Operasi bisnis semakin banyak dilakukan melalui pertemuan online.
Peralatan sekaligus semakin mudah digunakan, dengan integrasi yang mulus, dan fitur yang lebih canggih dan kuat. Bahkan orang yang transit dapat berhenti di perhentian atau menemukan tempat yang tenang dan berpartisipasi dalam konferensi online dari kenyamanan ponsel cerdas mereka.
Solusi web conferencing bisnis tidak mahal, seringkali berkisar dari $ 20 per bulan hingga $ 40 per bulan untuk paket layanan yang kaya fitur. Sesuai tabel yang disediakan oleh Getvoip.com, penasihat komunikasi Web, sebagian besar penyedia telepon VoIP bisnis bahkan akan menawarkan solusi konferensi Web sebagai tambahan untuk biaya bulanan mulai dari $ 5 per bulan hingga $ 15 per bulan.
$config[code] not foundWeb conferencing dapat menjadi wahyu - atau buang-buang waktu untuk beberapa organisasi jika tidak dilaksanakan dengan benar. Keajaiban teknologi tidak akan bernilai jika pertemuan berbasis web tidak terorganisir, terlalu lama, terlalu pendek, berliku-liku atau dengan cara lain tidak efisien dan tidak efektif. Dengan kata lain, atribut pertemuan yang baik diadakan ketika semua orang berada di ruang konferensi yang sama harus dipertahankan, sebaik mungkin, dalam format konferensi Web.
SyberWorks’Mary Polley-Berte menawarkan daftar lengkap tips konferensi Web. Berikut adalah beberapa sarannya untuk membantu membuat konferensi web Anda sukses:
- Berhati-hatilah dalam produksi slide PowerPoint. Mereka harus meyakinkan dan tepat sasaran.
- Punya orang yang "masuk" siapa yang menjadi fokus utama saat mengatur pertemuan.
- Biarkan peserta tahu apa yang akan ditangani selama pertemuan.
- Latih dan uji presentasi sebelum rapat.
- Secara umum, pastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam menjalankan konferensi Web akrab dengan teknologi yang akan digunakan.
Beberapa saran Polley-Berte selanjutnya - ada 23 lagi - sangat berguna. Intinya adalah bahwa teknologi konferensi web masih dalam tahap awal, tetapi kunci untuk menggunakannya sebagian besar dan efektif didasarkan pada akal sehat kuno.
Esther Schindler dari CIO membahas beberapa alasan yang sama dengan Polley-Berte. Tetapi putaran dan wawasannya yang unik membuat pikirannya yang lain layak dibaca.
Schindler menyarankan bahwa mengirim informasi sebelum konferensi jarak jauh lebih penting daripada melakukan rapat internal. Aturan dasar penting karena sifat teleconference Web. Dia menambahkan bahwa kontrol ketat adalah suatu keharusan. Orang yang menghadiri konferensi Web bertanggung jawab atas semua gangguan kantor pusat atau Starbucks. Dengan demikian, disiplin mental sangat penting.
Penting juga untuk tidak menjadi korban sindrom “tidak terlihat, keluar dari pikiran”. Dalam pertemuan hibrid - di mana sebagian besar orang berada di satu lokasi tetapi sejumlah besar hadir dari jarak jauh - ada kecenderungan untuk melupakan orang-orang yang tidak ada di ruangan itu. Pendekatan terstruktur untuk proses ini merupakan langkah penting dalam mencegah hal ini.
Humbolt State University, dalam tulisan yang tidak bertanda, melihat konferensi Web dari minggu sebelumnya, selama dan sehari setelah poin menguntungkan. Ada beberapa saran untuk setiap periode waktu. Inilah yang teratas dari masing-masing:
- Sebelum: Mengantisipasi kemungkinan pertanyaan peserta dan menyiapkan jawaban; memberikan agenda dan menciptakan pemahaman yang jelas tentang tujuan konferensi.
- Saat lari kering: Gunakan komputer yang akan digunakan selama acara untuk memastikan bahwa mereka memiliki perangkat lunak yang tepat dan berfungsi dengan benar; sertakan semua pembicara dan moderator dalam menjalankannya sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan.
- Hari sesi: Gunakan agenda terperinci; mulailah sesi online 30 menit sebelum acara.
- Selama sesi: Mengundang peserta untuk memperkenalkan diri melalui obrolan memiliki tujuan ganda yaitu membiasakan mereka dengan teknologi dan membuat mereka tetap terlibat; jalankan melalui agenda dan lakukan pemeriksaan suara.
- Setelah sesi: Tinjau rekaman apa pun sebagai cara untuk meningkatkan dalam setiap dan semua aspek menjalankan konferensi Web; memposting tautan ke rekaman yang dapat dimanfaatkan peserta dan orang lain.
Tony Karrer di eLearning Technologies juga menawarkan daftar langkah-langkah yang akan meningkatkan peluang diadakannya konferensi Web yang sukses. Artikel ini bukan baru, tetapi memiliki saran yang masih sangat relevan. Beberapa wawasan penting Karrer:
- Jangan merencanakan partisipasi ad hoc dari peserta. Rancang mereka. Jika orang suka memberi masukan, anggap itu bonus.
- Jika itu panjang atau sesi multipoint, desain dalam istirahat.
- Jika konferensi Web membentang zona waktu - terutama internasional - jadwal sangat hati-hati.
- Dorong orang-orang siapa yang akan hadir pada topik terkait atau selama panel yang sama untuk berkomunikasi satu sama lain sebelum acara.
Web conferencing menawarkan keuntungan luar biasa. Pada saat yang sama, persiapannya intensif. Banyak hal yang terjadi secara alami dalam pertemuan berbasis di tempat, seperti percakapan dadakan saat rehat kopi dan kemampuan orang untuk membaca isyarat verbal penutur, seluruhnya atau sebagian besar tidak ada. Menebus ini sulit, tetapi bukan tidak mungkin.
Foto Konferensi VOIP melalui Shutterstock
4 Komentar ▼
