Hari asisten administratif diisi dengan banyak tugas termasuk penjadwalan, mengirim email dan mengelola proyek. Selain itu, kadang-kadang perlu untuk mengambil pesan untuk bos Anda ketika dia tidak tersedia. Pesan yang tidak jelas dan ditulis dengan buruk dapat membuat atasan Anda frustrasi. Jika Anda ingin membuatnya terkesan, berikan pesan rinci yang merangkum sifat panggilan dan respons yang diminta. Bahkan jika Anda bukan asisten administrasi, Anda terkadang harus mengambil pesan untuk bos yang tidak ada.
$config[code] not foundSaat di Telepon
Tanyakan kepada penelepon apakah dia ingin meninggalkan pesan. Jika jawabannya "tidak," luangkan waktu sejenak untuk mendorong pesan. Katakan padanya bahwa bos Anda akan ada rapat sepanjang hari, jadi menelepon kembali mungkin bukan pilihan terbaik.
Minta penelepon untuk memberikan pesan rinci. Beberapa penelepon akan menjawab, "Biarkan saja dia menelepon saya kembali." Sayangnya, bos Anda mungkin tidak puas dengan pesan yang tidak jelas seperti itu. Dalam hal ini, balas dengan, "Tentu saja. Apa yang bisa saya katakan kepadanya tentang hal ini?"
Minta nama lengkap dari penelepon. Nama depan dapat menyebabkan kebingungan bagi atasan Anda. Cukup tanyakan, "Bisakah saya memiliki nama lengkap Anda?" saat mencatat pesan.
Minta nomor telepon pemanggil. Meskipun ini mungkin tampak jelas, mudah untuk melupakan nomor ketika fokus pada aspek panggilan lainnya. Jika penelepon lebih suka dihubungi melalui email, catat juga.
Tuliskan semua informasi ini di kertas bekas saat Anda mengajukan pertanyaan. Tuliskan tanggal dan waktu panggilan juga.
Menyampaikan Pesan
Atur catatan Anda untuk panggilan di selembar kertas kecil. Setiap pesan harus diisi hanya dengan selembar kertas. Hindari menulis lebih dari satu pesan di setiap slip.
Tuliskan tanggal dan waktu panggilan, diikuti dengan nama depan dan belakang pemanggil di bagian atas kertas. Jika dia juga memberikan posisi atau hubungannya dengan atasan Anda, seperti akuntan atau pemasok, tulis juga di sini.
Ringkas tujuan panggilan dalam satu kalimat pendek. Tulis ini di bawah nama penelepon. Jadilah singkat dan spesifik sehingga bos Anda tidak perlu bertanya-tanya tentang apa ini.
Tulis nomor telepon pemanggil di bagian bawah pesan.
Tulis "URGENT" dalam huruf kapital di sudut kanan atas catatan jika panggilan itu sangat penting. Sebagian besar pesan telepon tidak termasuk dalam kategori ini. Pesan yang mendesak merujuk pada keadaan darurat keluarga atau masalah bisnis yang dapat memiliki dampak buruk yang besar pada perusahaan.
Relay pesan ke atasan Anda segera setelah dia tersedia. Saat Anda memberikan kepadanya setiap pesan, bacalah dengan lantang. Dengan cara ini tidak ada kemungkinan dia akan melewatkan pesan penting.
Tip
Tahu kapan harus bicara. Jika sebuah pesan benar-benar darurat, terutama dengan keluarga bos, sela dia dan ceritakan tentang penelepon segera. Beberapa hal dalam hidup lebih penting daripada pertemuan bisnis.
