Merencanakan suatu acara adalah proses yang dapat menantang sekaligus menghabiskan waktu, namun merupakan cara yang sangat efektif bagi bisnis untuk mempromosikan barang dan jasa mereka. Beberapa tantangan termasuk memilih tempat, mengelola undangan, mengatur respons, dan melacak pembayaran.
Lihatlah tip-tip berikut untuk membantu Anda mengatasi tantangan-tantangan ini dan mengubah visi acara Anda menjadi kenyataan yang luar biasa:
Rencanakan untuk Sukses
Pertimbangkan audiens Anda saat menjadwalkan acara. "Kapan" dan "di mana" adalah pertimbangan penting untuk memaksimalkan kehadiran. Untuk setiap acara, Anda harus menetapkan dua tujuan: apa yang ingin Anda capai, dan apa yang Anda harapkan akan dicapai oleh peserta Anda. Kiat perencanaan ini akan membantu memfokuskan upaya Anda, berkomunikasi secara efektif, dan memberikan pengalaman yang bermakna bagi semua yang terlibat.
Undangan - Jadikan pribadi
Ada peluang yang sangat baik bahwa kesan pertama pelanggan Anda tentang acara Anda akan dihasilkan dari undangan email Anda, jadi undangan Anda harus menarik. Undangan Anda harus terlihat profesional dan mengomunikasikan informasi dasar tentang acara Anda. Berikut ini beberapa kiat untuk mengirim undangan online yang hebat:
- Penting untuk mengelompokkan daftar Anda. Anda ingin mengundang orang-orang yang paling tertarik.
- Personalisasi (sertakan nama undangan).
- Beri merek undangan dengan logo dan warna perusahaan Anda. Pelanggan Anda harus tahu itu berasal dari Anda tanpa melihat sepatah kata pun.
- Sertakan tujuan dan manfaat dari menghadiri acara Anda.
- Berikan detail yang jelas tentang di mana, kapan, dan biaya yang terkait dengan acara tersebut, serta informasi kontak.
- Sertakan peta, jika mungkin, dan petunjuk arah mengemudi.
Promosikan secara Proaktif
Undangan mungkin tidak cukup untuk menjamin rumah yang penuh sesak. Ada beberapa langkah tambahan yang dapat membantu meningkatkan kesadaran, mendorong kehadiran, dan mengisi kursi di acara Anda. Saran meliputi:
- Situs web khusus acara. Ini adalah tempat yang bagus untuk mendaftar semua detail acara: deskripsi umum, tujuan, biaya, kegiatan, tautan ke situs web lain, tamu istimewa, dan sumber daya tambahan.
- Seperti undangan asli, pastikan semua promosi termasuk merek, logo perusahaan, dan warna Anda.
- Jika acara ini terbuka untuk umum, pertimbangkan untuk mempromosikan acara Anda di situs jejaring sosial. Pengalaman saya adalah jejaring sosial itu melengkapi alat promosi seperti undangan email. Saya menemukan bahwa saya dapat meningkatkan kehadiran setidaknya 10% atau lebih dengan memasukkan jejaring sosial ke dalam campuran.
- Ingatlah untuk mengirim pengingat pada hari-hari menjelang acara.
- Sertakan kalender acara untuk mempromosikan acara mendatang.
- Tangkap lebih dari informasi standar untuk digunakan dalam upaya pemasaran di masa depan.
- Jika ada biaya untuk acara Anda, kumpulkan saat pendaftaran. Mengumpulkan biaya secara elektronik menghindari risiko keamanan dalam mengelola dan menyimpan nomor kartu kredit di komputer Anda sendiri. Dan, jika Anda bisa mendapatkan pendaftar untuk membayar pada saat pendaftaran, Anda mendapatkan komitmen yang kuat dari orang-orang tersebut bahwa mereka akan menghadiri acara tersebut.
- Jika Anda mengumpulkan biaya, selalu sertakan kebijakan pengembalian dana.
Leverage Alat yang Tepat
Usaha kecil harus menghargai merek mereka dan berusaha untuk profesionalisme ketika berkomunikasi dengan pelanggan dan prospek mereka. Alat yang dirancang untuk penggunaan profesional menawarkan solusi terbaik untuk memenuhi tuntutan ini. Seperti pemasaran email dan survei online, ada alat online yang tersedia untuk membantu Anda merencanakan, melacak, dan mengelola acara Anda.
Buat ini berarti
Selalu ada kesempatan untuk meningkatkan acara Anda setelah fakta. Kegiatan pasca-acara dapat mengungkapkan informasi yang berguna tentang apa yang berhasil dan bagaimana Anda dapat meningkatkan acara Anda berikutnya.
- Lacak mereka yang hadir vs. yang tidak.
- Kirim komunikasi tindak lanjut yang tepat waktu untuk menyertakan sorotan acara, gambar, dan ringkasan keseluruhan.
- Lakukan survei pasca acara dari para peserta untuk menangkap pengalaman mereka di acara tersebut.
- Tanyakan tentang area untuk peningkatan dalam acara Anda berikutnya.
Dari perencanaan pra-acara hingga analisis pasca-acara, acara yang sukses akan sangat diuntungkan dengan menggunakan solusi online yang tepat. Dengan mengikuti saran-saran ini, Anda dapat menjadi lebih produktif dalam waktu yang lebih singkat, terlihat profesional, dan memberikan pengalaman acara yang memuaskan bagi para hadirin Anda.
15 Komentar ▼
