang direncanakan. tema.
Menetapkan peran. Pilih seorang individu untuk melayani sebagai sekretaris dan minta orang ini untuk membuat catatan saat pertemuan berlangsung. Tetapkan peserta rapat lain untuk bertindak sebagai penjaga waktu. Individu ini akan mengawasi jam dan membantu memastikan bahwa Anda mengikuti penjatahan waktu yang direncanakan untuk setiap item agenda. Nyatakan diri Anda sebagai moderator rapat dan lakukan tugas untuk menelusuri item-item dalam agenda secara tepat waktu dan efektif.
Ambil kembali kendali rapat jika lolos dari genggaman Anda. Khususnya jika seorang peserta rapat Anda memiliki kecenderungan untuk menyesatkan rapat, sangat penting bagi Anda untuk menggunakan kekuatan Anda sebagai pemimpin rapat dan menjaga sesi tetap pada jalurnya. Untuk melakukan ini secara efektif, ingatkan dengan sopan individu yang mencoba membajak rapat tentang alasan pertemuan dan memintanya untuk menyelamatkan kekhawatiran timnya untuk dibahas di kemudian hari.
Tetapkan tugas. Ketika Anda melanjutkan diskusi dan memutuskan hal-hal yang perlu dilakukan, tetapkan tugas-tugas ini di tempat. Juga tetapkan tenggat waktu untuk penyelesaian setiap tugas, yang meningkatkan kemungkinan tugas itu benar-benar selesai. Mintalah individu mengambil menit rapat untuk menuliskan penugasan tugas ini.
Akhiri rapat tepat waktu. Jika Anda membiarkan pertemuan melewati titik akhir yang dijadwalkan, Anda mungkin akan menemukan bahwa banyak peserta yang secara mental keluar dari tempat duduk. Jika Anda mencapai akhir dari waktu yang Anda tentukan dan Anda memiliki beberapa hal yang belum dibahas, buatlah tabel di kemudian hari untuk menghormati mereka yang memberikan waktu mereka untuk menghadiri pertemuan.
Bagikan notulen rapat. Kirimkan notulensi rapat melalui email beserta ucapan terima kasih kepada para peserta atas kerja sama dan dedikasi mereka dengan 24 jam dari akhir pertemuan. Jika Anda menugaskan banyak tugas selama rapat, sertakan pengingat yang sopan kepada peserta untuk menindaklanjuti dengan item yang ditugaskan.
