Tetap teratur adalah hal mendasar dalam memastikan kantor berjalan lancar. Sebagai asisten eksekutif, Anda sering diminta untuk menjaga kantor tetap efisien dan jika Anda tidak siap, banyak hal yang dapat menjadi sibuk. Anda diminta untuk melakukan tugas-tugas harian, mingguan, dan bulanan. Tanpa organisasi, mudah untuk bingung dan melupakan tenggat waktu yang penting.
To Do Area
Tentukan bagian dari meja Anda sebagai area "yang harus dilakukan" alih-alih memiliki kertas tempel dan kertas di mana-mana. Tempatkan item dalam kotak atau folder di meja Anda dan periksa secara berkala sepanjang hari. Saat tugas selesai, hapus item dari meja ke "folder selesai" atau ke kotak untuk pengarsipan. Di awal setiap hari, buat daftar tugas yang lengkap untuk hari itu dan letakkan di folder "agenda". Hapus tugas saat sudah selesai. Tambahkan tugas saat mereka mendatangi Anda dan pada akhirnya pastikan semuanya selesai.
$config[code] not foundTetapkan Hari
Tentukan hari untuk tugas-tugas mingguan. "Anda dapat mengatur minggu Anda sehingga Anda akan tahu, sampai batas tertentu bagaimanapun, apa yang akan Anda lakukan," kata Victoria Moran dari OfficePRO Magazine. Misalnya, pilih hari Rabu sebagai hari rusak dan simpan kertas yang perlu dicacah sampai tiba saatnya. Atau, hitung uang kecil pada hari Jumat. Ini juga dapat bekerja dengan kegiatan sehari-hari. Moran menyarankan untuk mengembalikan suara dan email pada waktu-waktu tertentu per hari. (REF1) Dengan begitu Anda tidak perlu menghentikan apa yang sering Anda lakukan di siang hari.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPengodean Warna
Menggunakan kode warna dapat membantu Anda mengatur apa yang perlu dilakukan dan kapan. "Selalu pikirkan tentang tugas apa yang Anda lakukan dan seberapa sering Anda melakukannya," kata Judith Allen dari Admin Secrets. (REF2) Buat kode setiap minggu dengan satu warna seperti merah; beri tugas harian biru, tugas bulanan kuning dan sebagainya. Tempatkan tugas dalam folder kode kemudian ambil kalender Anda dan tandai apa yang perlu dilakukan dengan kotak berwarna di belakangnya. Pada kalender elektronik, ketikkan kata-kata dalam warna tugas jika Anda tidak dapat membuat kotak.
Bagikan Tanggung Jawab
Berbagi tanggung jawab adalah bagian penting dalam tetap terorganisir. Ini mungkin tampak sulit karena Anda adalah orang yang paling banyak didelegasikan tugas, tetapi itu bisa dilakukan. Terkadang, ketepatan waktu tugas Anda bergantung pada tindakan atasan dan rekan kerja Anda. Jika Anda bertanggung jawab untuk menyeimbangkan buku, beri tenggat waktu rekan kerja untuk menyerahkan stub mereka. Juga minta mereka keluar setiap cek yang mereka ambil dari buku. Jika bos Anda melakukan perjalanan, suruh dia tulis atau berikan daftar periksa apa yang perlu dilakukan. Lalu berikan dia salinan daftar untuk memastikan Anda berdua berada di halaman yang sama. Juga, berikan folder khusus rekan kerja untuk mengubah semua penerimaan kas kecil menjadi satu folder. Dengan begitu Anda tidak perlu memburu siapa pun saat tiba waktunya untuk mendamaikan laci.
