Tidak hanya menghasilkan tempat kerja tanpa kertas membantu bisnis menghemat uang dan menghabiskan lebih sedikit, tetapi juga membuat mereka menjadi lebih ramah lingkungan. Jika Anda berpikir untuk menukar lemari arsip yang penuh dengan tumpukan dokumen untuk sistem tanpa kertas, tetapi tidak yakin harus mulai dari mana, lihatlah 10 langkah berikut untuk menjadi tanpa kertas.
Pergi Tanpa Kertas di Tempat Kerja
Bagikan File Secara Digital
Alih-alih mengandalkan printer untuk mencetak gerombolan dokumen, bagikan file dengan kolega melalui metode digital, seperti Google Documents. Selain itu, karena layanan gratis ini melalui Gmail terus menyimpan, file kerja tidak akan pernah hilang, tidak seperti mesin fotokopi!
$config[code] not foundNick Candito, salah satu pendiri dan CEO Progressly, mengatakan kepada Small Business Trends tentang beberapa cara utama tanpa kertas membantu bisnis. Berbicara tentang 'kepatuhan' dan bagaimana digitalisasi meningkatkan praktik kerja, Candito berkata:
“Tidak ada pertanyaan bahwa digitasi meningkatkan kolaborasi. Ketika semua orang dapat mengakses dokumen-dokumen penting dan secara konsisten mengumpulkan informasi yang tepat untuk orang yang tepat ketika dibutuhkan, Anda melumasi roda-roda mesin komunikasi antar perusahaan Anda. "
Simpan File di Awan
Bisnis dari semua ukuran bergantung pada dokumen, yang segera meningkat menjadi persyaratan penyimpanan yang kuat. Alih-alih memasukkan dokumen penting ke dalam lemari arsip, simpan dokumen itu dengan nyaman di sistem berbasis cloud, seperti Dropbox. Sistem digital tanpa kertas ini akan menghemat ruang luar biasa di kantor, belum lagi akan membantu menjaga dokumen penting tetap aman.
Scan dan Fax No More
Memindai dan memfaks dokumen memerlukan penggunaan kertas. Bantu bisnis Anda menjadi tanpa kertas dengan menggunakan aplikasi pemindai pada ponsel Anda untuk memindai dokumen. Dokumen yang disimpan kemudian dapat dikonversi ke PDF dan dibagikan kepada kolega melalui email.
Dorong Komunikasi Digital
Dorong tenaga kerja Anda untuk mengadopsi budaya komunikasi digital, di mana metode komunikasi berbasis kertas, seperti faktur pengiriman dan slip pembayaran, diganti dengan metode digital seperti email dan pesan instan.
Mengandalkan komunikasi digital alih-alih pesan berbasis kertas, akan membantu menghemat waktu bisnis Anda. Catatan Candito, menggunakan digital sebagai pengganti kertas kerja memungkinkan manajemen untuk "memantau bisnis Anda dan kolaborasi utama secara real time dan dengan pandangan menganalisis kemacetan untuk memperbaikinya dan karenanya meningkatkan hasil."
Tukar Tagihan dan Pernyataan Kertas untuk Orang Digital
Baik tagihan energi, laporan bank, atau faktur kontraktor, semua bisnis menghasilkan tagihan dan laporan. Jika tagihan Anda masih dibuat dalam bentuk kertas, cukup minta agar dikirim secara digital. Secara umum, bank dan organisasi lain lebih suka mengirim pernyataan dan surat digital, karena menghemat biaya pencetakan dan pengiriman surat.
Hasilkan Kartu Bisnis Digital
Kartu nama, meskipun penting, membutuhkan sejumlah besar kertas yang memabukkan pohon. Alih-alih menggembungkan dompet Anda dengan setumpuk kartu bisnis, mendigitalkan kartu bisnis Anda. Ada banyak perangkat lunak dan aplikasi yang tersedia, seperti Pearl Scan dan CamCard, yang memindai kartu nama dan mengubahnya menjadi dokumen digital.
Gunakan Tanda Tangan Elektronik
Bahkan tanda tangan kami dapat ditandatangani secara elektronik. Alih-alih harus mencetak dokumen, menandatanganinya secara fisik dengan pena dan mengirimkannya ke penerima, tanda tangan dapat ditandatangani secara elektronik, yang berarti tidak perlu untuk dokumen yang memakan waktu dan mahal. Abode Reader dapat digunakan untuk menandatangani dokumen tanpa harus mencetak apa pun.
Metode digital semacam itu dapat membantu meningkatkan keamanan bisnis. Candito mengatakan, "Dengan proses digital, identifikasi tata kelola dan kontrol akses memastikan hanya orang yang tepat yang dapat mengakses dokumen dan sistem tertentu."
Saring dan Urutkan Dokumen yang Ada
Agar berhasil membuat kantor tanpa kertas, Anda harus 'menipiskan' beberapa dokumen yang ada yang mungkin telah duduk di kantor selama 20 atau bahkan 30 tahun terakhir. Luangkan satu pagi, atau lebih lama, untuk memilah-milah dokumen lama dan menentukan apa yang bisa dimasukkan melalui shedder. Menghilangkan dokumen berlebihan dari kantor akan menciptakan lebih banyak ruang, dan juga sangat memuaskan!
Buat Rapat Tanpa Kertas
Daripada membagikan makalah di pertemuan, manfaatkan proyektor dan teknologi yang menyampaikan informasi yang ingin Anda bagikan dari satu sumber visual.
Latih Staf untuk Lebih Cerdas Secara Digital
Bisnis tanpa kertas membutuhkan pengetahuan digital. Dari tugas seperti mengirim dokumen melalui email hingga menggunakan sistem berbasis cloud untuk menyimpan file, jika tenaga kerja Anda tidak memiliki ketajaman digital, menginvestasikan waktu dan uang untuk melatihnya, kemungkinan terbukti sebagai investasi jangka panjang yang bermanfaat dan tak ternilai.
Candito mengatakan, bebas dari kertas membantu mengoptimalkan kinerja dan laba perusahaan, dengan menyatakan:
“Pada akhirnya, apa yang Anda maksudkan untuk menjadi tanpa kertas adalah pengalaman pelanggan yang lebih baik dan karenanya merupakan keuntungan utama.
Foto Kertas Lempar melalui Shutterstock
2 Komentar ▼
