Risalah dari rapat asosiasi atau organisasi adalah catatan resmi tindakan yang diambil oleh dewan pengurus kelompok, tetapi notulen itu tidak dimaksudkan sebagai transkrip semua-inklusif. Terlalu banyak detail dapat menyajikan gambaran yang membingungkan tentang apa yang dicapai rapat dan mengundang salah tafsir. Kunci untuk menulis notulen pertemuan yang tepat adalah ringkas dan akurat, dan mengikuti praktik standar.
$config[code] not foundMulailah menit dengan nama organisasi dan catat tanggal pertemuan serta lokasinya. Risalah harus mencatat semua anggota dewan yang hadir, kehadiran kuorum dan waktu pertemuan dipanggil untuk memesan. Sekretaris juga harus mencatat waktu ketika anggota dewan datang terlambat atau pergi lebih awal untuk memiliki catatan yang jelas tentang siapa yang hadir ketika ada suara yang diambil.
Ikuti agenda untuk memeriksa hal-hal yang muncul terlebih dahulu, seperti koreksi dan penambahan pada risalah pertemuan sebelumnya, penerimaan laporan bendahara atau presentasi laporan komite yang tidak memerlukan tindakan lebih lanjut. Untuk laporan tertulis seperti pembaruan dari bendahara, cukup lampirkan laporan pada risalah. Untuk laporan lisan, buat ringkasan singkat.
Catat esensi dari tindakan apa yang diambil dewan, tetapi bukan dialog yang berjalan di antara anggota dewan. Saat mosi dibuat, catat siapa yang membuat mosi dan siapa yang diperbantukan, dan hasil pemungutan suara. Perhatikan tindakan lain yang diambil pada pertemuan yang tidak dapat dipilih, seperti presiden dewan yang menugaskan tugas untuk acara asosiasi yang akan datang, anggota dewan secara sukarela untuk keanggotaan komite dan diskusi tentang kegiatan di masa depan. Risalah harus mencakup ringkasan singkat dari setiap diskusi lainnya.
Ringkaslah masalah yang diangkat di bawah item agenda untuk "Bisnis Baru." Sementara bisnis baru itu bisa apa saja, risalah tersebut terutama harus mencerminkan subjek yang diangkat, siapa yang mengangkatnya, dan arahan apa pun dari presiden atau dewan untuk mengatasi masalah tersebut atau "lihat" ke dalamnya. "
Akhiri berita acara dengan tanggal, waktu, dan tempat pertemuan berikutnya. Ajukan risalah sebagaimana diarahkan oleh ketua dewan atau presiden, seperti online atau di lemari arsip yang ditunjuk.
