Di banyak perusahaan, departemen sumber daya manusia menangani semua catatan personel setiap karyawan, dulu dan sekarang. Catatan-catatan ini secara tradisional disimpan di atas kertas, menciptakan masalah dengan penyimpanan, kemampuan untuk menemukan catatan dan umur panjang. Mengubah ke sistem personalisasi komputer dapat membantu menyelesaikan beberapa masalah ini.
Ruang
Menyimpan catatan kertas membutuhkan banyak ruang. Semakin banyak karyawan yang dimiliki perusahaan, semakin banyak ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan semua catatan, terutama jika perusahaan menyimpan catatan untuk karyawan masa lalu. Sistem yang terkomputerisasi memungkinkan perusahaan untuk mentransfer dokumen kertas ke dalam bentuk digital, yang hanya memakan ruang untuk komputer. Sebagian besar komputer memiliki banyak ruang hard drive untuk menyimpan semua catatan karyawan yang diperlukan. Suatu perusahaan kemudian bebas menggunakan ruang penyimpanan sebelumnya untuk catatan kertas untuk kantor lain atau jenis penyimpanan lain.
$config[code] not foundAksesibilitas
Catatan kertas, tidak peduli seberapa baik mereka diajukan, dapat memakan waktu beberapa menit untuk mencari setiap informasi tertentu. Anda harus menemukan file untuk karyawan yang benar, yang biasanya mudah selama file disimpan dalam urutan abjad yang baik, tetapi masih bisa memakan waktu tergantung pada berapa banyak lemari arsip Anda harus berjalan di antara untuk mendapatkannya. Setelah itu Anda masih harus menemukan dokumen tertentu yang Anda butuhkan, yang dapat memakan waktu, terutama jika file karyawannya tebal. Namun, jika sistem personalia disimpan di komputer, hanya hitungan detik untuk mencari informasi yang Anda cari melalui fitur pencarian komputer. Pengusaha dapat melihat file dari beberapa komputer, dan bahkan kantor yang berlokasi di beberapa kota juga.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingWaktu
Selain menghemat waktu saat mencari dokumen tertentu dalam file kertas, pengusaha dapat menghemat waktu dengan cara lain. Jika seorang majikan membutuhkan file kertas seseorang karena tindakan disipliner atau untuk tinjauan kinerja, dia harus menunggu seseorang untuk menemukan file tersebut dan mengirimkannya kepadanya. Ketika sistem terkomputerisasi, ia dapat dengan mudah mencari informasi di komputernya tanpa harus menunggu. Pengarsipan dokumen juga dilakukan lebih cepat, menghemat waktu pengarsipan.
Statistik
Pengusaha kadang-kadang mengandalkan statistik untuk mengevaluasi karyawan mereka dan kebutuhan perusahaan. Ketika catatan personel dikomputerisasi, seorang majikan dapat menginstruksikan komputer untuk mengumpulkan statistik tertentu, seperti tingkat output, absensi atau tingkat turnover, untuk menemukan cara untuk meningkatkan perusahaan. Statistik ini dapat memberi majikan informasi penting. Jika manajemen atas meminta statistik ini, komputer memudahkan untuk menyusun informasi dan dapat dengan cepat membuat grafik untuk menggambarkan statistik dengan lebih baik.
Tren
Beberapa karyawan menunjukkan tren dalam kebiasaan kerja mereka yang dapat memberi petunjuk pada pemberi kerja tentang masalah potensial. Misalnya, seorang karyawan mungkin memiliki kebiasaan menelepon sakit sekali setiap dua minggu pada hari yang sama dalam seminggu. Beberapa karyawan memilih hari Senin atau Jumat untuk memperpanjang akhir pekan, sementara yang lain memilih rute yang lebih bijaksana dengan menggunakan satu hari di tengah minggu. Sistem personalisasi yang terkomputerisasi dapat membantu pemberi kerja mengidentifikasi tren seperti ini lebih mudah daripada mengandalkan catatan kertas dan memori.
