"Kita perlu bicara tentang anggaran proyek …"
$config[code] not foundTidak ada frasa yang dapat menimbulkan ketakutan ke jantung manajemen junior dan senior sama seperti email yang mendesak untuk membahas anggaran.
Jika Anda seorang manajer proyek, Anda tahu betul betapa sulitnya menjaga proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Antara mengubah ruang lingkup proyek, tuntutan klien yang tidak realistis, dan kemunduran yang tak terduga, mengelola sebuah proyek seringkali bisa terasa seperti menggembalakan kucing.
Jika Anda mendapati tim Anda secara rutin melebihi anggaran (bahkan jika anggaran awal tampak sepenuhnya dalam batas), masalahnya mungkin bukan terletak pada tim Anda, kepemimpinan Anda atau klien Anda, tetapi dengan alat yang Anda gunakan. Ya, saya berbicara tentang platform manajemen proyek yang mahal (dan membingungkan) yang Anda gunakan.
Memilih alat manajemen proyek online yang salah dapat mengatur bisnis Anda untuk sejumlah masalah. Ini adalah salah satu cara paling umum bahwa bisnis pada akhirnya dapat membuang sejumlah uang serius tanpa menyadarinya. Apakah Anda kesulitan untuk memilih perangkat lunak manajemen proyek yang tepat atau tidak yakin apakah platform Anda saat ini tepat untuk kebutuhan tim Anda?
Perhatikan bendera merah berikut:
Bendera Merah No. 1
Perencanaan proyek dan pekerjaan ad-hoc tidak menggunakan platform yang sama.
Manajer proyek menghabiskan 90 persen waktunya untuk berkomunikasi. Bukankah seharusnya perangkat lunak manajemen proyek Anda membuat proses ini lebih mudah?
Saat memilih sistem manajemen proyek, pilih platform yang memudahkan untuk melacak semua aspek proyek Anda dari satu sistem. Dengan cara ini ketika tugas ad-hoc muncul, Anda akan dapat menambahkan tugas-tugas ini ke platform proyek yang sama, membuatnya lebih mudah untuk melacak beban kerja dan ketersediaan masing-masing anggota tim.
Mudah mengidentifikasi anggota mana yang memiliki lebih banyak waktu dalam jadwal mereka dan yang memiliki komitmen berlebihan untuk secara mulus memindahkan beban kerja seiring prioritas dan ketersediaan berubah.
Bendera Merah No. 2
Tidak ada standar onboarding.
Saat Anda mengelola tim virtual, langkah pertama untuk sukses adalah dengan membakukan proses orientasi.
Dapatkan semua orang di halaman yang sama dari awal dengan tutorial cara dasar untuk menggunakan platform baru. Tetapkan harapan untuk ketersediaan dengan buku panduan komunikasi dan lembar informasi kontak.
Platform manajemen proyek terbaik termasuk alat obrolan virtual dan program pengiriman pesan internal. Menggunakan alat obrolan yang sama yang disertakan dengan perangkat lunak manajemen proyek berarti Anda dapat langsung mengubah tugas, menambahkan catatan ke pekerjaan yang berbeda, atau menggeser tenggat waktu tanpa meninggalkan program.
Bendera Merah No. 3
Anda menggunakan satu layanan untuk manajemen proyek dan lainnya untuk berbagi file cloud.
Ya, DropBox dan Google Documents hebat, tetapi saya menemukan bahwa ketika saya mengelola proyek besar, jauh lebih mudah untuk menyimpan semua file di lokasi yang sama dengan daftar yang harus dilakukan dan pertemuan berbagi layar / kolaborasi / kolaborasi.
Saya meminta tim saya memasukkan nomor versi di setiap nama file dan inisial orang terakhir untuk mengedit file. Dengan cara ini, jika ada pertanyaan tentang konten atau apa yang diubah, saya langsung tahu siapa yang harus dihubungi. Ini membantu menjaga agar file tidak dikubur dalam rantai email dan pengeditan tidak terduplikasi.
Terlepas dari konvensi penamaan file yang Anda pilih, letakkan sistem sejak hari pertama untuk mengelola dan melacak file dan simpan semuanya di satu tempat.
Bendera Merah No. 4
Tidak ada ruang untuk diskusi kolaboratif atau pertemuan virtual.
Ada lebih banyak hal untuk perangkat lunak manajemen proyek dari sekadar melacak tugas dan menyimpan file.
Saat Anda menjalankan tim virtual, rapat reguler dapat menjadi tantangan. Yang mengatakan, tanpa komunikasi yang jelas, seluruh proyek bisa berantakan. Pilih satu hari dan waktu (seperti Senin pukul 10 pagi dan Kamis pukul 2 siang) untuk mengadakan sesi check-in status proyek mingguan.
Pertimbangkan anggota tim yang tinggal di zona waktu yang berbeda; pertemuan tengah hari umumnya paling mudah bagi semua orang untuk "menghadiri". Memiliki hari dan waktu tertentu yang dijadwalkan secara konsisten sebelumnya membuat setiap orang pada halaman yang sama dan proyek bergerak maju.
Bendera Merah No. 5
Banyak lonceng dan peluit, namun fungsi intinya tidak cukup.
Saat memilih platform manajemen proyek, tergoda untuk memilih yang memiliki fitur paling bagus.
Pastikan fungsionalitas inti mendukung lonceng dan peluit ini. Baik itu integrasi penuh dengan Gmail dan DropBox, transformasi satu-klik dari email ke tugas proyek, atau pesan instan dalam ruang kerja bersama, pilih fitur yang tepat untuk tim virtual Anda.
Wrike, Zoho Projects, dan Clarizen adalah tiga opsi berbasis web populer untuk kolaborasi proyek yang menawarkan fitur serupa. Sebelum melakukan ke platform tunggal, bawa mereka untuk test drive untuk menentukan mana yang paling cocok untuk kebutuhan Anda.
Intinya
Proyek yang diselesaikan tidak terwujud melalui kemauan semata. Menghabiskan terlalu banyak uang untuk platform manajemen proyek yang mahal yang tidak menyelesaikan pekerjaan tidak hanya merugikan bottom line perusahaan Anda, tetapi juga memperlambat produktivitas dan menghilangkan tenggat waktu.
Dapatkan kembali ke jalur dengan platform manajemen proyek yang melacak tugas, ikhtisar, menyimpan file, menawarkan ikhtisar anggota tim penuh, dan menyediakan pertemuan virtual / pesan instan yang mudah semua dari tempat yang sama.
Foto Luka Perban melalui Shutterstock
