Ada kegiatan biasa dalam setiap bisnis. Ini adalah tugas yang membutuhkan waktu dan energi tetapi terus terang lebih baik ditangani oleh orang lain sehingga Anda dapat fokus pada bisnis inti perusahaan Anda.
Tetapi di mana Anda dapat menemukan seseorang untuk menangani tugas-tugas ini? Masukkan asisten virtual!
"Seorang asisten virtual dapat mengambil barang sehari-hari yang menyebabkan stres, tetapi sebenarnya tidak sesulit itu, dan menyelesaikannya di belakang layar sehingga Anda dapat terus mengerjakan hal-hal besar yang penting," jelas Jess Ostroff, Direktur Calm di Don't Panic Management, agen bantuan virtual yang berspesialisasi dalam layanan manajemen Facebook ujung ke ujung untuk bisnis.
$config[code] not foundMengingat peran penting yang mereka mainkan, penting untuk memilih dengan bijak saat mempekerjakan asisten virtual. Di bawah ini adalah beberapa rahasia untuk mempekerjakan asisten virtual yang tepat.
Saat Mempekerjakan Asisten Virtual, Pastikan Mereka…
Pertahankan Komunikasi yang Jelas
Perbedaan utama antara mempekerjakan karyawan tetap dan asisten virtual adalah kehadiran fisik. Tidak seperti karyawan biasa, asisten virtual tidak dapat masuk ke kabin Anda untuk mendapatkan jawaban. Ini membuat komunikasi sangat penting. Karena itu, Anda harus mencari asisten virtual yang menjaga transparansi penuh dalam komunikasi setiap saat.
Memiliki Pengalaman Industri
Misalkan Anda memiliki bisnis B2B kecil dan audiens target Anda adalah kelompok orang dan pembuat keputusan yang lebih serius dan berevolusi. Apakah Anda akan mendapat manfaat dengan mempekerjakan seorang pemula tanpa pengalaman industri? Mungkin tidak. Sebaliknya, Anda harus mencari seseorang yang memiliki pengetahuan yang cukup tentang industri tempat Anda beroperasi. Seseorang dengan pengalaman industri yang kuat akan dapat memahami apa yang sebenarnya diinginkan oleh audiens.
Ambil Kepemilikan untuk Kesalahan
Seorang asisten virtual profesional tidak pernah takut untuk mengambil tanggung jawab atas kesalahan yang dilakukan di tempat kerja. Kualitas inilah yang membuat Anda lebih mudah bekerja dengan mereka. Seperti yang dikatakan Ostroff, “Mereka menghargai pekerjaan mereka dan kontribusinya bagi kesuksesan Anda, dan mengambil kepemilikan atas kesalahan atau kesalahpahaman sehingga mereka dapat melakukan yang lebih baik di masa depan.” Mengambil kepemilikan atas kesalahan juga menunjukkan akuntabilitas orang tersebut, yang merupakan kualitas hebat untuk dimiliki. di asisten virtual.
Memiliki Referensi yang Dapat diverifikasi
Cara sederhana namun efektif untuk mengukur keterampilan dan kualitas calon asisten virtual adalah dengan mencari referensi dan testimoni dari perusahaan sebelumnya. Pastikan Anda memperhatikan dengan cermat apa yang dikatakan majikan mereka sebelumnya tentang pekerjaan, kepribadian, dan keterampilan mereka. Berdasarkan pada testimonial, Anda akan dapat menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu.
Memahami cara Kerja Media Sosial
Jika Anda mempekerjakan seseorang untuk, misalnya, mengelola akun Facebook Anda, penting bagi mereka untuk sepenuhnya memahami cara kerja situs tersebut. Terlepas dari pemahaman komprehensif tentang fungsi Facebook, penting untuk mengetahui dengan jelas apa yang dapat dilakukannya untuk bisnis. Rekam jejak yang baik akan berguna dalam membantu Anda memeriksa kemampuan calon asisten virtual dalam melakukan pekerjaan yang ada.
