Jika ada satu kata untuk menggambarkan bagaimana bisnis kecil dan menengah telah berubah selama dekade terakhir kata itu mungkin akan menjadi "teknologi."
Dalam waktu yang relatif singkat, teknologi telah memberdayakan perusahaan-perusahaan kecil untuk:
- Beranjak dari bisnis lokal, untuk memasuki pasar global.
- Beroperasi dengan pekerja yang jauh dan terdistribusi, mengurangi overhead kantor.
- Capai lebih banyak throughput dengan otomatisasi.
- Melayani pelanggan dengan lebih baik melalui teknologi.
- Level lapangan bermain ketika datang untuk bersaing dengan entitas yang lebih besar.
- Lepaskan pemilik dan staf dari meja kami, mengintegrasikan pekerjaan dan kehidupan dengan lebih baik.
Bagaimana bisnis Anda menumpuk terhadap bisnis kecil abad ke-21 hari ini? Lihatlah bisnis kecil hari ini dan praktik terbaiknya untuk melihat bagaimana Anda membandingkan. Usaha kecil saat ini mengikuti lima praktik terbaik ini:
Praktik Terbaik 1: Bagikan File di Awan
Tidak ada lagi file terpenting Anda, baik dokumen foto atau video, perlu disimpan di hard drive Anda atau di server di situs. Atau (horor) di lemari arsip kertas.
Mari kita ambil satu skenario saja. Bayangkan membuat presentasi pelanggan. Di masa lalu, Anda harus mengunduh presentasi dan membawanya bersama Anda. Jika Anda lupa atau Anda perlu perubahan menit terakhir, seorang asisten mungkin harus mengirim email file kepada Anda di jalan. Di masa lalu, saya membuang lebih banyak waktu hanya mencoba mengoordinasikan presentasi saat bepergian daripada yang ingin saya ingat.
Hari ini jauh lebih mudah. Ini hanya masalah menarik file dari cloud apakah Anda berada di konferensi atau di kantor pusat klien Anda di kota yang jauh.
Namun, berbagi file di cloud lebih dari kenyamanan saat bepergian. Bisnis kecil saat ini mengoperasikan kantor virtual menggunakan alat cloud untuk memungkinkan kolaborasi dengan mitra dan karyawan di seluruh negeri dan di seluruh dunia.
Dan Anda tidak perlu khawatir tentang kegagalan perangkat keras yang menyebabkan bencana jika Anda telah menyimpan semua file dan data di cloud. Pernah ke sana, melakukan itu - dan menghabiskan berjam-jam mencoba memulihkan file yang hilang tidak pernah cantik.
Ada sejumlah alat untuk membantu hari ini. Misalnya, Microsoft OneDrive memungkinkan Anda untuk menyinkronkan dan menyimpan file, sehingga mereka dapat diakses dari browser atau perangkat seluler apa pun. Bahkan lebih baik, Anda bisa mengatur komputer untuk menyimpan semuanya ke OneDrive secara default sehingga Anda dan staf Anda tidak perlu mentransfer apa pun secara manual ke cloud.
Itu berarti Anda dapat berbagi dan berkolaborasi dari mana saja. Office 365 memungkinkan Anda membangun jaringan virtual hingga 300 pengguna yang dapat berbagi file melalui versi web Outlook, Word, Excel, dan PowerPoint.
Jika bisnis Anda perlu tumbuh dengan cepat, Anda dapat skala dengan murah melalui SharePoint di Microsoft Azure.
Praktik Terbaik 2: Memperkuat Kekuatan Kerja Sama Tim melalui Kolaborasi
Teknologi juga memungkinkan pekerja untuk berkolaborasi dari mana saja. Kantor yang benar-benar virtual telah muncul, yang karyawannya tidak perlu lagi berada di kota yang sama atau bahkan di benua yang sama.
Ada banyak alat teknis yang memungkinkan Anda, mitra, dan karyawan Anda untuk menulis bersama di Word, PowerPoint, dan OneNote, misalnya.
Skype for Business memungkinkan Anda untuk mendapatkan input dan mengadakan rapat melalui pesan instan, berbagi layar, obrolan atau obrolan video. Di sini, di Tren Bisnis Kecil, seluruh tim kami bergantung pada Skype untuk berkolaborasi. Sebagai contoh, kami mengadakan pertemuan Tim Eksekutif kami melalui Skype sambil melihat laporan pertemuan pada dokumen cloud bersama. Terlebih lagi, kami menggunakan Skype untuk tetap berhubungan dengan freelancer dan mitra, karena itu sangat umum di mana-mana hampir semua orang yang kami temui memiliki Skype ID.
Memiliki dokumen dengan beberapa informasi yang perlu Anda bagikan dan beberapa informasi yang tidak ingin Anda bagikan? Microsoft GigJam menyediakan cara terobosan untuk berbagi informasi yang tepat dengan orang yang tepat secara real time.
