Mengambil menit dalam rapat adalah cara yang efektif dan bermanfaat untuk mencatat poin tindakan, keputusan, dan pertanyaan yang harus diselesaikan selama pertemuan bisnis di mana orang mungkin terlalu terlibat dalam diskusi untuk membuat catatan. Biasanya ada notulen yang ditunjuk, yang tugasnya membuat catatan selama pertemuan, mengaturnya dalam format yang dapat dibaca dan mengeluarkannya kepada para peserta setelah kesimpulan dari pertemuan. Dalam pertemuan formal, risalah pertemuan sebelumnya harus disetujui dan diterima dalam transkrip risalah rapat saat ini oleh peserta rapat.
$config[code] not foundMenerima Menit
Tentukan apakah kuorum hadir pada pertemuan saat ini. Kuorum didefinisikan sebagai jumlah minimum anggota yang diperlukan untuk menyetujui mosi dan membuat keputusan akhir sesuai dengan anggaran rumah tangga asosiasi atau kelompok. Tanpa kuorum, tidak ada pertemuan resmi yang terjadi.
Baca, atau minta sekretaris asosiasi, dewan atau kelompok, membacakan notulen rapat dari pertemuan sebelumnya, mencatat mereka yang hadir dan semua tindakan yang terjadi.
Diskusikan risalah dari pertemuan sebelumnya, lakukan koreksi sebelum persetujuan. Diskusi harus faktual dan ramah, tidak membuka perdebatan lama atau konflik.
Sebut gerakan dari lantai. Presiden atau ketua dewan, kelompok atau rapat meminta mosi untuk menerima risalah rapat sebelumnya sebagai bacaan atau dengan perubahan yang dibahas sebagaimana dicatat. Mosi dapat dibuat oleh setiap anggota dewan pemungutan suara dan perlu diperbantukan oleh orang lain. Risalah sebelumnya harus diterima sebelum pertemuan saat ini dapat dilanjutkan.
Minta semua peserta untuk memilih untuk menerima notulen. Ini dilakukan melalui angkat tangan, dengan suara atau oleh ketua yang meminta setiap peserta secara individual. Buat catatan di notulen rapat saat ini bahwa pertemuan sebelumnya telah diterima.
Mengambil menit
Dapatkan salinan agenda rapat, untuk menentukan apa yang akan dibahas. Ini akan menguraikan alur menit yang akan diambil. Menurut Aturan Pesanan Robert, sebagai item agenda, risalah rapat sebelumnya harus dibaca dan diterima sebelum rapat dimulai.
Duduk di sebelah orang yang memimpin rapat untuk klarifikasi saat pertemuan berlangsung. Gunakan alat perekam untuk menangkap proses dan memverifikasi catatan setelah pertemuan selesai.
Tuliskan judul risalah, catat tanggal, waktu, dan tempat pertemuan, serta nama-nama setiap peserta rapat.
Buat catatan saat pertemuan berlanjut, buat catatan dari setiap agenda yang dibahas. Catat nama mereka yang melakukan gerakan, serta apakah mereka diadopsi atau ditolak. Tuliskan bagaimana keputusan ini dibuat, apakah melalui angkat tangan atau metode lain.
Transkripsikan catatan rapat sesegera mungkin setelah akhir pertemuan, sementara diskusi masih segar.
Gunakan templat dari pertemuan sebelumnya untuk menulis menit saat ini. Jika tidak ada menit sebelumnya, buat templat, yang dengan jelas menyatakan judul rapat, tanggal dan peserta.
Tunjukkan dengan jelas setiap resolusi yang dibuat, dengan perincian lengkap tentang apa resolusi itu.
Lampirkan dokumen tambahan apa pun yang disajikan selama rapat untuk menyertakan notulen sebagai lampiran.
Tip
Menulis tanpa bias, hanya menyatakan fakta akurat dari setiap diskusi yang diadakan.
Perjelas hal-hal yang ambigu dengan manajer rapat sebelum sirkulasi menit.