Bagikan Saran
Asisten virtual profesional memiliki kepercayaan diri yang cukup dalam keterampilan dan pengalaman mereka untuk berbagi saran yang dapat membantu pekerjaan mereka dan bermanfaat bagi bisnis Anda. "Mereka juga dapat membuat saran ketika datang ke proses dan efisiensi berdasarkan pengalaman mereka sendiri yang akan membantu Anda menjalankan bisnis Anda lebih lancar," sebut Ostroff. Masukan dan saran yang bermanfaat pada akhirnya dapat membantu Anda memenuhi tujuan bisnis Anda.
Ajukan Pertanyaan Tentang Pekerjaan dan Tanggung Jawab
Ketika seorang calon asisten virtual mengajukan pertanyaan tentang peran dan tanggung jawab pekerjaan, itu menunjukkan minatnya dalam memenuhi harapan Anda. Pertanyaan yang valid juga berguna dalam membantu Anda membagi tanggung jawab pekerjaan yang terdefinisi dengan baik. “Penting untuk melihat jauh ke dalam diri Anda dan bisnis Anda untuk mencari tahu apa yang sebenarnya perlu Anda lakukan dan apa yang bisa dilakukan orang lain. Kemudian, Anda perlu mencari tahu mana dari hal-hal yang dapat dilakukan orang lain yang sebenarnya harus didelegasikan ke VA, ”kata Ostroff.
Lakukan dengan Baik dalam Percobaan
Tidak yakin tentang bagaimana hubungan Anda dengan asisten virtual akan berubah? Cobalah proyek percobaan untuk menguji air. "Sangat penting untuk memulai dengan tugas atau proyek yang kecil dan spesifik sehingga Anda dapat mulai membangun kepercayaan sambil tidak mengambil risiko kesalahan besar jika asistennya tidak cocok," jelas Ostroff. Jika proyek kecil berjalan dengan baik, Anda dapat mempercayai asisten dengan tugas yang lebih besar.
Unggul dalam Manajemen Waktu
Kualitas utama asisten virtual yang baik, menurut Ostroff, adalah kemampuan mereka untuk "mengambil barang sehari-hari yang menyebabkan stres, tetapi sebenarnya tidak sesulit itu." Untuk melakukannya, asisten virtual harus memiliki keterampilan manajemen waktu yang hebat.. Dengan kata lain, mereka harus tahu bagaimana memprioritaskan berbagai pekerjaan dan multi-tugas tanpa melewati tenggat waktu. Mereka juga harus menghargai waktu Anda dan memastikan Anda memiliki perjanjian waktu.
Jalin dengan Kepribadian Anda
Mempertimbangkan seberapa dekat Anda perlu bekerja dengan asisten virtual Anda, sangat penting untuk menemukan seseorang yang kepribadiannya cocok dengan kepribadian Anda. Misalnya, apakah Anda merasa nyaman bekerja jarak jauh dengan seseorang yang tidak berbicara sama sekali? Anda perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang kualitas interpersonal yang Anda cari pada diri seseorang yang tidak akan Anda temui setiap hari.
Pahami Audiens Target Anda
Ketika Anda mencoba untuk terhubung dengan audiens Anda melalui media sosial atau pendekatan lain, Anda harus mengandalkan seseorang yang mengenal audiens Anda, atau setidaknya bersedia untuk meningkatkan pengetahuannya. Katakanlah target audiens Anda adalah remaja Amerika rata-rata yang tinggal di kota kecil. Anda akan mendapat manfaat dari mempekerjakan asisten virtual yang mengetahui denyut nadi penonton semacam itu.
