Dalam posisi resepsionis, seseorang bertanggung jawab untuk menjalankan meja depan dengan lancar dan efisien saat mewakili perusahaan. Bagaimanapun, orang pertama yang Anda lihat ketika Anda memasuki bisnis biasanya adalah resepsionis. Untuk menjadi resepsionis yang efektif, seseorang perlu memiliki pemahaman yang kuat tentang keterampilan administrasi dan administrasi serta komunikasi antarpribadi.
Ketahui jalan Anda di komputer. Untuk menjalankan meja depan yang baik, seseorang membutuhkan kemampuan untuk menavigasi komputer dengan baik. Banyak menjadi resepsionis melibatkan menjawab email, mencetak agenda mingguan dan mendistribusikan pemberitahuan kepada anggota staf. Beberapa program yang berguna untuk diketahui oleh resepsionis termasuk Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks, dan Access. Mengetik dengan cepat dan akurat juga merupakan nilai tambah.
$config[code] not foundAtasi masalah secara langsung. Sebagian besar menjadi resepsionis yang efektif adalah mengetahui cara menangani masalah secara efisien dan tepat waktu. Keterampilan berpikir kritis cepat adalah yang harus dimiliki, apakah Anda perlu menangani kertas macet printer atau bos Anda terlambat untuk pertemuan kritis di kota lain.
Berkomunikasi secara efektif dengan orang lain. Meja depan kerja adalah posisi yang ideal bagi orang-orang yang memiliki kepribadian yang ramah, cerah, dan keterampilan interpersonal yang kuat. Pekerjaan itu tentu bukan untuk antisosial. Untuk menjadi seorang resepsionis, Anda harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan singkat dengan orang lain. Penting juga untuk selalu menjaga sikap yang tenang, santai dan profesional, tidak peduli seberapa sibuk atau kewalahan Anda.
Gunakan telepon seperti pro. Di meja depan, telepon harus menjadi teman terbaik Anda. Resepsionis menghabiskan sebagian besar hari itu di telepon, apakah mencatat pesan untuk bos, mengarahkan penelepon ke saluran individu anggota staf atau mengatur panggilan konferensi. Agar telepon berfungsi dengan baik, resepsionis harus selalu berbicara dengan nada sopan, menghindari makan sambil berbicara, tidak menggunakan bahasa yang buruk dan menunjukkan kepedulian yang tulus dalam membantu orang tersebut di ujung telepon.
Perlihatkan rasa organisasi yang tajam. Keterampilan organisasi sangat penting untuk mengoperasikan meja depan dengan baik. Menjadi resepsionis adalah tentang multi-tasking.Kadang-kadang, Anda mungkin bertanggung jawab untuk menangani selusin hal sekaligus, dari menahan seseorang untuk berbicara dengan seseorang yang menunggu janji untuk mengirim faks dan mengetik faktur. Posisi ini bisa kacau, tetapi resepsionis yang terampil harus memiliki kemampuan untuk menanganinya dengan mudah.
Tip
Bersikap fleksibel dan akomodatif. Untuk bersinar sebagai resepsionis, Anda harus memiliki kemauan untuk mengambil peran baru dan melangkah lebih jauh, bahkan jika itu bukan bagian dari deskripsi pekerjaan Anda. Jika magang keluar untuk hari itu, dan sebuah pertemuan besar sudah dekat, jangan ragu untuk pergi minum kopi cepat untuk eksekutif kantor.
