Manajer, guru, dan administrator sekolah secara rutin didekati oleh karyawan atau siswa mereka untuk menulis surat rekomendasi untuk mereka. Jika karyawan atau siswa dijunjung tinggi oleh atasannya, surat itu akan mudah ditulis. Namun, jika kinerja seseorang kurang dari bintang, itu lebih sulit. Pendekatan terbaik bagi pengawas adalah menolak untuk menulis surat. Namun, pengusaha terkadang merasa bahwa pendekatan langsung ini tidak disarankan dan dapat memilih untuk menulis rekomendasi negatif.
$config[code] not foundCatat beberapa poin tentang kinerja karyawan. Buat dua daftar, satu untuk aspek negatif dan yang lainnya untuk positif. Selalu ada sesuatu yang positif yang dapat ditemukan, bahkan jika mereka adalah karakteristik yang Anda anggap kurang penting.
Sebutkan bukti spesifik untuk mendukung kesimpulan Anda. Misalnya, jika siswa populer tetapi memiliki masalah dengan ketepatan waktu, Anda dapat menulis "memiliki banyak teman; sering terlambat ke kelas."
Pilih dengan cermat kata atau frasa yang akan Anda gunakan untuk mengekspresikan karakteristik negatif. Gunakan tesaurus untuk membantu menemukan kata-kata alternatif yang tidak akan secara kasar menyampaikan kebenaran tentang kinerja karyawan. Misalnya, daripada mengatakan bahwa siswa tersebut telah berbohong, Anda mungkin mengatakan bahwa dia kadang-kadang mengalami kesulitan dalam menggambarkan peristiwa dengan akurat.
Ketikkan huruf di komputer, menggunakan catatan Anda sebagai panduan. Bekerja dengan komputer akan mempermudah revisi saat Anda menulis. Mulailah dengan informasi faktual, seperti berapa lama Anda tahu kandidatnya. Jelaskan apa tugas mereka.
Cobalah untuk memulai dengan komentar positif dan kemudian sebutkan negatif. Seimbangkan negatif dengan positif di seluruh surat dan jelaskan negatif dengan cara yang bijaksana. Sebagai contoh, Anda mungkin berkata, "Meskipun Ms. X memiliki beberapa konfrontasi yang sulit dengan teman-temannya, ia dapat merenungkan situasi dan selalu berusaha untuk memperbaiki hubungan."
Tutup surat itu dengan mengundang calon atasan untuk menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut. Sertakan nomor telepon Anda.
Tip
Jika Anda membutuhkan rekomendasi, pertama-tama tanyakan kepada penyelia Anda apakah ia bersedia memberi Anda rekomendasi positif. Ini juga berlaku dalam situasi di mana mereka dapat memberikan rekomendasi melalui telepon.
Peringatan
Meskipun Anda menyatakan negatif dalam istilah yang lembut, dalam situasi apa pun Anda tidak jujur dalam surat rekomendasi. Mungkin ada tanggung jawab hukum jika Anda tidak jujur dalam melaporkan sejarah karyawan atau siswa.