Tetap Terjangkau
Tetap terhubung sangat penting ketika Anda bekerja dengan asisten virtual. Berkat Internet, ada beberapa cara untuk berinteraksi dengan orang-orang yang duduk bermil-mil jauhnya. Tetapi penting juga untuk menemukan seseorang yang nyaman dengan jam kerja Anda. Misalnya, jika Anda duduk di A.S., akankah membantu mempekerjakan asisten virtual di Malaysia saat Anda harus melakukan kontak setiap hari?
Memiliki Keterampilan Khusus
Selain memiliki keterampilan interpersonal yang diinginkan, orang tersebut juga harus memiliki kualitas khusus untuk menyelesaikan pekerjaan. Ostroff memiliki kata-kata nasihat: "Penting untuk menentukan keahlian unik Anda, fokus pada hal itu, dan mendelegasikan sisanya." Idenya di sini adalah untuk menemukan keseimbangan yang tepat dalam alokasi pekerjaan, dan untuk itu Anda harus memilih orang dengan keahlian yang tepat.
Minat untuk Memahami Bisnis Anda
Menurut Ostroff, “Sebagian besar asisten virtual tidak menemukan alasan untuk berinvestasi dalam bisnis Anda. Dan Anda mendapatkan apa yang Anda bayar. ”Asisten virtual yang tepat menjadi lebih terlibat. Dia tahu bahwa untuk membantu Anda terhubung dengan audiens Anda, mereka harus memahami apa itu bisnis Anda. Pemahaman inilah yang membantu mereka mempelajari strategi Anda dan berkontribusi dengan cara yang paling efektif.
Tampilkan Intent to Learn
Anda mungkin tidak selalu perlu menyewa asisten virtual dengan pengalaman beberapa tahun. Seseorang yang relatif kurang berpengalaman juga dapat melakukan pekerjaan dengan baik selama dia memiliki tekad untuk belajar. Anda mungkin perlu merawat orang itu terlebih dahulu, tetapi hasilnya lebih besar ketika Anda mempertimbangkan biaya yang sangat rendah.
Mintalah Tanggapan
Seorang asisten virtual yang serius tentang pekerjaannya akan lebih proaktif dalam mencari umpan balik untuk menemukan area untuk perbaikan. Keinginan untuk menerima umpan balik adalah indikator yang jelas tentang keseriusan asisten tentang pekerjaan itu. Ostroff menambahkan, "Penting juga untuk memberikan umpan balik yang berkelanjutan, baik dan buruk, sehingga asisten Anda dapat belajar dan tumbuh."
Buat Anda Tetap Diperbarui
Sangat sulit untuk mengawasi apa yang asisten virtual lakukan karena Anda secara fisik tidak dekat satu sama lain. Tetapi seorang asisten virtual yang baik memahami hal ini, dan itulah sebabnya dia membuat Anda terus diperbarui dari waktu ke waktu. Assstant virtual yang baik akan membagikan pembaruan untuk membuat Anda mendapat informasi tentang kemajuan dan membantu menghilangkan miskomunikasi.
Memberikan Laporan Proyek Terperinci
Asisten virtual profesional memiliki mata untuk detail. Mereka mengenali peran laporan terperinci untuk melacak status, kemajuan, dan bidang-bidang proyek untuk perbaikan. Laporan proyek terperinci juga membantu Anda mengetahui apa yang Anda dapatkan dari pertunangan, yang bermanfaat dalam memantau pengembalian investasi.
Antisipasi Kebutuhan Anda
Asisten virtual profesional meluangkan waktu untuk memahami bisnis Anda dan kebutuhannya. Seiring waktu, asisten virtual mulai mengantisipasi kebutuhan bisnis Anda dan dapat membuat keputusan yang tepat. Seperti yang dikatakan Ostroff, "Asisten virtual terbaik adalah mereka yang, setelah beberapa waktu, dapat mengantisipasi kebutuhan Anda dan mencapai mereka sebelum Anda bahkan harus memikirkannya."
Gambar Asisten melalui Shutterstock
More in: Things You Did Know 8 Komentar ▼