Praktik Terbaik 3: Jadikan Keamanan Inti untuk Operasi
Di era internet, keamanan data sama pentingnya dengan keamanan fisik untuk kantor Anda.
Ada berbagai alat untuk menjaga data bisnis Anda tetap aman di dunia malware, phishing, skema pengalihan file host, dan lainnya. Hal terpenting yang dilakukan bisnis kecil modern adalah mengintegrasikan keamanan begitu dalam ke dalam operasi sehari-hari, sehingga Anda dan pekerja Anda tidak memperlakukannya sebagai acara khusus. Keamanan komputer hanya ada di semua tingkatan, setiap saat.
Perlindungan data terintegrasi dengan Enterprise Data Protection dan Office 365 Mobile Device Management untuk semua perangkat - bahkan untuk situasi "bawa perangkat Anda sendiri".
Anda dapat dengan aman mengakses konten di mana saja dengan Otentikasi Multi-faktor ketika Anda jauh dari jaringan perusahaan. Pembaruan keamanan untuk Office 365 diberikan setiap bulan untuk memastikan bahwa Anda dapat menjaga keamanan data Anda.
Oh, dan jangan lupa perlindungan antivirus Windows Defender gratis yang diintegrasikan ke dalam Windows 10, dan perlindungan login pemindaian wajah Windows Hello untuk setiap pekerja.
Praktik Terbaik 4: Memanfaatkan Kekuatan AI
Teknologi telah bergabung dengan dunia bisnis lebih dari sekadar alat. Saat ini teknologi dalam bentuk kecerdasan buatan beroperasi hampir seperti pekerja manusia.
Bantuan virtual dapat diaktifkan dari desktop atau perangkat seluler dan memberikan informasi penting dalam waktu yang mungkin diperlukan untuk melakukan riset sendiri atau menugaskannya kepada anggota staf.
Cortana, misalnya, dapat mengelola kalender Anda dan memberi Anda pengingat janji, melacak paket, tim, minat, dan penerbangan. Cortana dapat mengirim email dan teks, membuat dan mengelola daftar dan membuka aplikasi apa pun di sistem Anda.
Iterasi lain dari teknologi pintar ini - bot - dapat menjawab pertanyaan sederhana pelanggan dan memberikan informasi penting untuk menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik.
Melalui Microsoft Bot Framework, Anda dapat membangun bot Anda sendiri untuk berinteraksi dengan pengguna sistem dan pelanggan melalui SMS, Skype, situs web Anda, atau email Office 365.
Praktik Terbaik 5: Bekerja On-the-Go atau Remotely
Bekerja dari jarak jauh membawa banyak manfaat.
Ada lebih sedikit waktu yang terbuang dalam perjalanan dan lebih sedikit stres. Terlebih lagi, karyawan yang bekerja dari rumah sering lebih bahagia, lebih terhubung dengan pekerjaan mereka dan lebih produktif ketika mereka diberi pilihan.
Teknologi membuatnya mudah untuk tetap terhubung.
Sebagai contoh, seluruh perusahaan saya bekerja secara virtual. Semua orang di Tren Bisnis Kecil bekerja dari kantor rumahnya. Tanpa file bersama, alat kolaborasi, dan berbagai perangkat seluler - kami tidak akan dapat beroperasi.
Ada manfaat bisnis keras juga. Dengan memanfaatkan teknologi untuk beroperasi secara virtual, perusahaan saya telah dapat memaksimalkan keuntungan dan mendanai sendiri pertumbuhan kami, karena biaya overhead yang rendah.
Terlebih lagi, pekerja kami membuat pekerjaan sesuai dengan kehidupan kita - bukan sebaliknya. Kami tidak terikat di meja kami. Jika kita membutuhkan akses ke file, kita dapat memanggilnya di perangkat seluler kita, di mana pun kita berada. Kami bebas bepergian atau sekadar menjalankan tugas untuk menjaga jiwa dan raga bersama.
Semoga saya memberi Anda rasa untuk SMB modern, termasuk lima praktik terbaik. Yang penting untuk disadari adalah bahwa Microsoft dapat menjadi mitra Anda untuk mengubah bisnis Anda menjadi SMB modern dan sepenuhnya mengadopsi praktik-praktik terbaik ini. Itulah sebabnya saya senang menjadi Duta Besar Bisnis Microsoft, karena saya telah menggunakan kekuatan teknologi untuk menjalankan bisnis saya di dunia saat ini dengan cara yang efektif dan efisien. Dan Microsoft telah menjadi inti untuk mengaktifkannya.
Pada saat penulisan ini, Anita Campbell berpartisipasi dalam program Duta Besar Microsoft Microsoft.
Foto Pengusaha Modern melalui Shutterstock
Lebih dalam: Disponsori 1
