16 Cara Layanan Telepon Virtual Dapat Membantu Bisnis Anda

Saat meluncurkan bisnis kecil Anda, kecil kemungkinan Anda berpikir untuk menyiapkan sistem telepon, jika Anda memikirkannya sama sekali.

Anda tidak sendirian dalam hal ini: dari daftar periksa startup 25-plus yang kami lihat online saat meneliti artikel ini, hanya satu sistem telepon yang terdaftar dan itu cukup jauh dalam hal prioritas.

Ini tidak terlalu mengejutkan. Lebih dari tiga perempat bisnis kecil yang dimulai pada 2013 memiliki empat orang atau kurang. Dengan tim sekecil itu, menggunakan masing-masing ponsel masuk akal.

$config[code] not found

Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis itu, baik dalam hal karyawan maupun klien, kebutuhan akan sistem telepon yang lebih canggih, namun terjangkau, menjadi jelas. Lagipula, Anda tidak suka ketinggalan satu panggilan pun, bukan?

Dan di situlah sistem telepon virtual memasuki gambar.

Apa itu Layanan Telepon Virtual?

Selama beberapa dekade, sistem telepon bisnis telah menawarkan lebih dari satu telepon di setiap meja. Dari voicemail ke panggilan routing, penerusan panggilan dan panggilan konferensi, sistem telepon modern telah mengubah cara bisnis berkomunikasi dengan pelanggan mereka, mitra dan di dalam dinding mereka sendiri.

Namun bagi banyak usaha kecil, harga sistem telepon in-house sangat mahal. Selain peralatan itu sendiri (termasuk telepon), biaya pengelolaan, pemecahan masalah, dan pemeliharaan sistem sangat tinggi.

Pada akhir 1990-an, sebuah solusi baru muncul: layanan telepon virtual. Sama seperti aplikasi online yang Anda gunakan di cloud, layanan ini memungkinkan usaha kecil mendapatkan lebih banyak fitur dengan biaya lebih sedikit dengan memikul semua biaya perangkat keras, manajemen, dan pemeliharaan, serta menyebarkannya di sejumlah bisnis. Selain itu, bisnis yang menggunakan layanan telepon virtual dapat menggunakan perangkat telepon yang ada, baik kabel ke dinding atau seluler.

Hasil? Usaha kecil sekarang memiliki akses ke layanan telepon bisnis yang kuat dengan harga yang jauh lebih rendah.

16 Cara Layanan Telepon Virtual Dapat Membantu Bisnis Anda

Sejak diperkenalkan, layanan telepon virtual terus mengembangkan penawaran layanan mereka. Untuk membantu Anda memahami luasnya apa yang tersedia, lihat fitur yang paling umum, serta beberapa yang tidak umum, di bawah ini.

Fitur Umum dari Layanan Telepon Virtual

Berikut ini contoh fitur paling umum yang ditawarkan oleh layanan telepon virtual:

1. Nomor telepon - Iklankan satu nomor utama atau buat sebanyak 800 panggilan langsung dan meja rias lokal sebanyak yang Anda butuhkan (peringatan: lebih banyak angka dapat berarti biaya yang lebih tinggi). Anda biasanya dapat menetapkan ID penelepon yang ingin Anda gunakan sehingga orang yang Anda panggil akan melihat nama perusahaan Anda.
2. Resepsionis virtual dan menu swalayan - Sambut penelepon dengan salam profesional dan kemudian kirim mereka dalam perjalanan atau menawarkan menu dengan opsi termasuk direktori ekstensi serta lokasi dan jam kerja.
3. Pegang musik - Anda bahkan dapat memilih sendiri!
4. Perutean panggilan - Bantu pemanggil Anda menjangkau orang yang tepat dengan aturan otomasi yang dapat Anda ubah dengan cepat. Tentukan siapa yang menerima panggilan menggunakan fitur seperti antrian grup dan dering simultan dan dapatkan panggilan Anda di jalan dengan fitur "ikuti saya" yang meneruskan semua panggilan ke perangkat seluler Anda. Anda bahkan dapat mengatur aturan penyaringan sehingga panggilan penting dikirimkan kepada Anda sementara panggilan yang kurang penting dikirim ke pesan suara.
5. Fitur ponsel lainnya - Sebagian besar layanan telepon virtual menawarkan transfer panggilan, panggilan parkir, ID penelepon, panggilan tunggu dan jangan ganggu. Beberapa bahkan mengumumkan penelepon (yaitu mereka meminta penelepon untuk menyebutkan nama mereka, merekamnya dan kemudian memutarnya untuk Anda sebelum Anda menerima panggilan) dan memblokir panggilan.
6. Klik untuk menelepon - Biarkan pelanggan Anda menghubungi Anda dengan mengklik tombol situs web.
7. Panggilan konferensi - Ini seperti pesta online tempat Anda menyelesaikan pekerjaan.
8. Faks - Terima faks dan kirimkan melalui email.
9. Pesan suara - Berpikir lebih besar dari kemampuan sederhana untuk menerima pesan suara. Banyak layanan telepon virtual akan meneruskan rekaman pesan suara Anda ke alamat email Anda di mana Anda dapat segera memutarnya.
10. Manajemen akun - Ubah, kelola, dan pantau sistem telepon Anda dengan dasbor daring yang mudah digunakan. Tidak ada sistem yang rumit untuk dikelola dan tidak ada perangkat keras yang harus dihadapi.

