Koordinator konferensi, atau perencana pertemuan, biasanya terlibat dalam setiap aspek konferensi, mulai dari menandatangani kontrak awal hingga pembersihan pada hari terakhir acara. Di antaranya ada berbagai tugas yang bisa Anda temui. Sejak 2014, ada banyak peluang di lapangan yang diperkirakan akan bertahan setidaknya hingga 2024, karena Biro Statistik Tenaga Kerja memperkirakan kenaikan lapangan kerja untuk koordinator konferensi sekitar 10 persen.
$config[code] not foundPra-Perencanaan
Sebagai koordinator, adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan semua detail yang dibutuhkan oleh klien Anda secara tertulis dalam kontrak sebelum Anda mulai mempersiapkan konferensi. Anda akan bertemu dengan pimpinan organisasi untuk konferensi untuk mengetahui rincian seperti berapa banyak yang diharapkan untuk menghadiri, apa makanan dan camilan yang dibutuhkan, yang terdiri dari target audiens, apa tujuan konferensi itu dan apa jenis anggaran pengekangan klien di bawah. Selain itu, Anda harus bernegosiasi dengan vendor, fasilitas, dan penyedia layanan lainnya dan menuliskan total biaya untuk acara tersebut. Anda biasanya memiliki anggaran yang harus Anda kerjakan.
Atur Acara
Setelah Anda menyelesaikan semua detail di mana acara akan berlangsung dan siapa yang akan menyediakan layanan, Anda kemudian akan bertanggung jawab untuk mengatur detail tersebut ke dalam operasi yang lancar. Anda harus mencari tahu kamar mana yang akan digunakan oleh berbagai pembicara tergantung pada seberapa populer bengkel tersebut diprediksi dan berapa banyak tamu yang diproyeksikan untuk membeli tiket jamuan. Dengan klien Anda, Anda akan bertanggung jawab untuk memilih menu, pengaturan meja dan hiburan dan membuat pengaturan untuk mikrofon dan kebutuhan audiovisual dari pengeras suara. Jika peserta menginap di hotel selain di mana Anda mengadakan konferensi, Anda mungkin harus mengatur transportasi untuk mereka. Pada saat acara, Anda seharusnya telah membuat jadwal dan daftar kontak yang terperinci untuk setiap layanan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingMonitor Acara
Selama konferensi, Anda akan diminta untuk menangani permintaan menit terakhir dan memastikan bahwa vendor berada di tempat yang seharusnya. Di awal hari pertama, Anda akan melakukan tur ke fasilitas untuk memastikan stan pameran disiapkan dengan tepat, bahwa hotel siap untuk para tamu untuk tiba dan signage yang memadai. Anda dapat membawa walkie-talkie atau siap di ponsel Anda untuk bereaksi secara instan terhadap permintaan klien. Selain mengawasi kemajuan konferensi saat berlangsung, tanggung jawab Anda terutama adalah memecahkan masalah dan menyelesaikan masalah saat masalah itu muncul.
Mengikuti
Koordinator konferensi yang efektif memberikan tindak lanjut dengan klien untuk mencari tahu apakah acara tersebut dianggap berhasil. Anda juga harus mengumpulkan pembayaran segera setelah acara dan membayar vendor Anda. Buat survei untuk diisi peserta sebelum meninggalkan acara dan bagikan hasilnya dengan klien Anda. Bertemu dengan pemimpin penyelenggara dari perusahaan yang mengadakan konferensi untuk mendapatkan umpan balik. Karena banyak koordinator konferensi juga terlibat dalam penjualan layanan mereka, mungkin Anda perlu meminta pekerjaan mengoordinasikan pertemuan atau konferensi berikutnya ketika Anda melakukan tindak lanjut ini.
