Sebuah memo yang berisi berita buruk tentang pemotongan anggaran sama menekannya bagi orang yang harus menulisnya seperti halnya bagi karyawan yang menerimanya. Tetapi ada beberapa cara untuk menangani pembuatan memo yang tepat untuk tugas yang tidak membahagiakan ini, dan itu melibatkan menjaga kualitas seperti nada, keterusterangan dan empati dalam pikiran. Hadapi berita buruk tepat di memo Anda, jelaskan apa yang terjadi selanjutnya, dan Anda akan melangkah jauh menuju penerimaan yang masuk akal dari situasi negatif ini.
$config[code] not foundInstruksi
Jelaskan apa yang terjadi sesegera mungkin dalam memo itu. Mulailah dengan pengakuan bahwa berita yang akan Anda sampaikan tidak diterima. Kemudian jelaskan alasan pemotongan anggaran, dan lakukan dengan cara yang tenang dan rasional.
Jelaskan apa arti pemotongan anggaran untuk pekerjaan karyawan. Itu pertanyaan terbesar yang akan Anda miliki dan Anda harus mengatasinya sejak dini. Nyatakan departemen apa di perusahaan Anda yang akan terpengaruh oleh pemotongan, dan berapa banyak pekerjaan yang akan dilakukan.
Hindari menggunakan bahasa yang marah, merendahkan atau mengejek di mana pun dalam memo Anda. Hormati karyawan Anda dengan mengatakan yang sebenarnya, dan dengan penuh kasih. Tetapi jangan meminta maaf atau menulis berlebihan tentang perasaan Anda. Karyawan Anda cenderung melihat komentar seperti itu tidak tulus.
Ekspresikan minat pada umpan balik. Beri tahu karyawan Anda bagaimana mereka dapat menghubungi Anda dengan pertanyaan tentang pemotongan anggaran. Cobalah untuk mengantisipasi jenis pertanyaan yang akan mereka ajukan, dan bersiaplah untuk memberikan jawaban yang kredibel dan ringkas.
Terima kasih kepada karyawan atas waktu mereka, tidak hanya karena membaca memo itu, tetapi juga atas kerja keras dan komitmen mereka pada pekerjaan. Hindari belas kasih palsu. Sebaliknya, tunjukkan empati dan kepedulian. Beri mereka dukungan dengan memasukkan informasi dalam memo Anda tentang konseling dan bentuk lain dari bantuan karyawan yang mungkin tersedia.
Arahkan karyawan ke sumber daya manusia untuk informasi lebih lanjut tentang pemotongan anggaran. Sementara departemen itu harus memberi tahu karyawan tentang pengaturan seperti uang pesangon, asuransi, dan penempatan kerja, hindari mengirim karyawan ke sana untuk menjawab pertanyaan yang berorientasi pada masalah. Adalah tanggung jawab Anda untuk membuat karyawan merasa lebih nyaman, dan mereka harus datang kepada Anda dengan pertanyaan-pertanyaan itu.
Sertakan semua lampiran yang mungkin Anda miliki tentang pemotongan anggaran. Setelah menandatangani memo Anda dengan janji ketersediaan untuk setiap pertanyaan, Anda juga dapat menambahkan catatan tambahan yang mengarahkan pembaca ke grafik dan informasi statistik lainnya yang mendukung keputusan untuk memotong anggaran. Ini dapat membantu karyawan lebih memahami alasan pemindahan tersebut.
Tip
Menangkal rumor dengan menulis memo sesegera mungkin. Rumor tentang berita buruk yang akan terjadi dapat menciptakan masalah moral yang mengganggu yang perlu ditangani dengan cepat.
Periksa memo Anda dengan cermat untuk setiap kesalahan tata bahasa, bahasa atau ejaan. Kesalahan akan merusak impor yang serius dari pengumuman Anda.