Fitur Jarang Layanan Telepon Virtual

1. Petugas langsung - Tidak ada yang lebih baik daripada meminta orang langsung menjawab telepon bisnis Anda. Beberapa layanan telepon virtual memungkinkan Anda untuk menawarkan pengalaman itu tanpa harus menyewa seorang resepsionis.
2. Transkripsi pesan suara - Memiliki rekaman setiap voicemail yang dikirimkan kepada Anda melalui email adalah hal yang baik, Anda tidak dapat mendengarkannya saat rapat. Saat itulah pesan suara yang ditranskripsi, pesan Anda dalam teks, sangat berguna.
3. Balik panggilan - Perlu meninggalkan kantor saat Anda sedang menelepon? Balik panggilan memungkinkan Anda mentransfer panggilan ke perangkat seluler sehingga Anda dapat terus berbicara saat bepergian.
4. Konferensi web dan video - Beberapa layanan telepon virtual menawarkan kemampuan untuk meng-host web dan konferensi video sesuai kebutuhan.
5. Integrasi - Mengintegrasikan layanan telepon virtual Anda dengan aplikasi yang sering digunakan memungkinkan Anda mengatur proses yang efisien. Misalnya, dengan RingCentral, Anda dapat mengirim faks masuk ke folder Kotak tertentu dan mengaktifkan "klik untuk menelepon" dari dalam solusi layanan pelanggan Zendesk.
6. Rekaman panggilan - Jika Anda perlu merekam panggilan, baik untuk keperluan hukum atau pelatihan, beberapa layanan telepon virtual menawarkan fitur itu.

Keputusan Voice-Over-IP (VOIP)

Layanan telepon virtual dapat ditawarkan dalam satu dari dua cara:

1. Layanan telepon tradisional menggunakan PBX (pertukaran cabang pribadi) yang menggunakan jalur yang sama dengan yang digunakan di rumah dan ponsel Anda; atau
2. VOIP, metode yang merutekan panggilan Anda melalui Internet.

Sementara VOIP seringkali lebih murah, ada dua fakta penting untuk dipertimbangkan sebelum memilih layanan telepon virtual yang menggunakan pendekatan itu:

1. Keandalan - VOIP membutuhkan koneksi internet yang stabil dan kuat. Jika itu tidak tersedia, Anda akan melihat panggilan yang gagal dan terputus.
2. Layanan darurat - Layanan darurat terintegrasi penuh dengan layanan telepon tradisional yang menggunakan PBX tetapi tidak dengan layanan VOIP. Itu berarti bahwa layanan seperti 911 tidak dapat melacak panggilan VOIP, pembatasan yang berat jika Anda pernah dalam masalah. Sementara masalah ini sedang diatasi, itu masih merupakan masalah nyata.

Daftar Layanan Telepon Virtual

Untuk membantu Anda menemukan layanan telepon virtual yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda, kami telah menyusun daftar di bawah ini untuk memulai.

Catatan: fitur dan harga sangat bervariasi di antara layanan, jadi pastikan Anda melakukan riset.

• 8×8
• AccessDirect
• panggilan udara
• Telepon Aliansi
• Pesan Suara Amerika
• Broadvoice
• eVoice
• Freedom800
• FreedomVoice
• Belalang
• Haloo
• Logat
• Kall8
• Line2
• MightyCall
• Nextiva
• Satu kotak
• Onsip
• Ooma
• com
• Bilik telepon
• RingCentral
• Sonetel
• bersama
• Tackle
• Talkroute
• Telzio
• Suara UniTel
• VirtualPBX
• VoiceNation
• VoiceShot
• VOIPstudio
• Vonage
• Vonjour
• Mudah bekerja
• Zaplee

Kesimpulan

Pada titik tertentu, banyak pemilik usaha kecil akan mendapati diri mereka mempertimbangkan layanan telepon virtual.

Tidak selalu ukuran bisnis yang mendorong pencarian solusi, tetapi kenyamanan dan kemampuan "terlihat seperti bisnis yang lebih besar" yang diberikan oleh solusi ini.

Sebelum Anda mulai mencari, biasakan diri Anda dengan fitur-fitur yang tercantum di atas dan kemudian gunakan daftar layanan telepon virtual untuk memulai pencarian Anda.

Pengusaha di Foto Ponsel via Shutterstock

3 Komentar ▼