Salah satu tantangan terbesar yang bisa dihadapi organisasi adalah membuat karyawan menyelesaikan timesheets dan melacak waktu mereka.
Di zaman kegelisahan "Big Brother" dan peningkatan fokus pada privasi, beberapa karyawan mungkin menolak keras untuk mempertimbangkan konsep akuntansi untuk waktu mereka, sementara yang lain mungkin berjuang untuk menyerahkan lembar waktu mereka sepenuhnya.
Apa pun alasan untuk menerapkan proses ini, apakah itu untuk memenuhi persyaratan pemerintah atau untuk lebih memahami biaya Anda, hasil akhirnya adalah sama: Karyawan Anda harus masuk dan melacak waktu mereka.
$config[code] not foundMari kita lihat langkah-langkah yang dapat membantu mendapatkan karyawan untuk menyelesaikan timesheets.
Jelaskan Bagaimana Itu Datang dengan Hadiah
Salah satu langkah utama untuk memotivasi karyawan Anda adalah menjelaskan kepada mereka mengapa itu penting. Ini dapat dilakukan baik melalui sistem hadiah atau sistem afirmasi positif / negatif.
Satu perusahaan berbasis Brazillian melangkah lebih jauh dengan memasang mesin bir yang hanya dibuka setelah semua orang menyerahkan lembar waktu mereka dengan benar dan tepat waktu.
Tetapi jika Anda tidak menggunakan rute yang diresapi alkohol, alasan sederhana namun efektif bagi karyawan Anda untuk melengkapi lembar waktu mereka adalah manfaat besar yang diberikan kepada mereka secara pribadi. Diperkirakan bahwa setiap hari, ekonomi AS kehilangan 50 juta jam yang dapat ditagih, atau $ 7,4 miliar.
Apa yang menyebabkan kerugian? Menurut AffinityLive, sebuah perusahaan otomasi layanan profesional, kerugian adalah hasil dari metode pelacakan waktu yang buruk. Perusahaan mengatakan:
"Karena kurangnya kemajuan teknologi dan kebiasaan buruk dalam pelacakan waktu, AffinityLive menemukan bahwa 51 persen responden jarang atau tidak pernah melacak waktu yang dihabiskan untuk membaca dan menjawab email, dan 28 persen mengatakan hal yang sama untuk rapat."
Solusinya? Affinity Live menambahkan:
"Pindah dari mingguan … pembaruan absen ke harian … akan memulihkan $ 52.000 per-profesional, per-tahun dalam waktu yang dapat ditagih."
Akibatnya, langkah paling penting dalam membantu karyawan Anda menyelesaikan timesheets mereka adalah membantu mereka menyadari bahwa semakin baik mereka melacak waktu mereka, semakin banyak jam yang dapat ditagih perusahaan Anda.
Pada gilirannya, jam-jam ekstra yang dapat ditagih ini sama dengan pendapatan yang lebih masuk dan kompensasi karyawan yang lebih baik secara keseluruhan. Apa pun masalahnya, karyawan Anda mendapat manfaat langsung.
Buat itu mudah
Yang ini mungkin sesederhana menjaga karyawan Anda fokus dan pada tugas. Anda dapat mengikuti jejak Iris, sebuah perusahaan yang menerapkan program di mana situs-situs seperti Facebook dan Google diblokir sepenuhnya sampai karyawan mereka telah mengirimkan lembar waktu yang telah diisi.
Meskipun metode ini mungkin tampak keras, mereka benar-benar efektif dalam menetapkan standar emas untuk alokasi pelacakan waktu yang sederhana dan mudah dari karyawan Anda.
Langkah penting lainnya adalah untuk memudahkan karyawan Anda menyelesaikan lembar waktu mereka dengan perangkat lunak otomatis terkini termasuk antarmuka pengguna yang bersih dan sederhana. Terlalu banyak perusahaan yang mengandalkan perangkat lunak kuno atau lebih buruk lagi, metode pelacakan yang tidak terkomputerisasi. Namun, perusahaan lain menggunakan sistem yang sangat spesifik dan terperinci sehingga karyawan membutuhkan legenda untuk memahami cara mengelompokkan waktu mereka.
Untuk menghindari masalah ini, cobalah untuk mengotomatiskan proses sebanyak mungkin. Perangkat lunak pelacakan waktu modern dapat menjadi aset yang sangat berharga untuk membantu karyawan dan manajer merampingkan dan mengotomatiskan proses.
Idealnya, menyelesaikan timesheets seharusnya tidak lebih dari beberapa menit sehari.
Tautkan Timesheets ke Pembayaran
Ini mungkin tampak seperti solusi sederhana, tetapi kadang-kadang solusi sederhana paling berhasil. Ketika semuanya gagal, jelaskan bahwa pembayaran bergantung pada timesheets yang sudah diisi.
Seperti yang disoroti oleh profesional SDM Suzanne Lucas, ada kebutuhan untuk berhati-hati saat menggunakan metode ini:
“Adalah ilegal untuk tidak membayar seseorang untuk waktu bekerja, dan di beberapa negara bagian Anda bisa mendapat masalah besar karena menunda gaji, tetapi (tanyakan kepada seorang pengacara di negara Anda) mengapa tidak menetapkan tenggat waktu dan jika mereka melewatkannya, mereka jangan dibayar untuk minggu itu sampai putaran gaji berikutnya? Pikirkan tentang apa yang Anda coba memotivasi mereka untuk melakukannya: isi kartu waktu sehingga mereka dapat dibayar. "
Namun, jika karyawan terus berjuang untuk menyelesaikan lembar waktu mereka, Lucas menyatakan bahwa perilaku itu "mungkin menunjukkan bahwa masalahnya bukan terletak pada karyawan yang tidak termotivasi, tetapi dengan proses lembar waktu yang mengecewakan."
Dengan menjelaskan alasannya, memberikan contoh, membuatnya mudah dan menghubungkan timesheets dengan pembayaran, organisasi dapat memberikan jalan panjang untuk mendapatkan karyawan menyelesaikan timesheets dan, semoga, membantu mereka untuk menghargai manfaat dari melakukan hal itu.
Foto Jam Waktu melalui Shutterstock
1 Komentar ▼
