Etiket telepon yang tepat sangat penting untuk menghadirkan citra profesional dan menjaga kantor tetap berjalan lancar. Membedakan nuansa itu penting, karena panggilan telepon biasanya mewakili pertemuan pertama pelanggan dengan perusahaan. Aturan tidak tertulis yang sama ini juga berlaku untuk hubungan rekan kerja, di mana seseorang yang kasar dapat dengan mudah mengganggu lingkungan yang harmonis. Mempelajari aturan dasar dasar etika telepon kantor sekarang akan menyelamatkan Anda dari rasa malu nantinya.
$config[code] not foundUmumkan Diri Anda Segera
Jangan biarkan penelepon menebak identitas Anda dalam menjawabnya. Tanggapi dengan nama lengkap Anda dan salam resmi perusahaan, jika atasan Anda membutuhkannya. Misalnya, resepsionis di kantor depan mungkin mengatakan sesuatu seperti, "Selamat pagi, ini Jane Doe yang berbicara, apa yang bisa saya bantu?" Jangan pernah makan atau mengunyah permen karet saat sedang berbicara di telepon. Jika penelepon meninggalkan pesan, ulangi detailnya dengan keras, jadi dia tahu Anda memahaminya. Catat setiap waktu dan tanggal panggilan sebelum membalikkan slip pesan.
Curb Speakerphone Anda
Batasi speakerphone untuk pengaturan pribadi seperti panggilan konferensi, di mana mudah untuk memuat level volume di balik pintu tertutup. Jauhkan dari bilik atau ruang terbuka untuk menghindari rekan kerja yang mengganggu. Dalam berbisnis, pastikan semua pihak tahu Anda menggunakan speakerphone dan dapatkan persetujuan mereka sebelum memulai. Setelah rapat berakhir, pastikan Anda telah benar-benar memutus speakerphone untuk menjaga non-peserta dari mendengarkan komentar kasual yang Anda atau orang lain buat.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingParit Headphone
Simpan headphone atau headset Bluetooth di meja Anda ketika Anda membiarkannya untuk waktu yang lama, seperti menggunakan toilet atau istirahat pribadi di area umum. Jika tidak, rekan kerja akan berjuang untuk mendapatkan perhatian Anda, karena mereka tidak akan tahu jika Anda menerima telepon.Mengenakan earphone atau headphone saat Anda tidak menggunakannya juga tidak sopan, karena itu menunjukkan Anda tidak mau terlibat dengan orang lain.
Turunkan Volume
Jangan pernah kehilangan jejak lingkungan Anda saat Anda menggunakan telepon. Bicaralah dalam nada yang tenang dan percakapan setiap saat - tetapi turunkan suaramu jika rekan sekerja tampak jengkel, saran Barbara Pachter, seorang pelatih karier yang diwawancarai dalam artikel Business Insider Oktober 2013 "Delapan Aturan Etiket Telepon yang Harus Diketahui Setiap Profesional." Ikuti aturan serupa untuk perangkat seperti ponsel. Biarkan mereka bergetar untuk menghindari gangguan fungsi kerja, dan pilih nada dering normal. Rekan kerja mungkin tidak berbagi cinta Anda dengan hip-hop atau speed metal abrasif, misalnya.
Pikirkan Voicemail Anda
Sebutkan nama, gelar, dan instruksi Anda untuk penelepon dalam salam pesan suara. Ikuti panduan pengguna majikan Anda. Misalnya, Universitas Pasifik mengharuskan karyawan memperbarui salam mereka secara teratur - jadi penelepon tidak bertanya-tanya apakah seorang pekerja masih berlibur. Bersikaplah singkat dalam pesan suara Anda, karena penerima mungkin tidak punya waktu untuk mendengar lebih dari sekadar detail dasar. Namun, ucapkan nomor telepon Anda secara perlahan, sehingga si penelepon tidak akhirnya mengulangi pesan Anda berulang kali.
