Cara Menggunakan Peralatan Kantor

Jadi, Anda telah mendapatkan posisi bekerja di kantor, mungkin sebagai asisten administrasi atau sekretaris. Sekarang Anda perlu mempelajari cara yang tepat untuk menggunakan peralatan di kantor Anda, karena pekerjaan Anda akan memerlukan menggunakan komputer, mengirim faks, membuat fotokopi dan banyak lagi. Dengan penanganan yang tepat, peralatan di kantor Anda harus bertahan beberapa tahun dan seharusnya membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Semakin baik Anda tahu cara menggunakan peralatan, semakin baik Anda dapat melakukan pekerjaan Anda.

$config[code] not found

Menggunakan Mesin Fotocopy

Baca buku petunjuk yang disediakan untuk mesin fotokopi. Temukan sakelar daya dan hidupkan mesin. Berikan waktu yang cukup untuk mesin melakukan pemanasan; mesin lama dapat memakan waktu lebih lama daripada model yang lebih baru.

Angkat penutup dan tempatkan dokumen yang ingin Anda salin menghadap ke bawah pada kaca. Berhati-hatilah untuk memposisikannya dengan benar; sebagian besar mesin fotokopi memiliki tanda yang menunjukkan di mana menempatkan dokumen. Turunkan penutup dan, menggunakan panel kontrol, pilih jumlah salinan yang ingin Anda buat. Tekan "mulai" dan penyalinan akan dimulai.

Gunakan umpan otomatis pada mesin fotokopi Anda untuk menyalin dokumen beberapa halaman panjangnya. Dengan mengikuti panduan di sebelah umpan, posisikan tumpukan dokumen Anda; banyak mesin fotokopi memasukkan dokumen secara otomatis. Lihat apakah mesin fotokopi Anda memiliki opsi untuk menyusun dan menjepret dokumen Anda secara otomatis - kebanyakan model yang lebih baru melakukannya. Pilih opsi ini pada tampilan digital, tekan "mulai," dan tumpukan dokumen Anda akan difotokopi, disusun, dan dijilid untuk Anda.

Menggunakan mesin faks

Baca instruksi pabriknya.Periksa apakah mesin faks dicolokkan ke catu daya dan jack telepon sebelum menyalakannya. Dapatkan nomor faks untuk tujuan faks yang Anda kirim. Atur dokumen yang Anda kirim secara berurutan.

Isi lembar penutup untuk faks Anda; ini akan berisi nama penerima dan nomor faks, nama bos atau kantor Anda, nomor faks untuk kantor Anda, pesan singkat kepada penerima dan jumlah halaman, termasuk lembar penutup.

Posisikan dokumen menghadap ke atas di baki pemasok. Tekan nomor faks penerima. Tekan "kirim 'atau" faks "untuk mengirim dokumen, tergantung pada mesin yang Anda gunakan.

Pastikan ada banyak tinta dalam kartrid toner mesin Anda dan ada banyak kertas, sehingga Anda dapat menerima faks dengan lancar. Tunggu telepon berdering, tetapi jangan dijawab; ini menunjukkan faks masuk. Dengarkan nada "jabat tangan" yang memberi tahu Anda mesin faks pengirim dan mesin faks Anda sedang berkomunikasi. Awasi mesin faks Anda mulai mencetak dan tunggu hingga seluruh dokumen selesai.

Periksa jumlah halaman yang Anda terima dengan nomor yang diberikan pada lembar depan untuk memastikan seluruh faks telah masuk. Hubungi pengirim untuk mengonfirmasi penerimaan dokumen ini.